La guía definitiva para la gestión de viajes corporativos

Los gerentes de viajes corporativos desarrollan reglamentos de viaje detallados que se alinean con los objetivos y necesidades únicos de la empresa.

Por ejemplo, un gerente de viajes establecería reglamentos para:

• Trámites de reserva. Establece los procedimientos para reservar viajes, vuelos y hoteles.

• Pautas para las clases de viajes. Establece estándares para la clase ejecutiva o económica en función de la distancia, duración o nivel de miembro del personal.

• Estándares de alojamiento. Especifica el tipo, el presupuesto y la clase de alojamientos permitidos (por ejemplo, hoteles o alquiler de casas).

• Reporte y reembolso de gastos. Establece límites en las asignaciones diarias para comidas e imprevistos, y define procedimientos para el monitoreo y la presentación de los gastos de viaje.

• Uso de tecnología. Implementa software o apps de gestión de viajes para simplificar los arreglos de viaje, el análisis de datos y la elaboración de informes.

Los gerentes de viajes corporativos supervisan la coordinación y ejecución de los planes de viajes de negocios para el personal. Organizan directamente todos los aspectos de los viajes, administran un equipo interno de coordinadores de viajes o colaboran con agentes de viajes externos.

Hoy en día también es esencial comenzar a usar apps de viajes corporativos, ya que ayudan a los gerentes a agilizar los planes de viaje en toda su organización. Una app de viajes corporativos te ayuda con lo siguiente:

• Seguimiento automatizado de gastos. Elimina la necesidad de guardar copias impresas de los recibos al agregar automáticamente al sistema los viajes y las comidas que se van a contabilizar.

• Control centralizado desde un panel de control. Proporciona una visibilidad completa de los reglamentos, procedimientos, gastos, presupuestos y planes de viajes.

• Informes y seguimiento en tiempo real. Ofrece una visión integral de los programas de viajes personalizados con actualizaciones en tiempo real de viajes, comidas, imprevistos y más.

• Gestión de viajes simplificada. Incluye límites flexibles y personalizables para reservar viajes, comprar comida y procesar pagos (como cobrar a una tarjeta personal para obtener un reembolso o a una tarjeta de negocios).

Los gerentes de viajes buscan el medio para proporcionar experiencias de viaje cómodas al personal sin dejar de ceñirse al presupuesto de viajes de la empresa.

Para hacerlo, los gerentes investigan las oportunidades de ahorro de costos, identifican los momentos más rentables para viajar y negocian descuentos con los proveedores de viajes.

Un gerente de viajes podría, por ejemplo, identificar y reservar vuelos fuera de temporada alta para un equipo que asiste a una conferencia internacional. También podrían monitorear los precios de viajes compartidos para encontrar los mejores horarios de viaje y reservar habitaciones de hotel con descuentos corporativos.

Los gerentes de viajes corporativos también son responsables de monitorear los datos de viaje. Vigilar de cerca los análisis de viajes ayuda a lo siguiente:

• Monitoreo de gastos. Examinar los gastos de viajes corporativos revela patrones de gasto y muestra dónde la empresa puede reducir costos.

• Identificar patrones de viaje. Los datos históricos de viajes ayudan a los gerentes a encontrar patrones y tendencias, lo que ayuda a pronosticar futuras necesidades y preferencias de viaje.

• Evaluación comparativa con los estándares de la industria. Los gerentes de viajes comparan el gasto y los reglamentos de viajes de su empresa con los puntos de referencia de la industria para comprender mejor el rendimiento.

• Analizar el desempeño de los proveedores. Evaluar los datos sobre los proveedores puede revelar su confiabilidad, calidad de servicio y valor.

Los gerentes obtienen estos datos con encuestas de retroalimentación del personal, informes de la industria de viajes, software de gestión de viajes y plataformas de viajes de terceros.

Los gerentes de viajes corporativos laboran en estrecha colaboración con los gerentes de recursos humanos para desarrollar protocolos de cuidado debido para el personal.

El cuidado debido en los viajes corporativos incluye:

• Garantizar la salud del personal. Mantener el bienestar y la salud del personal que viaja y asegurarse de que tenga acceso a la atención médica y la ayuda necesarias.

• Satisfacer las necesidades básicas. Organizar los servicios básicos, como alimentos y bebidas de calidad, y alojamientos cómodos.

• Proteger al personal. Mantener a los viajeros alejados de situaciones en las que puedan experimentar acoso, estrés o discriminación.

Los deberes de los gerentes de viajes corporativos no comienzan y terminan con la coordinación y la gestión de los viajes de negocios. También son responsables de establecer relaciones con los principales socios y proveedores de la industria.

Esto incluye establecer acuerdos de descuentos y comodidad con aerolíneas, negociar acuerdos con cadenas hoteleras y seleccionar las mejores apps de viajes compartidos.

También colaboran estrechamente con los equipos internos y la alta gerencia para garantizar que las estrategias y los contratos de viaje se alineen con los objetivos generales de la empresa.