Samsara hace que los eventos virtuales sean especiales con Vouchers para Uber Eats

Samsara es una empresa líder en el sector de la Internet industrial de las cosas (IIoT), cuyo personal se compone de más de 1300 personas en todo el mundo. Sus soluciones combinan hardware, software y servicios en la nube para ofrecer visibilidad en tiempo real, análisis de datos e inteligencia artificial. Entre sus usuarios se encuentran empresas de transporte y de alimentos y bebidas, así como ciudades como Boston y Fort Lauderdale. Debido al rápido ritmo de innovación de Samsara, que incluyó el lanzamiento de más de 100 funciones durante el último año, es necesario organizar encuentros periódicos para que todo su equipo esté siempre al día. La empresa reúne a su personal dos veces al año para celebrar sus reuniones de inicio de ventas (SKO), que tradicionalmente se realizan cerca de su sede central en San Francisco. Cuando comenzó la pandemia de COVID-19, el equipo directivo tuvo claro que el evento de agosto de 2020 tendría que realizarse de manera virtual.

Si bien encontrar opciones para transmitir videos y presentar a los oradores en línea era sencillo, no estaba tan claro cuál era la mejor manera de ofrecer el almuerzo a los asistentes. El equipo de Marketing estaba a cargo del evento y se puso en contacto con el área de Finanzas para evaluar las mejores alternativas. Samsara ya había trabajado con Uber para Empresas para ofrecer cupones de viajes en su fiesta de fin de año y simplificar los viajes de trabajo de sus empleados. Por eso, pensaron que Uber Eats podía ser una buena opción.

“Al principio, analizamos la posibilidad de pedir a los empleados que gastaran un monto fijo en el almuerzo y luego solicitaran la devolución”, explica Meteb Al-Fayez, gerente de Adquisiciones de Samsara. “El problema era que esto habría generado mucho papeleo, tanto para los empleados como para el equipo de Finanzas. En promedio, dedicamos dos minutos a procesar cada informe de gastos, por lo que esta alternativa podría haber implicado más de 45 horas de trabajo. Y eso sin contar el tiempo que los propios empleados habrían tenido que dedicar a preparar los informes”.

Al-Fayez se puso en contacto con Uber para Empresas para conocer las opciones corporativas que ofrece a través de la plataforma de Uber Eats. Dado que el almuerzo del SKO era una necesidad puntual de un solo día, los Cupones Uber para Uber Eats resultaban más convenientes que un programa corporativo de comidas permanente. Los Cupones Uber son beneficios para comidas que se pueden configurar y tienen una vigencia limitada. Se envían a cada destinatario mediante un código único, lo que le permitía a Samsara establecer las reglas y condiciones de uso, además de hacer un seguimiento de las tasas de canje.

“Nuestros empleados prefieren no tener que pagar los gastos con sus propias tarjetas de crédito y esperar a que se los devuelvan. Los Cupones Uber nos permitieron evitar esta situación y fueron una excelente solución para nosotros”, afirma Al-Fayez.

El programa de almuerzos del SKO fue un éxito inmediato y permitió lograr lo siguiente:

• Personal feliz: Los cupones eran fáciles de usar y el personal no tuvo que lidiar con informes de gastos.
• Reducción de costos: Samsara solo pagó el monto que el personal gastó al usar los cupones, y no el importe máximo permitido, como habría ocurrido con una tarjeta de regalo. El costo se calculó en función del uso real.
• Menos tiempo dedicado a tareas administrativas: El equipo de Finanzas evitó dedicar hasta 45 horas a procesar informes de gastos.
• Gestión simplificada de los centros de costos: El panel de control de Uber para Empresas facilitó la asignación de los gastos al centro de costos correspondiente en el sistema interno.

“Es poco frecuente que un proyecto termine por debajo del presupuesto. Uber para Empresas nos ayudó a reducir los costos de las comidas durante nuestra reunión de inicio de ventas y, al mismo tiempo, a apoyar a los restaurantes locales", afirma Angelina Elhassan, directora de Eventos y Marketing de Campo de Samsara. Nos gustó mucho que el costo de los cupones se basara en el uso real y no en proyecciones. Fue una solución en la que todos salimos ganando”.

Desde el éxito del SKO, el equipo de Samsara ya comenzó a utilizar los Cupones Uber para Uber Eats para conectar con empleados, usuarios y potenciales clientes durante sesiones virtuales de capacitación con almuerzo y otros eventos en línea.

“Les estoy dando acceso al panel de control de Uber para Empresas a algunos empleados para que puedan crear cupones para sus propios eventos”, agrega Al-Fayez. “Así, pueden gestionarlos directamente y mi equipo sabe que será fácil hacer un seguimiento de los costos asociados”.