Grâce aux bons Uber Eats, Samsara organise des événements virtuels réussis

Samsara est un acteur majeur du secteur de l’Internet industriel des objets (IIoT) et compte plus de 1 300 collaborateurs à travers le monde. Ses solutions associent matériel, logiciel et technologies cloud afin de permettre le suivi en temps réel, l’analyse des données et l’exploitation de l’intelligence artificielle. Samsara travaille notamment avec des entreprises du transport et de l’agroalimentaire, ainsi qu’avec des villes comme Boston et Fort Lauderdale. Avec plus de 100 nouvelles fonctionnalités lancées en un an, Samsara innove à un rythme effréné. Des réunions régulières permettent donc à toutes ses équipes de disposer des informations les plus récentes. L’entreprise réunit ses collaborateurs deux fois par an à l’occasion de séminaires de lancement commercial (Sales Kickoffs, SKO), traditionnellement organisés près de son siège social à San Francisco. Après le début de la pandémie de COVID-19, la direction de l’entreprise a rapidement réalisé que l’événement d’août 2020 devrait être organisé à distance.

S’il était facile de trouver des solutions pour diffuser des vidéos et faire intervenir des conférenciers en ligne, la meilleure façon d’organiser le déjeuner des participants était moins évidente. L’équipe marketing, chargée de l’organisation de l’événement, a pris contact avec le service financier afin d’étudier les meilleures options. Samsara avait déjà fait appel à Uber for Business pour créer des bons de transport à l’occasion de sa fête de fin d’année, et simplifier les déplacements professionnels de ses équipes. L’entreprise a réalisé qu’Uber Eats pourrait répondre à leurs besoins.

« Dans un premier temps, nous avions pensé demander aux employés de payer leur déjeuner dans la limite d’un montant fixé à l’avance, puis de leur rembourser les frais engagés », explique Meteb Al-Fayez, responsable des achats chez Samsara. « Le problème, c’est que cela aurait généré beaucoup de paperasse, aussi bien pour les collaborateurs que pour le service financier. En moyenne, le traitement d’une note de frais prend 2 minutes. Cette procédure aurait donc pu représenter plus de 45 heures de travail, sans compter le temps que les collaborateurs auraient eux-mêmes passé à remplir leurs notes de frais. »

M. Al-Fayez a pris contact avec Uber for Business pour discuter des options offertes aux entreprises via la plateforme Uber Eats. Étant donné que le déjeuner du SKO répondait à un besoin ponctuel, il était plus judicieux d’opter pour des bons Uber Eats que de mettre en place un programme de repas d’entreprise permanent. Les bons sont des avantages repas à durée limitée dont les paramètres peuvent être définis à l’avance. Envoyés aux bénéficiaires sous la forme d’un code unique, ils permettent à Samsara de fixer les conditions d’utilisation et les contrôles associés, et de suivre leur taux d’utilisation.

« Nos collaborateurs préfèrent éviter d’avancer les frais avec leur propre carte bancaire et d’attendre ensuite leur remboursement. Les bons Uber nous ont évité cette contrainte et ont constitué une très bonne option pour notre entreprise », précise M. Al-Fayez.

Le programme de déjeuner SKO a immédiatement rencontré un franc succès et a permis d’obtenir les résultats suivants :

• Des collaborateurs satisfaits : Simples d’utilisation, les bons ont évité aux collaborateurs d’avoir à établir une note de frais.
• Coûts évités : Samsara n’a payé que les montants réellement utilisés par les collaborateurs, et non le montant maximal autorisé, comme cela aurait été le cas avec une carte-cadeau. Les coûts ont donc été calculés en fonction des dépenses effectives.
• Une charge administrative allégée : Le service financier a pu ainsi économiser jusqu’à 45 heures de travail liées à la gestion des notes de frais.
• Une gestion simplifiée des centres de coûts : Grâce au tableau de bord Uber for Business, les dépenses ont pu être facilement imputées aux bons centres de coûts dans le système de gestion interne.

« Il est rare qu’un projet coûte moins cher que prévu. Uber for Business nous a permis de réduire les coûts des repas lors de notre séminaire de lancement commercial, tout en soutenant les restaurants locaux », explique Angelina Elhassan, directrice des événements et du marketing terrain chez Samsara. « Nous avons trouvé très appréciable de ne payer que selon l’utilisation effective des bons, plutôt que sur la base de montants prévisionnels. Cette solution était avantageuse pour tout le monde. »

Depuis le succès du SKO, l’équipe de Samsara a déjà adopté les bons Uber Eats pour maintenir le contact avec ses équipes, ses clients et ses prospects à l’occasion de déjeuners-conférences et d’autres événements virtuels.

« J’ai donné à certains collaborateurs accès à notre tableau de bord Uber for Business afin qu’ils puissent créer des bons pour leurs propres événements », ajoute Al-Fayez. « Ils peuvent ainsi les gérer en toute autonomie, et mon équipe sait qu’il sera facile d’en suivre les coûts associés. »