Cómo redactar un reglamento de viajes corporativos

En el mundo acelerado de hoy, viajar se ha convertido en una parte esencial de los negocios para las organizaciones, desde empresas emergentes hasta grandes compañías. Sin embargo, sin las pautas adecuadas, los gastos de viaje pueden volverse difíciles de administrar rápidamente. Ahí es donde entra en acción un reglamento de viajes corporativos. En esta publicación, te daremos una descripción general de todo lo que necesitas saber.

Este artículo explora los temas del reglamento de viajes, que incluyen los siguientes:

¿Qué es un reglamento de viajes corporativos?

Un reglamento de viajes es un conjunto de pautas que cubren las reglas y normas relacionadas con los viajes del personal. Puede cubrir temas como reservas de viajes y alojamientos, procedimientos de reembolso y gastos de viaje. Un reglamento de viajes asegura que el costo de viajes se administre de manera efectiva y que todos los gastos estén dentro del presupuesto de la empresa.

¿Por qué tu empresa necesita un reglamento de viajes?

Tener un reglamento de viajes ofrece muchos beneficios para el personal y tu empresa. Ayuda a garantizar el cumplimiento, mejorar la seguridad y la experiencia general de viaje de tu personal. Por ejemplo, un reglamento de viajes claro concientiza al personal sobre las pautas de la empresa y las recomendaciones para evitar riesgos relacionados con problemas de seguridad y otros incidentes. Un reglamento bien elaborado también ayuda a mejorar la moral y la satisfacción del personal, ya que sabrá qué esperar cuando estén en camino.

Una exploración a fondo de las prioridades de los viajeros de negocios y los gerentes de viajes, en asociación con la Asociación mundial de viajes de negocios (Global Business Travel Association, GBTA).

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Cómo redactar tu reglamento de viajes corporativos

Escribir un reglamento de viajes puede parecer una tarea desafiante, pero cuando tienes las pautas sobre dónde enfocar tu atención, se vuelve mucho más fácil. Considera estos consejos como punto de partida para elaborar los reglamentos de viajes.

Identifica las necesidades de viajes de tu empresa

Determinar el propósito del reglamento de viajes. ¿Cuáles son tus objetivos principales? Los objetivos de ejemplo pueden incluir la necesidad de mantenerse dentro del presupuesto de la empresa, cumplir con las regulaciones de seguridad o agilizar los procesos de viaje. Ten en cuenta los tipos de viajes en los que participarán los miembros de tu equipo, incluidos los viajes nacionales o internacionales, y la frecuencia de los viajes. Esta información te ayudará a desarrollar un reglamento claro y conciso que aborde las necesidades específicas de tu empresa.

Establece tus pautas

El siguiente paso es tomar nota de lo que se debe y lo que no se debe hacer para que el personal reserve viajes. Esto incluye identificar y aceptar los proveedores que el personal debe usar. Especifica las tasas de reembolso para cada tipo de gasto. Asegúrate de que las pautas sean fáciles de entender y que se alineen con los objetivos que estableciste en el primer paso.

Establece procedimientos de aprobación y presentación de informes

Después de definir las pautas para reservar viajes, es importante que establezcas el proceso para obtener la aprobación de los gastos de viaje e informes. Define quién tiene la autoridad para aceptar las solicitudes de viaje y qué criterios debes considerar antes de aprobarlas. También debe haber un proceso para informar los gastos y enviar las solicitudes de reembolso.

Además, describe qué documentación necesita el personal, como recibos o facturas, para respaldar cada gasto. Tu proceso debe especificar cuánto tiempo tiene el personal para enviar sus gastos para el reembolso y cuál es el plazo para recibir sus fondos.

Considera opciones flexibles para tu personal

La flexibilidad es importante para crear un reglamento de viajes corporativos eficaz. Al ofrecer una variedad de opciones y adaptarse a las preferencias individuales, fomentas el cumplimiento y aumentas la satisfacción del personal, todo mientras controlas tu presupuesto de viajes.

Estas son algunas ideas sobre dónde agregar flexibilidad a tu reglamento:

Fomenta las experiencias locales: ayuda al personal a explorar negocios locales, como restaurantes y retail independientes que se adapten a sus preferencias.

Incluye opciones alternativas de alojamiento: el personal que prefiere un entorno más hogareño o que requiere estancias más largas apreciará opciones como departamentos con servicios o espacios compartidos.

Proporciona viáticos para viajes: esto permite al personal tomar sus propias decisiones sobre sus gastos relacionados con los viajes mientras se mantienen dentro de un presupuesto predefinido.

Reflexiona sobre el formato

El personal debe comprender rápidamente tus pautas de viaje. Es útil crear una plantilla de reglamento de viajes con encabezados, viñetas y otros elementos de formato para que sea más fácil de comprender y explorar. Además, es importante asegurarse de que el reglamento sea accesible para todos el personal. Para hacerlo, al hacer que las pautas de viaje estén disponibles en versión impresa y digital.

Temas clave para cubrir en tu reglamento de viajes de negocios

No existe un método único para crear un reglamento de viajes corporativos, pero existen prácticas recomendadas. Considera los tres conceptos a continuación como pilares clave a medida que creas tu documento.

Organización de viajes

Es fundamental delinear claramente qué modos de transporte y alojamiento son aceptables, con el fin de evitar cualquier confusión. Por ejemplo, es posible que quieras asegurarte de que el personal se aloje en hoteles que hayas preseleccionado o que vuelen con aerolíneas preferidas. Para facilitar el proceso de reservación, considera la posibilidad de utilizar agentes de viajes aprobados por la empresa o herramientas de reservación en línea que cumplan con tus estándares.

