Entrevista a una influencer: Abigail Jones, asistente ejecutiva

Entrevistamos a Abigail Jones, asistente ejecutiva del director de ghd y asistente personal del año en 2018. Hablamos con ella sobre su experiencia sobre la gestión de viajes de empresa y sus prioridades. En sus propias palabras:

Asegurarme de que el itinerario está claro y de que está todo previsto, desde el momento en el que sale hasta que vuelve a la oficina. Además, me gusta comprobar que todos los vuelos y los trenes que hemos reservado cumplen nuestra política, que él sabe a dónde va y que hay un plan B en caso de que haya algún imprevisto. Por ejemplo, durante la huelga de Eurostar, tuve que ponerle en lista de espera para muchos vuelos y estar preparada para cambiar todos los planes que había confirmado.

Me gusta resolver problemas y utilizar la cabeza. De hecho, me encanta recibir solicitudes logísticas raras e inesperadas. Cuanto más difícil es el problema, más me interesa. También me gustan las personas. Aprender cómo trabaja y cómo actúa cada una de ellas es muy interesante. He trabajado con gente con personalidades totalmente opuestas y de sectores muy diferentes.

Creo que tanto los asistentes ejecutivos como los personales tienen que aprenderlo todo desde cero y no siempre tienen a alguien a quien pedirle ayuda. La confianza en mí misma como profesional es algo que he ganado con el tiempo gracias a la práctica y a las experiencias reales.

Creo que lo más útil es ser clara y tener diferentes opciones, hablar por mí misma y confiar en lo que digo.

El puesto de asistente ejecutivo ha cambiado mucho y sigue evolucionando. Los profesionales de la administración se mueven en un espectro muy amplio de tareas, como eventos, viajes, gestión de proyectos, compromisos sociales o recursos humanos y atención al usuario.

Actualmente, trabajamos con una empresa con la que podemos reservar viajes a través de internet, por teléfono o a través de una app. Para mí, es muy importante que lleguen a tiempo y que sea fácil localizarles en caso de que haya un problema. No hay nada peor que un conche que llegue tarde o un conductor con el que es imposible contactar.

Me pregunto si los viajes se normalizarán más y se volverán más habituales. Si la gente trabajará a distancia desde cualquier parte del mundo, o si disminuirán drásticamente por la gran calidad que ofrecen las videoconferencias y las opciones virtuales. Espero que las empresas sean flexibles y acepten trabajar tanto a distancia como de forma virtual.

¡Hay tantas…! Una vez hubo que cambiar una conferencia de una ciudad a otra debido a un atentado terrorista. En otra ocasión, mi director ejecutivo se dio cuenta de que no había llevado ningún tipo de identificación al aeropuerto. Otro director ejecutivo decidió una vez, cuando estaba a punto de embarcar, que no se subía al avión y quería que le reservaran un billete a otro país. En otro caso, un director ejecutivo (otro diferente) tuvo una crisis porque una nube de cenizas había impedido la salida de todos los vuelos. Por muy bien que se haya planificado un viaje, nunca se pueden prever los cambios de opinión de los viajeros o los imprevistos climáticos.

Tómatelo todo con filosofía y no como algo personal. Y lo que es más importante: eres igual de importante que la persona a la que estás ayudando, y solo tú dedicarás el tiempo y el esfuerzo que necesitas para desarrollar tu carrera.

Uber para empresas permite organizar viajes asequibles para empleados o invitados a través de un panel central en el que se pueden controlar los precios y los viajes de Uber. Entre las funciones que ofrece se incluyen:

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