Jak poprawić miesięczne raporty z wydatków – 13 sposobów

Raporty z wydatków są bardzo istotne dla menedżerów ds. podróży i wydatków, jednak często denerwują pracowników.

Śledzenie rachunków i grupowanie wydatków może być dla pracowników nużące i czasochłonne, jednak jest to nieodzowne narzędzie do monitorowania wydatków związanych z podróżami i rozrywką, zmniejszania nadmiernych wydatków i tworzenia przyszłych budżetów.

Sam fakt, że raporty z wydatków mogą być nudne, nie oznacza, że muszą być skomplikowane. W końcu częścią Twojej pracy jako menedżera ds. tworzenia strategii dotyczącej podróży i wydatków jest opracowanie odpowiedniego działania. Niewielka zmiana sposobu zgłaszania wydatków znacznie pomaga w zapewnieniu pracownikom bezproblemowego, bezstresowego i pozwalającego oszczędzić czas działania, a także w zmniejszeniu liczby zadań na Twojej przepełnionej liście spraw, które wymagają uwagi.

Mając na uwadze te cele, zidentyfikowaliśmy 13 sposobów na zapewnienie pracownikom i Twojemu własnemu działowi większego komfortu.

Dzięki łatwiejszemu zgłaszaniu wydatków podróżujący mogą być spokojniejsi przed podróżą, w jej trakcie i po jej zakończeniu. Analizujemy podróż pracownika i identyfikujemy największe problemy w procesie dotyczącym podróży i rozrywek.

Jeśli udało Ci się nawiązać współpracę z podmiotem zarządzającym podróżami i wydatkami, możliwe, że masz już dostęp do aplikacji mobilnej, która pozwala śledzić wydatki. Jeśli tak nie jest, nie martw się. Istnieje wiele aplikacji, które mogą pomóc pracownikom śledzić wydatki w podróży. Zmniejsza to ilość czasu poświęconego na przygotowywanie raportów z wydatków po powrocie pracowników z podróży.

Wiele firm decyduje się na programy w chmurze, które umożliwiają tworzenie raportów z wydatków, i dzieje się tak nie bez przyczyny – w ten sposób rezygnują z budzącego postrach arkusza, którego pracownicy nie znoszą wypełniać. Ta ogromna korzyść dla pracowników pomaga również administracji – zamiast przełączać między wieloma arkuszami, menedżerowie mogą wyświetlać i organizować wszystkie wydatki na jednej wygodnej platformie.

Jeśli możesz wyeliminować arkusz, prawdopodobnie możesz również pozbyć się góry rachunków. Pozwól pracownikom używać aparatu w telefonie do robienia zdjęć każdego rachunku, który potem mogą załączyć, a papier wyrzucić. Ty zdobędziesz potrzebne informacje, a oni pozbędą się nadmiaru papieru z portfeli.

Pozwól pracownikom używać tej samej aplikacji do pracy, której używają prywatnie, kiedy zamawiają przejazdy i jedzenie za jednym czy dwoma dotknięciami ekranu. Zamiast kazać pracownikom oddzielnie logować się i rozliczać wydatki podczas podróży czy tworzyć oddzielne konta, zasugeruj, by stworzyli oddzielny profil służbowy na koncie. Przykładowo w aplikacji Uber pracownicy mogą założyć profil służbowy z oddzielną formą płatności niż ta, z której korzystają do prywatnych przejazdów z Uberem. Rachunki będą automatycznie przekazywane na adres e-mail ich firmy.

Utwórz łatwe sposoby komunikacji, by pracownicy nie musieli domyślać się limitów wydatków. Możliwość szybkiego wysłania e-maila pozwoli pracownikom zadawać pytania od razu, gdy się pojawiają. Aby zapewnić jeszcze szybszą odpowiedź, wprowadź chatbota lub system oparty na SMS-ach, by pracownicy mogli od ręki rozwiać swoje wątpliwości.

Wiele aplikacji zawiera pakiet narzędzi przyjaznych dla biznesu, które usprawniają śledzenie wydatków. Na przykład firma korzystająca z rozwiązania Uber dla Firm może automatycznie przekazywać rachunki do firmy rozliczającej wydatki lub całkowicie wyeliminować rachunki za przejazdy, a podróż pracownika będzie można monitorować centralnie, na jednym pulpicie. Takie wydatki mogą być również ograniczone według kwoty w dolarach, kodu wydatku, godziny, lokalizacji czy rodzaju pojazdu. Efekt? Twoi pracownicy mogą całkowicie zrezygnować z rachunku.

