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Entrevista a una influencer: Abigail Jones, asistente ejecutiva

19 de agosto, 2019 / Europa

Entrevistamos a Abigail Jones, asistente ejecutiva del director de ghd y asistente personal del año en 2018. Hablamos con ella sobre su experiencia sobre la gestión de viajes de empresa y sus prioridades. En sus propias palabras:

“Empecé como asistente personal en el mundo del arte, ya que me gradué en Historia del Arte y Comisariado, y después pasé al sector de las organizaciones sin ánimo de lucro. En 2008, con la crisis financiera, no me fue difícil encontrar trabajos temporales en diferentes sectores que antes me habían cerrado las puertas por falta de experiencia. Así fue como empecé a trabajar en entornos más corporativos. A medida que mi carrera fue avanzando, fui trabajando con personas con mayor responsabilidad. Ahora, trabajo con ejecutivos. El año pasado gané el premio al asistente personal del año 2018 y este año soy finalista para el premio al asistente ejecutivo de 2019 en el Reino Unido”.

Y añade: “una de las partes de mi trabajo que más disfruto es ser coach de otros asistentes personales y ejecutivos, y ponente de la EA/PA Network. En mi tiempo libre, me gusta viajar y visitar museos y galerías de arte”.


El papel del asistente ejecutivo en la gestión de viajes

1. Cuando tienes que organizar un viaje para el director ejecutivo, ¿cuál es tu mayor prioridad?

Asegurarme de que el itinerario está claro y de que está todo previsto, desde el momento en el que sale hasta que vuelve a la oficina. Además, me gusta comprobar que todos los vuelos y los trenes que hemos reservado cumplen nuestra política, que él sabe a dónde va y que hay un plan B en caso de que haya algún imprevisto. Por ejemplo, durante la huelga de Eurostar, tuve que ponerle en lista de espera para muchos vuelos y estar preparada para cambiar todos los planes que había confirmado.


2. ¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo? 

Me gusta resolver problemas y utilizar la cabeza. De hecho, me encanta recibir solicitudes logísticas raras e inesperadas. Cuanto más difícil es el problema, más me interesa. También me gustan las personas. Aprender cómo trabaja y cómo actúa cada una de ellas es muy interesante. He trabajado con gente con personalidades totalmente opuestas y de sectores muy diferentes.


3. ¿Cuáles son los retos más importantes a los que has tenido que enfrentarte?

Creo que tanto los asistentes ejecutivos como los personales tienen que aprenderlo todo desde cero y no siempre tienen a alguien a quien pedirle ayuda. La confianza en mí misma como profesional es algo que he ganado con el tiempo gracias a la práctica y a las experiencias reales.


¿Cuáles son tus secretos para comunicarte y asegurarte de que te escuchan las personas que tienen que hacerlo?

Creo que lo más útil es ser clara y tener diferentes opciones, hablar por mí misma y confiar en lo que digo.


¿Cómo ha influido la tecnología en los programas de viaje en los que has trabajado?

“Ahora es mucho más fácil reservar viajes y modificar las reservas. Me gusta poder reservar los viajes a través de aplicaciones que puedo sincronizar con las agendas y enviar recordatorios. También me gusta recibir alertas a tiempo real para saber si hay algún problema.”

Abigail Jones, asistente ejecutiva

6. ¿Qué otros cambios has observado en el sector a lo largo de tu carrera profesional?

El puesto de asistente ejecutivo ha cambiado mucho y sigue evolucionando. Los profesionales de la administración se mueven en un espectro muy amplio de tareas, como eventos, viajes, gestión de proyectos, compromisos sociales o recursos humanos y atención al usuario.


7. ¿Cómo gestionas el transporte urbano del director ejecutivo? ¿Qué buscas en una solución de este tipo?

Actualmente, trabajamos con una empresa con la que podemos reservar viajes a través de internet, por teléfono o a través de una app. Para mí, es muy importante que lleguen a tiempo y que sea fácil localizarles en caso de que haya un problema. No hay nada peor que un conche que llegue tarde o un conductor con el que es imposible contactar.


8. Una nueva generación está accediendo al mercado laboral y las prioridades tecnológicas y empresariales están evolucionando constantemente. ¿Cómo crees que serán los viajes corporativos dentro de 10 años? ¿Qué es lo que más ilusión te hace?

Me pregunto si los viajes se normalizarán más y se volverán más habituales. Si la gente trabajará a distancia desde cualquier parte del mundo, o si disminuirán drásticamente por la gran calidad que ofrecen las videoconferencias y las opciones virtuales. Espero que las empresas sean flexibles y acepten trabajar tanto a distancia como de forma virtual.


9. ¿Destacarías alguna historia sobre gestión de viajes corporativos que te haya ocurrido durante tu carrera?

¡Hay tantas…! Una vez hubo que cambiar una conferencia de una ciudad a otra debido a un atentado terrorista. En otra ocasión, mi director ejecutivo se dio cuenta de que no había llevado ningún tipo de identificación al aeropuerto. Otro director ejecutivo decidió una vez, cuando estaba a punto de embarcar, que no se subía al avión y quería que le reservaran un billete a otro país. En otro caso, un director ejecutivo (otro diferente) tuvo una crisis porque una nube de cenizas había impedido la salida de todos los vuelos. Por muy bien que se haya planificado un viaje, nunca se pueden prever los cambios de opinión de los viajeros o los imprevistos climáticos.


10. Por último, ¿cuál es la lección más importante que has aprendido a lo largo de tu carrera?

Tómatelo todo con filosofía y no como algo personal. Y lo que es más importante: eres igual de importante que la persona a la que estás ayudando, y solo tú dedicarás el tiempo y el esfuerzo que necesitas para desarrollar tu carrera.


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