¿Qué son los viáticos y cómo funcionan?

Última actualización: 6 de diciembre de 2023

Los viáticos son una herramienta valiosa para manejar los gastos laborales. Comprender cómo funcionan puede ser un reto si tu empresa aún no cuenta con reglamentos. En esta guía te explicaremos los pormenores del pago de viáticos, desde su significado hasta las ventajas que tiene para empleadores y personal.

¿Qué son los viáticos?

“Per diem” es una expresión latina que significa “por día”. En el contexto empresarial, los viáticos son la asignación de una cantidad de dinero diaria para cubrir gastos laborales durante los viajes de negocios o tareas temporales. Los gastos de viáticos pueden incluir comidas, alojamiento y otros gastos imprevistos.

¿Cómo funcionan los viáticos?

Ahora que tienes una comprensión general de lo que es el pago de viáticos, veamos cuáles son las opciones de pago y reembolso disponibles. Si bien las tarifas pueden variar según el empleador y las circunstancias específicas, hay 3 tipos principales de pagos de viáticos: fijos, parciales y gastos personales.

Tarifa fija de viáticos

Una tarifa fija de viáticos es una cantidad diaria establecida para cubrir gastos. Esta cantidad generalmente se calcula con base en factores como la ubicación, la época del año y los estándares de la industria. Las tarifas fijas ofrecen al personal la flexibilidad de gastar como mejor les parezca la asignación dada y, por lo general, eliminan la necesidad de presentar recibos o documentación para cada gasto.

Los viáticos fijos asignados generalmente se abonan a manera de prepago o en una tarjeta de crédito corporativa para personal.

Pago parcial de viáticos

En algunos casos, los empleadores ofrecen un pago diario parcial, para cubrir una parte de los gastos diarios, y el miembro del equipo es responsable del resto. Por ejemplo, para un viaje de un día, una empresa podría proporcionar una asignación de viáticos para comidas al empleado y esperar que este se encargue de su propio transporte.

Los pagos parciales de viáticos también son comunes si el personal solo pasa una parte del día en la oficina, como en el primer y el último día de un viaje de negocios más largo.

Devolución de gastos

Este tipo de pago implica que el personal pague por los gastos relacionados con el trabajo y presenten los recibos a su empleador. Si bien esta opción puede requerir más papeleo y mantenimiento de registros, puede ser un enfoque útil cuando se registran gastos inusuales que no se ajustan a la tarifa de viáticos estándar de una empresa.

Cómo se determinan las tarifas de viáticos

Las tarifas de viáticos pueden variar según diversos factores como las normas federales, políticas de la empresa, diferencias del costo de vida y estándares del sector. Analicemos de cerca cómo intervienen estos factores al determinar las tarifas de viáticos.

Normas federales

Es posible que haya requisitos específicos aplicables para viáticos en tu sector. En EE. UU., la Administración de Servicios Generales (General Services Administration, GSA) fija las tarifas de viáticos para los empleados del Gobierno. Las empresas privadas y otras organizaciones pueden usar las tarifas de GSA como referencia para determinar las propias. Para viajes internacionales, el Departamento de Estado de EE. UU. es quien establece estas tarifas para el personal federal de este país. Las tarifas se basan en el costo de vida de los países y ciudades a donde el personal viajará.

Variaciones del costo de vida

A menudo, las tarifas de viáticos se ajustan para considerar las diferencias del costo de vida entre distintos lugares. Por ejemplo, un empleado que viaja a una ciudad cara como Nueva York o San Francisco debería recibir una tarifa de viáticos más alta que alguien que viaja a una ubicación más económica.

Estándares de la industria

Algunas industrias tienen tarifas de viáticos que toman en cuenta las necesidades particulares y expectativas de su personal. Antes de establecer tu reglamento, considera los gastos típicos e investiga las tarifas que ofrecen otras organizaciones.

¿Cuáles son las ventajas de los viáticos?

Las tarifas de viáticos ofrecen muchas ventajas, tanto para empleadores como para el personal. Comprender estas ventajas te permitirá tomar decisiones informadas sobre cómo implementar el pago de viáticos. Estas son algunas ventajas importantes:

Para empleadores

• Facilita el seguimiento de gastos: al asignar al personal tarifas de viáticos fijas podrás hacer el seguimiento y gestionar los gastos de manera sencilla, por lo que no tendrás que revisar cada recibo.
• Control del costo y cumplimiento: establecer tarifas de viáticos te ayudará a controlar el costo, reducir la carga fiscal y garantizar el cumplimiento al asignar una cantidad fija por día.
• Atrae y retén talento: ofrecer tarifas de viáticos competitivas puede hacer que tu empresa sea atractiva para posibles empleados y para el personal actual, por lo que puede favorecer la retención.
• Reducir el trabajo administrativo: al dedicar menos tiempo al papeleo y a evaluar cada recibo para procesar los informes de gastos podrás aprovechar mejor tus recursos para otras tareas.

Para los empleados

• Planear las finanzas: con una tarifa de viáticos fija tu personal podrá planear mejor sus gastos pues sabrán cuánto dinero tienen disponible.
• Flexibilidad: tu personal tendrá experiencias de viaje agradables y sin estrés porque podrán hacer sus gastos diarios de la forma que mejor les convenga, según su tarifa de viáticos.
• Menos documentación: minimizan la necesidad de que el personal deba hacer un seguimiento de recibos y el envío de informes para rendir gastos detallados. Posibles ventajas fiscales: En algunos casos, los pagos de viáticos se consideran ingresos no deducibles, según las circunstancias específicas y las leyes fiscales aplicables.

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