W jednym poręcznym arkuszu zbierz częste pytania dotyczące raportów z wydatków, takie jak rodzaje kwalifikujących się wydatków i ich ograniczenia. Pamiętaj, aby uwzględnić pozycje często pomijane, bądź nieprawidłowo zgłaszane na miesięcznych raportach z wydatków.

Twój FAQnie przyda się, jeśli pracownicy nie będą mogli uzyskać do niego dostępu, kiedy będzie to konieczne, bez względu na miejsce i czas. Opracuj wersję cyfrową dostępną w intranecie firmy lub stronie typu „Wikipedia”, do której łatwo uzyskać dostęp. Możesz nawet wydrukować i zalaminować karty, które zmieszczą się do portfela. W ten sposób pracownicy będą mogli sprawdzić, czy częste wydatki w podróży, takie jak napiwki lub przejazdy, kwalifikują się jako wydatki.

Czy limity wydatków zmieniają się w zależności od lokalizacji, okazji lub terminu? Czy pracownicy w ogóle znają limit wydatków? Pracownicy mogą niechcący wydać zbyt dużo pieniędzy tylko dlatego, że udali się w podróż do droższego miejsca lub myśleli, że limit wydatków był wyższy. Dostosowanie limitów wydatków w zależności od lokalizacji i okoliczności oraz dokładne ich wyjaśnienie pomoże złagodzić ich ciężar, kiedy ostateczny rachunek za podróż zostanie podliczony po powrocie do biura.

Daj pracownikom tygodniowy przedział czasowy, kiedy będą mogli zwrócić się do Ciebie z każdym pytaniem dotyczącym podróży. Jeśli Twój zespół jest bardziej rozproszony, zastanów się nad zaoferowaniem przedziałów czasowych w ciągu dnia, podczas których każdy pracownik będzie czuł się komfortowo, omawiając swoje obawy z Twoim działem. 

Najlepszym sposobem na stworzenie prostego procesu zgłaszania wydatków, jest zbieranie opinii od użytkowników końcowych, czyli pracowników. Wyślij ankietę, kiedy pracownik wróci z podróży lub wydarzenia służbowego. Zadaj pytania na temat tego, jak łatwo było śledzić wydatki, jak limit wydatków miał się do rzeczywistości oraz czy według pracownika zgłaszanie wydatków było proste, czy trudne. Gromadzenie opinii nie powinno na tym się kończyć. Zastanów się nad zorganizowaniem comiesięcznych lunchów, podczas których zbierzesz dodatkowe informacje od pracowników.

Ważniejsze od zbierania opinii jest wdrożenie zmian na podstawie zdobytych informacji. Jeśli większość pracowników nie lubi któregoś elementu procesu zgłaszania wydatków, opracuj sposoby na jego ulepszenie na podstawie opinii pracowników. Pamiętaj, że zgłaszanie wydatków to stały element pracy. Twoim zadaniem jest, by proces ten przebiegał możliwie bezproblemowo.

Dzięki zorganizowanym wdrożeniom i ogłoszeniom dział podróży i rozrywek, jest lepiej widoczny. Dodatkowo głośne i wyraźne ogłoszenie wskazuje również na duże znaczenie zmian – pracownicy, wiedzą, że ich pomysły zostały wysłuchane, a kadra zarządzająca wyższego szczebla wie, że pracujesz niestrudzenie, by uważnie obserwować ich konta bankowe.

Będąc osobą odpowiedzialną za podróże służbowe i wydatki, wiesz, jak cenne mogą być dokładne raporty z wydatków. Właśnie dlatego tak przydatne jest agresywne i nieustanne dążenie do prostoty jako głównej strategii.

Kilka zrozumiałych kroków, wyeliminowanie bałaganu z wieloaspektowego procesu i wprowadzenie odrobiny innowacji może znacząco przyczynić się do utworzenia bezstresowego systemu. Może nie sprawisz, że pracownicy pokochają raporty z wydatków, ale z pewnością ułatwisz im życie, a sobie pracę.