Les fondamentaux d’une sûreté maîtrisée

Le contexte dans lequel nous vivons, les attentats, les tensions politiques placent la sûreté au cœur des problématiques du voyage d’affaires. Contrairement à la sécurité, la sûreté concerne les actes de malveillance et donc volontaires. Juridiquement, l’entreprise a une triple responsabilité envers ses employés, au regard du droit du travail, du droit civil et aussi du droit pénal. Dans ce cadre, elle doit assurer la sécurité comme la sûreté de l’ensemble de ses collaborateurs.

Afin d’être efficiente, la sûreté doit être parfaitement maîtrisée et donc organisée. La sûreté de chacun est une démarche collective. Tous les acteurs de l’entreprise sont concernés, le but étant d’assurer la sûreté de l’ensemble des salariés de façon permanente.

Pour cela, des procédures seront être mise en place et les services en charge de la communication doivent faire en sorte que chacun soit toujours tenu informé de ces recommandations et de leur évolution. Une personne doit être en charge de la sûreté. Selon la taille et les objectifs de l’entreprise, cette personne occupera ou non d’autres fonctions et pourra même être un service externalisé. La mise en place des procédures et de la politique sûreté doit répondre aux besoins précis de l’entreprise, chacun pourra en avoir une personnalisée mais des constantes demeurent. Le choix de l’hôtel en est un bon exemple. Il faudra ainsi prendre en compte la nationalité de rattachement de l’établissement, son périmètre, la sécurisation des chambres, la capacité de fuir rapidement et bien sûr, l’hôtel lui-même.

La constitution d’une cellule de crise est une étape majeure dans l’élaboration d’une politique de sûreté. Celle-ci varie en fonction de la taille et du besoin de chaque société mais là-aussi, reprend toujours certains points : des procédures homogènes et efficaces, notamment pour une remontée rapide des informations ; une définition claire des rôles et responsabilités dans une équipe formée à la gestion de crise et surtout, des exercices réguliers.

Afin d’aider l’entreprise dans l’ensemble de ce processus indispensable à la sûreté de chacun et plus spécifiquement à celle des collaborateurs mobiles, des outils existent et accompagnent chacune des étapes décrites ci-dessus. L’importance du coordinateur est alors palpable puisque c’est lui qui va choisir et expliquer les outils à l’ensemble des salariés de l’entreprise. Ces outils sont nés de l’expérience partagée entre les services de sûreté de différentes entreprises et concernent directement les voyageurs d’affaires. L’évaluation du risque pays pourra avoir plusieurs niveaux selon l’activité des voyageurs sur place et doit être un outil vivant. Ses sources doivent être multiples et en perpétuelle actualisation afin de pouvoir réagir au moindre évènement, notamment dans les pays instables.

Si l’identification des collaborateurs en déplacement relève du bon sens, elle peut néanmoins être un vrai défi pour les très grosses sociétés. Des solutions internes existent avec un outil de préparation de mission toujours tenu à jour ou l’entreprise peut opter pour une solution externe en choisissant pour l’organisation de ses déplacements une agence de voyage unique. La localisation des voyageurs, autre point phare de leur sûreté fera l’objet d’un article à part entière et n’est donc pas traité ici. Les acteurs gouvernementaux de chaque pays sont également des sources d’informations non négligeables dans l’élaboration d’une politique de sûreté fiable.

La sûreté est une démarche collective qui doit concerner chaque salarié de l’entreprise, sédentaires comme mobiles. La digitalisation, l’économie numérique, le bleisure ou la gamification sont autant de défis actuels que les entreprises vont devoir intégrer pour que leur politique de sûreté reste conforme à la société en perpétuel mouvement.