¿Qué son los viáticos y cómo funcionan?

Last updated: December 6, 2023

Per diem is a valuable tool for handling work-related expenses, but understanding how it works can be a challenge, especially if your company doesn’t have policies in place yet. This guide will walk you through the ins and outs of per diem pay, from its meaning to the benefits it provides for employers and employees.

What does per diem mean?

“Per diem” is a Latin phrase that translates to “by the day.” In a business context, per diem refers to a daily allowance from an employer to cover work-related expenses during business travel or temporary assignments. Per diem expenses might include meals, lodging, and other incidentals.

How does per diem work?

Now that you have a basic understanding of what per diem pay is, let’s dive into the different payment and reimbursement options available. While rates may vary depending on the employer and the specific circumstances, there are 3 main types of per diem payments: fixed, partial, and out-of-pocket.

Fixed per diem rate

A fixed per diem rate is a predetermined daily amount provided to cover expenses. This amount is usually calculated based on factors like location, time of year, and industry standards. Fixed rates offer employees the flexibility to spend as they see fit within the given allowance and usually eliminate the need to submit receipts or documentation for each expense.

Fixed per diem allowances are typically covered through prepayment to the employee or through a corporate credit card.

Partial per diem payment

In some cases, employers may offer a partial per diem payment, which means covering a portion of daily expenses while the team member is responsible for the rest. For example, for a day trip, a business might provide its employee with a per diem allowance for meals but expect that the employee will manage their own transportation.

Partial per diem payments are also common for the first and last days of a longer business trip, when an employee might spend part of their day in the office.

Out-of-pocket reimbursement

This type of payment involves employees paying for work-related expenses themselves and submitting receipts to their employer. While this option may require more paperwork and recordkeeping, it can be a useful approach when employees have unique or unusual expenses that don’t fit within a company’s standard per diem rate.

Cómo se determinan las tarifas de viáticos

Las tarifas de viáticos pueden variar según diversos factores como las normas federales, políticas de la empresa, diferencias del costo de vida y estándares del sector. Analicemos de cerca cómo intervienen estos factores al determinar las tarifas de viáticos.

Normas federales

Es posible que haya requisitos específicos aplicables para viáticos en tu sector. En EE. UU., la Administración de Servicios Generales (General Services Administration, GSA) fija las tarifas de viáticos para los empleados del Gobierno. Las empresas privadas y otras organizaciones pueden usar las tarifas de GSA como referencia para determinar las propias. Para viajes internacionales, el Departamento de Estado de EE. UU. es quien establece estas tarifas para el personal federal de este país. Las tarifas se basan en el costo de vida de los países y ciudades a donde el personal viajará.

Variaciones del costo de vida

A menudo, las tarifas de viáticos se ajustan para considerar las diferencias del costo de vida entre distintos lugares. Por ejemplo, un empleado que viaja a una ciudad cara como Nueva York o San Francisco debería recibir una tarifa de viáticos más alta que alguien que viaja a una ubicación más económica.

Estándares de la industria

Algunas industrias tienen tarifas de viáticos que toman en cuenta las necesidades particulares y expectativas de su personal. Antes de establecer tu reglamento, considera los gastos típicos e investiga las tarifas que ofrecen otras organizaciones.

¿Cuáles son las ventajas de los viáticos?

Las tarifas de viáticos ofrecen muchas ventajas, tanto para empleadores como para el personal. Comprender estas ventajas te permitirá tomar decisiones informadas sobre cómo implementar el pago de viáticos. Estas son algunas ventajas importantes:

Para empleadores

• Facilita el seguimiento de gastos: al asignar al personal tarifas de viáticos fijas podrás hacer el seguimiento y gestionar los gastos de manera sencilla, por lo que no tendrás que revisar cada recibo.
• Control del costo y cumplimiento: establecer tarifas de viáticos te ayudará a controlar el costo, reducir la carga fiscal y garantizar el cumplimiento al asignar una cantidad fija por día.
• Atrae y retén talento: ofrecer tarifas de viáticos competitivas puede hacer que tu empresa sea atractiva para posibles empleados y para el personal actual, por lo que puede favorecer la retención.
• Reducir el trabajo administrativo: al dedicar menos tiempo al papeleo y a evaluar cada recibo para procesar los informes de gastos podrás aprovechar mejor tus recursos para otras tareas.

Para los empleados

• Planear las finanzas: con una tarifa de viáticos fija tu personal podrá planear mejor sus gastos pues sabrán cuánto dinero tienen disponible.
• Flexibilidad: tu personal tendrá experiencias de viaje agradables y sin estrés porque podrán hacer sus gastos diarios de la forma que mejor les convenga, según su tarifa de viáticos.
• Menos documentación: minimizan la necesidad de que el personal deba hacer un seguimiento de recibos y el envío de informes para rendir gastos detallados. Posibles ventajas fiscales: En algunos casos, los pagos de viáticos se consideran ingresos no deducibles, según las circunstancias específicas y las leyes fiscales aplicables.

Sin complicaciones por políticas de viáticos

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