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Guide d’intégration des courses partagées dans votre politique de déplacement

19 novembre 2018 / Europe

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Les courses partagées ont modifié la façon dont nous envisageons les déplacements, y compris professionnels. Mais votre politique de déplacement est-elle à jour sur leurs conditions d’utilisation par les employés (où, quand et comment ils peuvent y avoir recours) ?
Désormais, le partage de courses sur application fait tout simplement partie de l’expérience des voyageurs dans la plupart des villes, au même titre que les autres options déjà prévues par votre politique de déplacement (trouver un taxi ou appeler un service de transport, par exemple). Même si vos collaborateurs en déplacement ne font pas forcément la distinction entre les trois, les applications de courses partagées offrent davantage de possibilités en matière de flexibilité, de niveau de service, de gestion des notes de frais, et bien plus encore.
En tant que responsable des déplacements, cela représente l’opportunité d’optimiser votre politique pour garantir une expérience fluide et conforme à ses termes. Que vous rédigiez une nouvelle politique de déplacement ou révisiez un document en usage depuis des années, l’essor des courses partagées est une réalité qui doit être prise en compte dans les directives adressées à vos collaborateurs en déplacement.
Dans cet article, nous allons examiner les principaux points à prendre en compte pour compléter votre politique de déplacement. Nous donnerons également des conseils permettant de tirer parti de fonctionnalités adaptées aux entreprises, qui permettent de gérer les notes de frais et d’améliorer l’expérience globale des voyageurs d’affaires comme de leur responsable des déplacements.
Courses partagées et gestion des déplacements : les points à prendre en compte
La finalité de votre politique doit être au cœur de toutes vos décisions. Quel est l’objectif principal de votre politique ? Votre entreprise essaie-t-elle de maîtriser ses coûts, d’améliorer la conformité à ses termes, d’augmenter le taux de satisfaction des employés en déplacement, ou de mieux gérer les trois ? Répondre à cette question vous aidera à orienter votre processus de prise de décision.
En gardant l’objectif de votre politique de déplacement à l’esprit, vous pouvez commencer à évaluer les points clés qui doivent figurer dans la partie concernant les courses partagées, parmi lesquels :
Les types de courses : les types de véhicules disponibles se rapprochent des différentes classes de vol et peuvent être traités de la même façon dans votre politique en matière de courses. De manière générale, cela signifie que les employés peuvent effectuer des courses avec UberPool, UberX ou UberVan (UberXL) comme s’ils voyageaient en classe économique, tandis qu’UberBerline (Black) peut être réservé aux cadres supérieurs ou aux personnes voyageant avec des clients.
Les circonstances autorisées : les courses partagées sont-elles plus adaptées à de petits trajets, d’un hôtel jusqu’à un lieu de conférence, par exemple, ou vers et depuis un aéroport ? Ou bien peuvent-elles remplacer une location de voiture lors de voyages plus longs durant plusieurs jours ?
La planification : les applications comme Uber permettent de planifier des courses à l’avance, ce qui est particulièrement pratique dans le cas de vols décollant tôt le matin. Pensez à formuler votre politique de manière à encourager les employés à planifier les courses importantes ou avec contrainte horaire, afin de leur éviter des temps d’attente plus longs.
Le partage : si des employés effectuent un déplacement en groupe, vous pouvez les inviter à partager une course en réservant un véhicule plus grand et en confiant à l’employé le plus expérimenté la responsabilité de soumettre la note de frais.
Utiliser les outils des applications de courses partagées pour faciliter la gestion des notes de frais
Exploiter toutes les possibilités offertes par les applications de courses partagées ne se résume pas à simplifier la course elle-même pour les employés. Elles permettent aussi de faciliter considérablement la gestion et le suivi des notes de frais. Un bonheur, pour les voyageurs d’affaires comme pour les responsables des déplacements !
Au moment de définir vos nouvelles règles concernant les types de courses et les circonstances dans lesquelles ces trajets sont autorisés, examinez les autres fonctionnalités pouvant accompagner leur intégration au niveau de l’entreprise (comme Uber for Business), notamment :
Les profils professionnels : décidez si les employés en déplacement doivent créer un profil professionnel afin de distinguer les courses effectuées à titre personnel de celles commandées dans le cadre de l’entreprise. Un profil professionnel permet aux employés en déplacement de noter le motif de chaque course sans avoir à créer de compte spécialement pour le travail. De plus, les administrateurs peuvent définir des exigences liées aux codes de dépense ainsi que d’autres options.
L’intégration des notes de frais : Uber for Business permet une intégration directe à plusieurs plateformes de gestion de notes de frais. Non seulement vous n’avez plus besoin de gérer les reçus papier, mais vous établissez également des notes de frais correctes d’emblée.
La facturation centralisée : en faisant facturer leurs courses sur un moyen de paiement unique et commun à toute l’entreprise, les employés en déplacement n’ont même plus à se soucier du processus de remboursement. Ainsi, la nécessité de les défrayer devient quasiment caduque. L’équipe de gestion des déplacements conserve néanmoins une visibilité au niveau des courses.
En résumé
Si les courses partagées représentent une solution de plus en plus naturelle pour les voyageurs d’affaires, vous devez néanmoins en définir officiellement les termes dans votre politique de déplacement. Les types, circonstances et coûts des courses doivent être encadrés par des directives appropriées, de manière à aider vos collègues à prendre les bonnes décisions lors de leurs déplacements. De plus, sans politique officielle, vous risqueriez d’exclure par inadvertance des fonctionnalités supplémentaires qui pourraient faciliter la gestion des notes de frais et des remboursements.