Facilita el seguimiento de gastos y aumenta la eficiencia
La automatización de la gestión de gastos está cambiando la manera en que las empresas manejan los procesos financieros. Específicamente, el seguimiento y la aprobación de gastos. Dicha automatización optimiza todos los aspectos de la gestión de gastos. También libera tiempo y ancho de banda.
En este artículo, cubriremos el tema de la gestión de gastos y qué tiene que ver la automatización de gestión de gastos en el panorama. Descubre las dificultades comunes que conlleva esta tarea y cómo adoptar la tecnología moderna puede ayudarte a evitarlas.
¿Qué es la automatización de la gestión de gastos?
La automatización de la gestión de gastos agiliza los procesos para el personal que debe presentar gastos comerciales y las empresas que los aprueban. El software captura los recibos y sincroniza los datos con los sistemas contables.
¿Qué significa en la práctica? La introducción manual de datos y las largas cadenas de aprobación no son necesarias al implementar esta tecnología. Actualmente, las herramientas digitales automatizan estos procesos y facilitan el seguimiento de gastos en tiempo real. Imagina cuánto puedes acelerar la generación de informes si las compras comerciales se sincronizan automáticamente con tu sistema de administración de gastos.
Las herramientas de automatización también pueden acelerar las etapas de procesamiento y aprobación porque ofrecen plataformas centralizadas para el proceso de revisión. Los gerentes pueden acceder a los informes de gastos y aprobar reembolsos con facilidad.
Algunas herramientas incluso ofrecen funciones avanzadas como la aplicación de políticas y análisis. Digamos, por ejemplo, que tu reglamento tiene un límite en los gastos de comidas. El sistema puede ayudar a marcar automáticamente cualquier infracción o transacción sospechosa para una resolución rápida.
Casos de uso de automatización de gastos
La automatización ya no es solo una palabra de moda, tiene un impacto real en los negocios. Es especialmente útil en ciertas situaciones. A continuación, explora algunos de los casos de uso más comunes para la automatización de gastos.
Viajes y transporte
La automatización transforma todo el proceso de gastos de viaje, desde el registro hasta la contabilización de los gastos. El personal puede enviar fácilmente los recibos de los viajes compartidos y tarifas de vuelo. Luego, el sistema codifica automáticamente los gastos según los tipos de gastos adecuados.
Comidas
Los procesos obsoletos implican que el personal guarde recibos físicos e ingresen manualmente los costos de los artículos de las comidas. La automatización captura los recibos digitales y los detalles de gastos en el momento de la compra. De esa manera, el personal se ahorra informes tediosos y la empresa obtiene una visibilidad completa de los gastos.
Equipo y suministros
Los gastos de procesamiento de suministros de oficina, facturas telefónicas y suscripciones pueden quitarte mucho tiempo. La automatización brinda un sistema que recibe las solicitudes codificadas de reembolso. El personal puede enviar solicitudes y los empleadores pueden aprobarlas rápidamente sin importar la hora o el lugar.
5 desafíos de los procesos manuales de gestión de gastos
El seguimiento manual de gastos puede ser un desafío. Conoce algunos de los problemas comunes con los procesos desactualizados y cómo la automatización de la gestión de gastos los resuelve.
1. Seguimiento de recibos
El manejo de recibos es una tarea tediosa: guardas pilas de hojas de papel arrugadas, a menudo propensas a pérdidas o daños. Eso crea un entorno deficiente para un mantenimiento de registros. También puede generar discrepancias en el manejo de los gastos.
La automatización resuelve esto. El software captura digitalmente los recibos por correo electrónico, cargas móviles o feeds de datos de transacciones. Esto protege toda la información que necesitas en un solo lugar. Además, los informes de gastos se pueden crear en tiempo real.
