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Déplacements professionnels : mieux suivre et gérer les dépenses de votre entreprise grâce à Uber Business

5 janvier 2018 / France

Mieux encadrer vos coûts de transport : Notes de frais, comptabilité, politique de dépenses…mieux connaître les besoins de déplacement de vos employés n’est souvent pas facile. 
Et si vous aviez à votre disposition des outils vous permettant de paramétrer une ou plusieurs politiques de déplacement spécifiques, en savoir plus sur le motif de courses effectués par vos employés, et analyser leurs besoins de déplacement ?
Uber Business est l’outil qu’il vous faut. En plus qu’offrir la possibilité de commander une course avec l’application Uber à vos employés, mettre en place la plateforme Uber Business, c’est aussi moderniser et faciliter la gestion de vos coûts.  
Nous partageons avec vous les meilleurs conseils pour suivre et gérer vos dépenses de déplacement. 
Paramétrer une ou plusieurs politiques de déplacement
Uber Business présente plein d’avantages, dont la possibilité de paramétrer une ou plusieurs politiques de déplacement. En effet, vous pouvez configurer des autorisations adaptées, soit pour l’entreprise entière, soit pour plusieurs groupes d’employés selon leur fonction, département, ou service. 
Plusieurs configurations sont possibles. Vous pouvez par exemple : 
Mettre en place un plafond de dépense par course ou par mois
Limiter l’utilisation du service selon les jours ou les horaires de la semaine
Définir les types de services que vos employés peuvent commander
S’il vous faut définir une politique individualisée pour certains employés, vous avez également la possibilité de personnaliser leurs accès. 
Découvrez ici comment paramétrer vos politiques de déplacement.
Avoir plus de visibilité sur le motif de vos courses
La plateforme Uber Business  permet à votre société de définir encore plus de paramètres pour gérer vos dépenses de déplacement. En effet, c’est très utile si vous souhaitez suivre les frais associés à un projet ou à un client spécifique. 
Les codes de dépense permettent de mieux connaître les motifs de chaque commande. Vous pouvez ainsi mettre à disposition de vos employés une liste de codes associés à vos projets ou à vos clients. 
Vous pouvez également associer un identifiant à chacun de vos employés (ex: “Marketing” ou “Service commercial”) pour avoir davantage de granularité lors du suivi de vos coûts de transports et pour imputer les dépenses aux bon centres de coûts. 
Analyser les besoins de déplacements de vos employés
Comment mieux connaître les besoins de déplacement de vos employés, afin d’adapter au mieux sa politique de déplacement ? II suffit d’analyser l’utilisation du service grâce à deux types de rapport que vous pouvez télécharger depuis le tableau de bord Uber Business : le récapitulatif de courses et le récapitulatif des employés.
 

Le récapitulatif de courses
Comment télécharger son récapitulatif de courses ? C’est facile :
- Connectez-vous au tableau de bord Uber Business et accéder à la vue Activité.
- Sélectionnez Toutes les courses et puis choisir une plage de dates. Ensuite, cliquez sur le bouton bleu CSV pour lancer l’export du récapitulatif.
- Une fois le rapport généré, vous n’avez plus qu’à cliquer sur Afficher les exportations pour télécharger votre rapport.
Comment analyser son récapitulatif de courses ? Il faut trier les colonnes :
- La colonne L correspond aux courses effectuées
- La colonne Z correspond aux codes de dépense
- La colonne AC correspond aux politiques de déplacements spécifiques
- La colonne AD correspond aux groupes
Le récapitulatif des employés
Comment télécharger le récapitulatif des employés ? C’est également très facile :
- Connectez-vous au tableau de bord Uber Business et sélectionnez l’onglet Personnes qui se trouve sur la barre latérale à gauche.
- Ensuite, cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite de la page. Vous recevrez par e-mail un fichier répertoriant le statut de vos employés.

Et si vos employés utilisent peu le service ?
Vous venez de mettre en place Uber Business, mais vos employés n’ont pas encore utilisé le service? Vous pouvez renvoyer une invitation à rejoindre votre compte professionnel. 
Voici les démarches à suivre : 
Accédez à l’onglet Personnes et remplacez le filtre Tous par En attente.
Ensuite, sélectionnez Renvoyez à tous.
L’adoption du service Uber Business augmente généralement d’au moins 5 % après renvoi d’invitation.
En résumé
Uber Business permet aux employés et aux employeurs de bénéficier d’un service de deplacements moderne et facile d’usage. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à contacter Franck Monsauret, Head of Uber Business, France. 
 
 

 