Como criar uma política de viagens preparada para o futuro
6 de fevereiro de 2019 / Europa
Para os gestores de viagens, a responsabilidade diária de gerir um programa de viagens é tão importante como as revisões regulares das respetivas políticas.
Apesar de alterar uma política de viagens não ser tão comum como processar reembolsos ou criar orçamentos, os gestores de viagens têm, mesmo assim, de estar atentos ao panorama geral. À medida que as tecnologias se alteram e as tendências dos viajantes evolvem, partes da sua política poderão facilmente tornar-se irrelevantes, ainda que de forma inadvertida.
No entanto, isto não significa que será necessário efetuar uma reformulação radical sempre que surgir algo novo (exceto, talvez, desta vez). Basta planear um pouco com antecedência para desenvolver uma política preparada para o futuro que evolve tal como as viagens de negócios evolvem.
O que é uma política preparada para o futuro?
A finalidade de uma política preparada para o futuro é simples: acomodar novos desenvolvimentos nas viagens de negócios sem requerer a reformulação total da política de viagens. É criada sobre uma base forte, mas flexível, concebida para absorver quaisquer mudanças que possam ocorrer nas tecnologias e nas tendências dos viajantes.
Por que motivo é tão importante?
O objetivo de uma política de viagens preparada para o futuro é evitar que esta seja reescrita, ou reformulada, por completo sempre que for introduzida uma nova tecnologia ou aplicação. (No entanto, dependendo da sua empresa e da idade da sua política, poderá precisar de o fazer só desta vez.)
As perturbações na indústria ocorrem com pouca frequência, mas, quando ocorrem, podem repercutir-se em todos os setores de uma empresa. As reservas através de dispositivos móveis são preferidas em detrimento das agências de viagens. A partilha de viagens suplantou os pedidos de viagem como o método preferido de transporte terrestre para os viajantes de negócios.
Cada parte do processo de viagem, desde reservar um voo a regressar do aeroporto, tem sido subvertida pelos novos avanços na tecnologia de viagens e no comportamento dos viajantes.
Infelizmente, nem todas as políticas de viagens foram criadas para suportar grandes mudanças com a rapidez necessária. Programas restritivos, regras pouco claras e políticas complicadas podem dificultar a acomodação de novas tendências, tecnologias e expetativas dos viajantes.
Deste modo, se ocorrer uma mudança permanente nas viagens de negócios e a política de viagens não tiver acompanhado essa mudança, isto poderá, inadvertidamente, excluir ferramentas mais eficazes, económicas e convenientes para os seus viajantes. Isto leva a um incumprimento que poderá, posteriormente, causar problemas maiores.
Sugestões para criar uma política preparada para o futuro
- Crie todas as partes da sua política de viagens de modo a proporcionar uma experiência sem atritos. Os viajantes podem consultar facilmente as regras? É fácil efetuar uma mudança de itinerário? Os viajantes sabem como aprovar uma viagem? Certifique-se de que responde claramente a este tipo de questões na política de viagens, para que seja menos provável ter de a reescrever no futuro.
- Evite diretrizes que possam colocar os viajantes numa situação difícil. Uma abordagem sem interferência, com diretrizes que não se referem a situações absolutas, facilita a acomodação de mudanças nas viagens, à medida que estas ocorrem.
- Mantenha-se atento ao futuro. A sua política não se baseia em viagens espaciais (por enquanto), mas as viagens irão, inevitavelmente, continuar a sofrer alterações. Os entraves à acomodação de mudanças futuras assumem várias formas, como, por exemplo, as opções limitadas para os viajantes, a visibilidade da política e a facilidade do cumprimento. Ao definir estes detalhes agora, irá melhorar substancialmente a experiência dos viajantes mais tarde.
Resumindo
Todas as partes do processo de gestão de viagens desempenham um papel na preparação para o futuro, desde a política em si até à respetiva implementação em toda a empresa. Cada empresa e política devem ter em consideração a sua própria cultura e as suas necessidades, o que pode fazer com que a preparação para o futuro pareça intimidante ou avassaladora.
Para ajudar a orientar as suas decisões à medida que revê e reformula a sua política de viagens, ou escreve a primeira política da sua empresa, o Uber para Empresas desenvolveu um modelo para cada passo do processo.
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Publicado por Sean Simonson
Simplifique as despesas de viagem da sua empresa
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