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Cómo incluir la ampliación de viajes de trabajo en tu política

20 de diciembre de 2018 / Europa

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¿Tus trabajadores piden ampliar su viajes de trabajo para descansar y disfrutar del destino? ¿La política de viaje de tu empresa está pensada para aceptar estas solicitudes tan actuales?
Ampliar los viajes de trabajo es una práctica cada vez más común en el mundo laboral. Solo entre 2016 y 2017 se ampliaron más de 2,2 millones de viajes (1). Los llamados viajes de laborocio son una de las formas preferidas por los trabajadores para tomarse unos días de descanso, ya que pocos empleados utilizan por completo su tiempo personal (2). Esta tendencia les permite descansar antes de volver a la oficina sin alterar el ritmo de trabajo. En esta publicación, analizaremos por qué es tan importante que los gestores de viajes implementen políticas de laborocio que no afecten a la sencillez de los trámites relacionados con los viajes. Ten en cuenta que ignorar este tipo de viajes puede provocar una desviación de la política que afecte a los reembolsos, las reservas y otros aspectos.
Cómo demostrar tu compromiso con el laborocio
Las ampliaciones de los viajes de trabajo abren la puerta a un mundo de posibilidades para los empleados. Sin embargo, también pueden causar problemas de responsabilidad a las empresas y crear confusión en los trabajadores. Cuando decidas la importancia que debe tener el laborocio en la política de viaje de tu empresa, es importante ratificar tu papel como punto de contacto de los trabajadores que quieran sacar más partido a su tiempo libre. Antes de incluir el laborocio en tu política de viaje, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
Aclara la diferencia entre viaje de empresa y viaje personal. Si la empresa no cuenta con una política de laborocio formal, es posible que a los trabajadores se les olvide separar sus gastos personales, como las noches de hotel adicionales, de los profesionales, o que incluso intenten incluirlos en sus solicitudes de reembolso. Unas directrices claras permitirán que los empleados diferencien los dos tipos de viajes a la perfección. 
Decide cuándo deben intervenir los gestores de viajes. Aunque los trabajadores disfruten del laborocio durante sus horas libres, el objetivo principal del viaje sigue siendo laboral. ¿Crees que los trabajadores deberían contactar con el gestor de viajes incluso durante su tiempo de ocio? Si es así, ¿cuándo deberían hacerlo? Por ejemplo, a algunos gestores de viajes les gusta tener constancia de los cambios en el itinerario en cuanto se producen. Definir estos parámetros es recomendable para reforzar la figura del gestor de viajes como punto de contacto sin agobiar a los trabajadores durante su tiempo libre.
Asegúrate de que los empleados hagan su trabajo. Un trabajador contento es un trabajador que cumple con sus obligaciones. Si introduces el laborocio en la política, demuestras que escuchas a tus trabajadores y que te preocupas por sus deseos y necesidades. 
Tres preguntas para trazar una línea definitiva
Las ampliaciones de los viajes de trabajo no deben ser un quebradero de cabeza ni para ti ni para los empleados. Si defines directrices claras y proporcionas instrucciones básicas, evitarás que se produzcan momentos incómodos cuando vuelvan al trabajo. Antes de incorporar el laborocio a tu política de viaje, te recomendamos que te hagas estas tres preguntas:
¿Siempre se permite el laborocio? La empresa puede limitar la ampliación de los viajes de trabajo a los fines de semana o los festivos. Aclara cuándo se puede hacer, aunque la respuesta sea “siempre”.
¿Es necesario pedir permiso? Determina a quién se deben notificar estas decisiones y cómo hacerlo. Los métodos pueden ir desde enviar un simple email hasta añadir una nota en un programa de gestión de gastos como Concur.
¿Cómo pueden separar los gastos tus empleados? Piensa en introducir herramientas para los empleados que viajen. Un buen ejemplo es la app Uber para empresas, que les permitirá separar los gastos relacionados con el trabajo de los personales.
Los gestores de trabajo no deben permitir que las estancias de hotel adicionales o los viajes en coche que se hagan durante el tiempo de ocio se facturen por error a la empresa. Para ello, te recomendamos que los empleados puedan consultar tu política de viaje en copias impresas o a través de Internet, que crees un apartado de preguntas frecuentes, o incluso que respondas a sus preguntas durante tu horario de trabajo.
En el momento en el que trabajo y ocio se encuentran, es necesario modificar la perspectiva de viajes de la empresa. El fenómeno del laborocio ha llegado para quedarse y ni siquiera los gestores de viajes que no estén familiarizados con él deben ignorarlo. Las directrices de la política de viaje de Uber para empresas son una buena forma de entender esta nueva realidad.
Si no la incluyes en tu política, puede que se produzcan malentendidos. Por ejemplo, es posible que los empleados hagan viajes que no estén permitidos, envíen informes de gastos incompletos o soliciten el reembolso de gastos que no estén relacionados con el trabajo. Para evitarlo, deja claro cuáles son tus responsabilidades y crea directrices en las que se indique cómo solicitar las ampliaciones de los viajes de trabajo. Así podrás olvidarte de las preocupaciones mientras tus empleados disfrutan de un merecido descanso.
Notas:
(1) 24 de octubre de 2018. Do You Bleisure? The Word We Love to Hate is Gaining Popularity Across the Globe. Concur. 
(2) 24 de mayo de 2017. Glassdoor Survey Finds Americans Forfeit Half Of Their Earned Vacation/Paid Time Off. Glassdoor. 