Cuatro preguntas que debes hacer a los viajeros frecuentes

Encuestar a los empleados que viajan es lo primero que debes hacer para perfeccionar tu política de viaje, ya sea la primera de tu empresa o una para actualizar las directrices que están en vigor.

Las encuestas formalizan y automatizan el proceso de recopilación de comentarios, y son una manera de que los empleados puedan participar en el proceso desde el principio y con frecuencia.

Uno de los objetivos de los responsables de los viajes es mejorar la satisfacción de los viajeros y no solo encargarse de organizar viajes y gestionar el gasto. ¿Cómo puedes medir la satisfacción de los viajeros desde tu puesto de trabajo? Pedirles su opinión no es lo mismo que hacer números en una hoja de cálculo: debes ponerte en contacto con los viajeros y hablar con ellos.

Encuestar a tus empleados es una de las formas más rápidas, organizadas y eficientes de conocer lo que piensan realmente para mejorar tu programa en consecuencia. Su experiencia con la política de viaje es la mejor prueba para saber si funciona en realidad. Además, puedes ofrecerles la opción de enviar sus comentarios de forma anónima para recibir opiniones sinceras sobre los puntos positivos y negativos de tu política de viaje.

Hacer una encuesta es especialmente importante para empresas en expansión que están elaborando sus políticas de gastos de viaje. Las empresas más pequeñas y nuevas no tienen la misma infraestructura consolidada que otras más grandes. Encuestar a los empleados en una empresa en expansión supone una oportunidad única para desarrollar una política que refleje verdaderamente lo que quieren los viajeros.

Cada empresa incluirá diferentes preguntas en función de sus objetivos, pero a continuación te ofrecemos algunas que te ayudarán.

Debes saber si tus empleados están muy satisfechos, nada satisfechos o en un punto intermedio. Esta pregunta básica puede parecer demasiado simple, pero por algo es la base de casi todas las encuestas: de un solo vistazo, puedes ver un punto de referencia sobre la satisfacción general. También es fácil hacer un seguimiento de esta métrica. Si el número aumenta la segunda vez que haces la encuesta, significa que tu programa de viajes está funcionado. De lo contrario, tendrás que plantearte mejor qué funciona y qué no para tu empresa.

Cómo hacer la pregunta: Usa una escala simple del 1 al 10, en la que 1 sea la peor valoración y 10 sea la mejor. Si la media está por encima del 8 aproximadamente, sabrás que tu programa de viajes funciona bien. Pregunta tantas veces como quieras: recopila comentarios después de cada viaje o una vez al mes, según los viajeros y la frecuencia con la que viajen.

Algunas herramientas de encuestas también permiten añadir una pregunta sobre el porqué cuando no se llega a un límite determinado, y eso resulta muy útil para obtener una opinión más útil.

Los viajeros no conocen la política de viaje de la empresa tan bien como tú. Averiguar cuánto saben te servirá para concienciar sobre las directrices de la política de viaje, algo muy importante para gestionar el gasto. Al fin y al cabo, nadie quiere enterarse después de un viaje de que ha gastado demasiado o de que no puede obtener un reembolso.

Cómo hacer la pregunta: Pregunta a los viajeros cuánto saben o creen que saben. Utiliza la encuesta para pedirles que evalúen su nivel de conocimiento mediante una escala con un control deslizante o seleccionando opciones de una lista, como “No conozco bien la política” o “Conozco muy bien la política y sus normas”. Si los resultados de la encuesta indican que la mayoría de los viajeros no están familiarizados con los detalles del programa, te recomendamos que crees directrices más accesibles, como una sección de preguntas frecuentes.

Ahora que el auge de las apps se extiende a todos los aspectos del proceso de viaje, es lógico que los viajeros frecuentes quieran tener las mismas opciones en sus viajes de trabajo que en su tiempo libre, como aplicaciones con ofertas alternativas de alojamiento y transporte o programación de viajes. Ignorar estas preferencias cuando hay opción de incluirlas en la política no hará que dejen de usar apps, sino que aumentará los problemas relacionados con los gastos de viaje.

Además, los empleados ya conocen estas apps y no tienen que aprender a usar nuevas plataformas ni recordar u olvidar credenciales.

Cómo hacer la pregunta: No incluyas únicamente un desplegable con las apps más comunes. Deja espacio para que los viajeros puedan redactar sus respuestas. De esta forma, podrás conocer apps populares o redescubrir algunas de sus favoritas para incluirlas en la política de viaje.

Es posible que se te escapen algunos matices al crear o modificar la política de viaje. Encuestar a los viajeros es la manera perfecta de descubrir lo que falta en el programa.

Cómo hacer la pregunta: Haz una pregunta abierta en la que quede claro que deben responder por qué. El espacio en blanco les permitirá redactar sus propias respuestas y tratar cualquier tema que no haya cubierto la encuesta. Anima a los empleados a elaborar sus respuestas de la forma más eficaz posible: con puntos, notas breves o incluso un párrafo. Además, asegúrales que sus respuestas serán anónimas o incluye una opción para contestar de forma anónima. De esta forma, te darán su opinión más sincera.

Los mejores programas de viaje son los que minimizan el estrés de los viajeros y maximizan la simplicidad para el usuario final. La comunicación con los viajeros a través de encuestas periódicas te permite saber qué necesitan para que estén más satisfechos y puede ayudarte a reducir gastos que no se ajusten a la política.

Con una encuesta de gran alcance que trate la satisfacción general y te permita obtener comentarios específicos, podrás crear una guía de conocimiento y acercarte más a la política ideal para los viajeros.