Samsara macht virtuelle Events mit Uber Eats Gutscheinen besonders

Samsara ist ein führendes Unternehmen im Bereich des industriellen Internets der Dinge (IoT) und beschäftigt weltweit mehr als 1.300 Mitarbeitende. Die Lösungen des Unternehmens kombinieren Hardware, Software und Cloud-Technologie, um Echtzeit-Transparenz, Datenanalysen und KI-Anwendungen zu ermöglichen. Zu den Kund*innen zählen Transport- und Lebensmittel- sowie Getränkeunternehmen ebenso wie Stadtverwaltungen, darunter die von Boston und Fort Lauderdale. Aufgrund des rasanten Innovationstempos bei Samsara, das allein im vergangenen Jahr mehr als 100 neue Funktionen hervorgebracht hat, sind regelmäßige Treffen erforderlich, damit das gesamte Team immer auf dem neuesten Stand bleibt. Zweimal jährlich bringt das Unternehmen seine Mitarbeitenden zu Sales Kick-offs zusammen, die traditionell in der Nähe des Hauptsitzes in San Francisco stattfinden. Nach Ausbruch der COVID-19-Pandemie war dem Führungsteam klar, dass die Veranstaltung im August 2020 online stattfinden musste.

Während sich Videos und Vorträge problemlos online präsentieren ließen, war zunächst unklar, wie sich das Mittagessen für die Teilnehmenden am besten organisieren ließe. Das Marketingteam war für die Veranstaltung verantwortlich und arbeitete zusammen mit der Finanzabteilung an einer Lösung. Samsara hatte bereits zuvor mit Uber for Business zusammengearbeitet, um Fahrtgutscheine für die Weihnachtsfeier bereitzustellen und Geschäftsreisen für Mitarbeitende einfacher zu gestalten. Daher kam das Team auf die Idee, dass Uber Eats eine passende Lösung darstellen könnte.

„Ursprünglich hatten wir darüber gesprochen, die Mitarbeitenden einen festgelegten Betrag für das Mittagessen ausgeben zu lassen und ihnen die Kosten anschließend zu erstatten“, erzählt Meteb Al-Fayez, Einkaufsleiter bei Samsara. „Die Herausforderung dabei war, dass dadurch sowohl den Mitarbeitenden als auch der Finanzabteilung ein erheblicher Verwaltungsaufwand entstanden wäre. Wir benötigen durchschnittlich zwei Minuten, um eine Spesenabrechnung zu bearbeiten. Insgesamt hätten sich so mehr als 45 Arbeitsstunden ergeben. Und dabei ist noch nicht einmal die Zeit berücksichtigt, die die Mitarbeitenden aufgewendet hätten, um die Abrechnungen zu erstellen.“

Al-Fayez wandte sich an Uber for Business, um sich über Optionen für Geschäftskunden auf der Uber Eats App zu informieren. Da das Mittagessen beim Vertriebsauftakt nur einen einzelnen Tag betraf, waren Uber Eats Gutscheine sinnvoller als ein dauerhaftes Unternehmensverpflegungsprogramm. Gutscheine sind zeitlich begrenzte, individuell konfigurierbare Essensvorteile, die den Empfänger*innen in Form eines einmaligen Codes zur Verfügung gestellt werden. So konnte Samsara die Gutscheinregeln und Nutzungsbeschränkungen selbst festlegen und außerdem die Einlösequoten nachverfolgen.

„Unsere Mitarbeitenden möchten es vermeiden, Ausgaben mit ihrer privaten Kreditkarte zu bezahlen und anschließend auf die Erstattung warten zu müssen. Mit Uber Gutscheinen konnten wir ihnen genau das ermöglichen. Sie waren daher eine hervorragende Lösung für uns“, meint Al-Fayez.

Das Mittagsprogramm zum Vertriebsauftakt war ein voller Erfolg und hatte mehrere Auswirkungen:

• Zufriedene Mitarbeitende: Die Gutscheine waren einfach zu nutzen und die Mitarbeitenden mussten sich nicht mit Spesenabrechnungen herumschlagen.
• Vermiedene Kosten: Samsara zahlte nur, was die Mitarbeitenden tatsächlich über die Gutscheine ausgaben, und automatisch nicht den Maximalbetrag, wie es bei Geschenkkarten der Fall gewesen wäre. Die Kosten richteten sich nach der tatsächlichen Nutzung.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Dem Finanzteam blieben bis zu 45 Stunden Arbeit erspart, die sonst für die Spesenabrechnungen angefallen wären.
• Vereinfachte Kostenstellenverwaltung: Über das Uber for Business Dashboard ließen sich die Ausgaben im Hintergrund ganz einfach der richtigen Kostenstelle zuordnen.

„Es kommt selten vor, dass ein Projekt unter dem Budget bleibt. Uber for Business hat uns geholfen, die Verpflegungskosten für unseren Vertriebsauftakt zu senken und gleichzeitig lokale Restaurants zu unterstützen“, berichtet Angelina Elhassan, Director of Events and Field Marketing bei Samsara. „Uns hat besonders gefallen, dass die Gutscheinkosten nicht anhand von Prognosen berechnet wurden, sondern die tatsächliche Nutzung widerspiegelten. Es war eine echte Win-win-Situation.

Seit dem erfolgreichen Auftakt bei der Vertriebsveranstaltung nutzt das Samsara-Team Uber Eats Gutscheine mittlerweile für gemeinsame Lunch-and-Learn-Events und andere virtuelle Veranstaltungen mit Mitarbeitenden, Kund*innen und potenziellen Kund*innen.

„Ich habe einigen Mitarbeitenden Zugang zu unserem Uber for Business Dashboard gewährt, damit sie Gutscheine für ihre eigenen Veranstaltungen erstellen können“, fügt Al-Fayez hinzu. „Sie können die Gutscheine selbstständig verwalten, und mein Team weiß, dass sich die damit verbundenen Kosten problemlos nachverfolgen lassen.“