2. Informes periódicos
Mantener la disciplina en torno a la presentación de informes de gastos coherentes es difícil. El personal puede olvidar los detalles del recibo o posponer las cosas, con la esperanza de “ponerse al día después”. Según una encuesta realizada por Center, completar los informes de gastos lleva tiempo y es uno de los principales desafíos de la gestión de gastos, como se destaca en PR Newswire. Si los informes se retrasan, existen más posibilidades de que sean inexactos.
Los sistemas automatizados pueden enviar indicaciones, lo que ayuda a promover la presentación oportuna de los gastos. El personal recibe recordatorios cuando necesitan informar algo y el software recopila todos los datos para su revisión.
3. Auditorías
La auditoría de los informes de gastos en papel requiere una gran cantidad de ancho de banda. El equipo de finanzas debe examinar las páginas de los recibos detallados y la documentación de pago. La mínima omisión puede convertirse en un mayor riesgo de cumplimiento, lo que también hace que el proceso de auditoría sea estresante.
Los sistemas automatizados pueden hacer cumplir las políticas específicas de tu organización. El software marca las infracciones en tiempo real antes de que ocurran las aprobaciones. Detectar estas cuestiones a tiempo y documentar todo sin la posibilidad de un error humano puede facilitar la administración de auditorías.
4. Políticas aplicadas de manera constante
Mantener a todos marcando el paso es difícil sin una implementación de políticas estandarizada. Los encargados pueden interpretar las reglas de manera diferente según el departamento y la ubicación, lo que puede generar errores y un trato injusto.
Piensa en los viajes de bleisure. ¿Qué sucede si alguien del personal elige mejorar su vuelo para mayor comodidad o quedarse en un hotel más lujoso para la parte de su tiempo libre del viaje? Aquí es donde necesitas establecer límites. También debes tener una forma clara y simple para que el personal registre y clasifique sus gastos. Aquí entra en juego la automatización de la administración de viajes y gastos.
El software de gastos centraliza la configuración de políticas. Las reglas se aplican automáticamente durante las etapas de creación y aprobación del informe. Esto garantiza la coherencia en toda la organización, incluso en situaciones más complejas.
5. Informes y análisis
¿Sabes cuánto gasta tu empresa y dónde? Los sistemas automatizados generan análisis e informes de gastos detallados de forma instantánea. De esta manera, podrás analizar rápidamente los costos por proyecto, departamento, proveedor y más. Los informes de gastos automatizados te permiten identificar oportunidades de ahorro.
Los beneficios de la gestión automatizada de gastos
El seguimiento automatizado de gastos tiene varios beneficios. Veamos cómo la automatización está cambiando la gestión de gastos.
Ahorro de tiempo
No hay dudas al respecto: el seguimiento automatizado de gastos puede ahorrar tiempo. Con los métodos manuales, el personal a menudo pasa horas completando formularios y enviando informes. La automatización digitaliza el proceso y puede eliminar la mayoría de estas tareas.
Imagina que el personal ya no tendrá que ingresar manualmente los gastos en las hojas de cálculo. Solo deberán tomar fotos de los recibos a través de una app móvil, en donde se cargan y categorizan automáticamente dentro del sistema de gastos. Este enfoque reduce el tiempo en informes y solicitudes, liberando al personal para tareas estratégicas.
Eliminar el papeleo y las hojas de cálculo también acelera el procesamiento. Con la automatización, los gerentes revisan, aprueban los gastos en unos pocos pasos y evitan los retrasos manuales. Esto mejora la eficiencia operativa.
Reembolsos más rápidos
Los procesos tradicionales que implican largas cadenas de aprobación y verificación manual de gastos provocan retrasos en los pagos. Con el seguimiento automatizado, los informes se procesan en tiempo real.
Eso significa que podrías reembolsar al personal para que recuperen su dinero más rápido y gastar menos recursos de la empresa en procesos de aprobación… ¡todos ganan! Además, eso podría generar una mayor satisfacción y confianza del personal en la empresa.
