关照义务和信息差

公司无论大小，都会都将大量资源用于收集、处理和分析数据。对于差旅经理来说，借助明智的差旅政策和应对策略，可以让信息在履行关照义务和保障员工福祉方面发挥关键作用。随着全球差旅开支不断增加，我们能够利用实时数据，以全面、主动的方式保障差旅人员的安全，降低风险。我们将在这篇文章中探讨当下公司应如何履行义务，并为未来做好准备。

什么是关照义务？

关照义务是指公司有义务保护员工的健康、人身安全、财产安全和福祉。这种责任源于员工和公司之间的关系。当要求员工去国外出差并在不熟悉的目的地开展业务时，公司在一定程度上有责任为员工减轻可预见的风险。关照义务要求公司积极制定政策，提供适当的培训，监控威胁，并制定应急响应计划，以便在发生安全事件时照顾好员工。公司需要遵守关照义务的法律和推荐做法，确保差旅人员的安全。

差旅管理中的关照义务

将关照义务融入差旅管理，意味着需要针对潜在的差旅风险采取预防性、保护性措施。经理要制定全面的政策，针对不同地点和场景设定恰当的安全规程。行程前的全面准备和培训也可以让差旅人员了解情况。培训可以是查阅政策的在线学习模块、提供特定目的地指导的面对面培训，甚至可以是模拟应急响应的互动演练。培训结束后，员工应清楚了解风险、规程、资源，以及在出现问题时如何获得帮助。出差期间，登记规程可帮助您尽早监控员工所在位置并报告问题。如果突然发生自然灾害或内乱等破坏性事件，危机管理计划会详细说明如何保护受影响的差旅人员。

政策不是为了制定而制定。政策应随着全球形势发展而不断更新，这样经理便能全面尽到商务差旅期间的关照义务。

什么是关照义务平台？

专门构建的关照责任平台与航空公司、酒店、交通服务和其他旅游业合作伙伴相结合，能够加强关照意识和响应协调能力，以保护外出员工。例如，借助国际 SOS，通过移动登记和自动行程监控功能实时追踪差旅员工位置，从而更好地了解情况，弥补经理的信息差。警报功能会通知员工附近的安全威胁，并在必要时提供帮助。您还可以考虑建立一个关照义务平台，让员工可以使用本地区内的安全资源，获取建议和实地响应。通过在单一平台上集中管理差旅人员数据和响应协调，企业可以始终履行关怀责任。无论员工在哪里工作，差旅人员的安全性、满意度和生产力都能提高。

如何应对意外事件

当病毒爆发或自然灾害即将发生时，一些专业人士可能会措手不及。公司必须建立危机应对计划，阐明在此类情况下如何保护和支持出差的员工。开放的沟通渠道让员工都能及时了解安全动态，同时为领导层提供了必要的信息，以限制差旅或在必要时要求员工在紧急情况下远程办公。通过情景规划，经理可以帮助消除关照计划中的弱点，协调知情响应，并展示公司对出差员工福祉的承诺。

共享出行和地面交通解决方案的影响

共享出行服务的兴起为差旅经理提供了新的机会，让他们可以更好地选择地面交通工具。根据 GBTA 的数据，约有四分之三 (74%) 的商务差旅人士使用共享出行服务提供商出差，这是企业应接受的趋势。

有了合适的系统，公司对信息的掌握便更加全面。现代解决方案将地面交通数据整合到整体差旅管理生态系统中。差旅经理可以通过地图和随时随地向员工发送消息，监控员工的行动，更快地做出响应，弥补信息差。

选择共享出行服务提供商以供员工使用，对于更好地了解情况并保持政策一致性非常重要。根据 GBTA 的数据，差旅经理拥有首选共享出行服务提供商的最大益处之一是改进了风险管理/关照义务。

后台整合、支出监督和集中结算也可以消除共享出行方面的财务矛盾。采用专用的地面交通系统可以让员工更安全、更方便地出行，并让公司更好地了解情况。

规划不止于应对最坏情况

虽然为危机时刻做好准备很重要，但关照义务也要全面保证安全、顺利的日常差旅出行。差旅经理推出的政策和平台可以减轻日常差旅压力，同时消除信息孤岛。

公司应该更多地关注为日常出差尽到关照义务，而不仅仅是应对灾难。哪怕是航班延误等不太紧急的问题，也会让商务差旅压力重重。差旅经理也需要建立支持系统，帮助员工解决这些常见的差旅问题。

将安全措施和受保护的基础设施作为标准操作程序的一部分，经理能够集中精力进行战略工作。打好了基础，正确尽到关照义务也能更好地保护员工并提高生产力。

利用优步企业版向员工做出承诺

履行关照义务需要公司尽全力超越期待。公司需要将保障措施融入差旅体验得方方面面。基于数据驱动的情报和协调工作可以简化差旅人员的必要行动，同时让经理能够更好地了解情况、提供支持。优步企业版提供的功能可以帮助您履行公司对出差员工的关照义务，包括：

更好地掌握情况：通过优步企业版操作面板，您可以一目了然地查看使用公司账号完成的行程的时间、日期以及上下车地点。
业务支持：每位乘客都可以使用全天候应用内客服，包括专职团队处理紧急情况。优步企业版管理员还可以访问我们的专职商务客服团队。
优步企业版和国际 SOS：国际 SOS TravelTracker 提供的解决方案能够整合实时数据，由此，世界各地同时使用优步企业版和国际 SOS 企业客户可以更好地了解情况，尽到关照义务。

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