Gastos y reembolsos

Otro tema importante a cubrir son los gastos de viaje y el reembolso. Según las tendencias de gastos en viajes de negocios de Runzheimer: Conference Travel Costs informa que a partir de 2020, el costo promedio de los viajes de negocios se divide entre el alojamiento (34%), el pasaje aéreo (27%), las comidas (20%) y la renta de autos (19%). Muchas empresas establecen viáticos por día para cubrir estos gastos y simplificar el proceso de seguimiento y presentación de informes. Considera esto a medida que desarrollas tus planes y defines los gastos que son reembolsables.

Además, puedes decidir invertir en recursos que ayuden al personal a informar sobre los gastos, como una app móvil o una plataforma en línea. Por ejemplo, con Uber para Empresas, los recibos de viajes y comidas del personal pueden enviarse directamente al panel de la plataforma de rendición de gastos. Esto ayuda al personal a ahorrar tiempo al no tener que buscar los recibos.

Seguridad y protección

Otro tema que no te puedes perder es el de la seguridad en los viajes. En esta sección de tu reglamento, establece pautas que incluyan recomendaciones sobre qué hacer si surge un problema y qué ubicaciones no son seguras actualmente.

Considera proporcionar recursos al personal, como capacitación específica e información de contacto de emergencia. Al priorizar la seguridad en los viajes en tu reglamento, ayudarás al personal a mantenerse fuera de peligro mientras viaja y a que la empresa no asuma riesgos innecesarios.

Los siete obstáculos comunes al crear un reglamento integral

Aterrizar en los estándares adecuados para los viajes de negocios conlleva un conjunto específico de desafíos. Analicemos los 7 obstáculos comunes que enfrentan las empresas al desarrollar su reglamento de viajes corporativos y cómo superarlos.

Equilibrar las necesidades de la empresa con las preferencias del personal. Desarrollar un reglamento de viajes que satisfaga las necesidades de la empresa y al mismo tiempo considere las preferencias y necesidades del personal es un desafío. Para que un reglamento sea efectivo, debes lograr un equilibrio entre la rentabilidad y la satisfacción del personal.

Cumplir con las regulaciones de viaje. Las regulaciones de viaje pueden cambiar, lo que dificulta tener siempre la información correcta. Por ejemplo, en muchos países evalúan y revisan con frecuencia las políticas de entrada. Debes mantenerte al tanto de los cambios en los requisitos y ajustar tu documentación en consecuencia.

Cómo asegurar la consistencia. Asegurarse de que los reglamentos de viajes se sigan de manera coherente en todos los departamentos y personal no es fácil. Crea un sistema que puedas monitorear y que haga cumplir el reglamento.

Cómo abordar las necesidades únicas de viaje. Es posible que el personal tenga necesidades de viaje, como discapacidades o condiciones médicas, que requieran atención especial. Ten en cuenta estas necesidades únicas para que puedas proporcionar las adaptaciones y recursos necesarios.

Cómo comunicar el reglamento de manera efectiva. Es importante compartir los detalles de esta iniciativa con todo el personal y asegurarte de que sepan dónde encontrar información relevante. Establece un proceso para dar a conocer las pautas y asegúrate de tener un plan para abordar las preguntas e inquietudes.

Gastos de auditoría. El monitoreo y la presentación de informes regulares te ayudarán a estar al día con el presupuesto. Tómate el tiempo para revisar los gastos de viaje para que todo se lleve a cabo como se esperaba.

Cómo mantener la política de viajes actualizada. A medida que las tecnologías y las necesidades del personal cambian, es importante que revises y actualices tu reglamento de forma rutinaria para que siga siendo relevante y efectivo. También pide comentarios al personal con regularidad.

Conoce cómo Uber para Empresas puede ayudarte a controlar el cumplimiento de tu reglamento de viajes

Optimizar la experiencia general de los viajes de negocios no tiene por qué ser complicado. Al abordar elementos esenciales como la organización de viajes, los gastos y reembolsos y la seguridad, crearás un reglamento de viajes funcional que satisfaga las necesidades tanto de tu empresa como de tu personal.

¿Buscas una manera de administrar viajes corporativos con facilidad? Uber para Empresas ofrece una variedad de funciones para ayudar a las empresas a hacer cumplir sus reglamentos de viajes. Con Uber para Empresas, las compañías pueden establecer límites de gastos, hacer un seguimiento de los mismos y recibir informes detallados sobre los viajes del personal.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el propósito de un reglamento de viajes de empresa?
El propósito de un reglamento de viajes de la empresa es proporcionar pautas al personal para reservar viajes, administrar gastos y promover los viajes seguros. Un reglamento de viajes ayuda a que todo el personal siga los mismos estándares y procedimientos para viajar y a gestionar los gastos y reducir los riesgos para la empresa. Al proporcionar pautas y recursos claros para los viajes, un reglamento de viajes de la empresa puede mejorar la eficiencia y reducir el estrés del personal que viaja con frecuencia.
¿Qué se debe incluir en un reglamento de viajes?
Un reglamento de viajes integral debe cubrir temas como reservas y planeación, gastos y reembolsos, seguridad y protección y procedimientos de aprobación y presentación de informes. Esto incluye pautas sobre qué modos de transporte son aceptables, qué adaptaciones son aprobadas y los montos máximos que pueden reembolsarse por comidas, alojamiento y transporte. También debe especificar el proceso para obtener la aprobación de los viajes y para informar los gastos y enviar las solicitudes de reembolso.
¿Cuáles son las mejores prácticas del reglamento de viajes corporativos?
Las prácticas recomendadas incluyen invertir el tiempo necesario para crear un reglamento de viajes claro y completo, priorizar la seguridad, aprovechar la tecnología y revisarlo y actualizarlo continuamente. En conjunto, estos elementos asegurarán que tu reglamento de viajes siga siendo relevante y efectivo.

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