Mayor precisión
Los procesos manuales son propensos a errores y puede haber equivocaciones en la entrada de datos, errores de cálculo o recibos extraviados. Las imprecisiones comprometen la integridad de los registros financieros y conducen a riesgos de cumplimiento.
La automatización mitiga estos riesgos porque estandariza los procedimientos y minimiza la intervención humana. Las herramientas digitales validan automáticamente los gastos según las políticas y regulaciones, y marcan discrepancias o infracciones para su revisión. Este enfoque reduce los errores de notificación y garantiza un mejor cumplimiento.
Aumento de la transparencia
El seguimiento automatizado de los gastos agiliza los flujos de trabajo porque proporciona una sola fuente de información fidedigna, lo cual promueve una mejor colaboración y comunicación. También proporciona una mayor visibilidad de los datos de gastos, lo que permite a las partes interesadas detectar patrones y tendencias.
Cómo comenzar la gestión automatizada de gastos
Prepárate para que la automatización forme parte de tu proceso de gestión de gastos Sigue estos pasos para hacer la transición sin problemas en tu organización.
Identifica los puntos débiles
Antes de cualquier implementación, evalúa los procesos de gastos actuales para identificar ineficiencias y puntos débiles. Haz una revisión exhaustiva de los flujos de trabajo existentes, desde la presentación de informes hasta el reembolso. Identifica las áreas que quieres abordar.
Analiza las soluciones disponibles
Una vez que se identifiquen los puntos débiles, explora soluciones que se alineen con tus necesidades. Una solución es Uber para Empresas. Esto puede simplificar el seguimiento de los gastos y, al mismo tiempo, proporcionar una mayor visibilidad y control.
Mejora los procesos existentes
Para mejorar la eficiencia, puedes actualizar tu sistema existente incorporando herramientas de automatización en las tareas existentes. Por ejemplo, tal vez quieras comenzar con la captura de recibos para que el personal no tenga que enviarlos manualmente.
Implementación de la automatización
Este debe ser un proceso gradual, que te permita detectar cualquier contratiempo y maximizar el potencial de beneficios. Una vez que decidas qué quieres automatizar e implementar los sistemas adecuados, comunícate con todos el personal que se verá afectado por este impacto.
También considera la capacidad que puedes tener con el proveedor que elijas. Por ejemplo, puedes sincronizar la lista de personal de tu plataforma de rendición de gastos para agregar automáticamente nuevos miembros del equipo a tu cuenta Uber para Empresas.
Luego, ofrece capacitación para el funcionamiento de la automatización. Organiza reuniones y ofrece recursos para que el personal se sienta cómodo con las nuevas tecnologías. Esto puede aumentar las posibilidades de que usen el nuevo sistema.
Esfuérzate siempre por mejorar
Lograr el éxito del seguimiento automatizado de gastos a largo plazo requiere un compromiso de mejora continua. Evalúa y ajusta periódicamente los procesos según los comentarios de los usuarios y las partes interesadas. Identifica las áreas de optimización e implementa mejoras continuas para mejorar la eficiencia y la precisión.
Simplifica la presentación de informes de gastos con Uber para Empresas
Adoptar la automatización de gastos permite a las empresas operar de manera eficiente, tomar decisiones informadas e impulsar el crecimiento. Uber para Empresas es una herramienta eficaz que simplifica la gestión de gastos. Puedes administrar tus comidas y viajes de negocios de la app de Uber en un panel, donde puedes hacer un seguimiento de los pagos, controlar los privilegios de la cuenta y comprender los gastos del programa.
Nuestro panel de control centralizado te permite:
Establecer tus reglas: personaliza los reglamentos de viajes y comidas de tu equipo. Establece la ubicación, gastos y límites de horarios.
Administrar los pagos: elige pagar por viaje o hacer un pago mensual y obtener un solo recibo por el periodo.
Usar las integraciones de gastos: configura el reenvío de los recibos de Uber a las plataformas de rendición de gastos como SAP Concur, Zoho Expense y otras.
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