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面对面客户会议的 8 个好处

最后更新时间:2024 年 1 月 22 日

开会是大多数组织机构的重要工作方式,但要最大限度地发挥会议的作用可能并不容易。不是所有的会议都能面对面召开,但经常召开线下会议对您的客户和团队都有好处。

您是否正在考虑借助更多面对面的会议培养与客户的关系?在本文中,我们将分析这对您的业务会起到怎样的作用。我们还将分享一些如何开好会议的建议。

面对面会议的好处:您可以取得的成效

面对面会议有哪些好处呢?请参考下面列出的一些好处,并比较线上和线下会议。

1.建立更牢固的关系

众所周知,人际关系是成功合作的关键。然而,由于 34% 的员工是远程工作或采用混合工作模式,因此很难高效地与他们互动。面对面会议让人们可以走出电脑屏幕近距离接触。这样可以让对话更有意义,也可以给彼此留下更深的印象。

亲自与客户见面也表明您重视与对方的关系,并愿意投入时间和精力。面对面会议也更容易给客户留下第一印象并为未来建立良好关系奠定基础。

2.轻松协作

在视频或音频通话中,与他人交流想法可能不那么容易。在线下环境中,人们可以即时反馈并展开头脑风暴,不受网络延迟的阻碍。

白板或便利贴等工具也可以让会议体验更丰富。此外,研究表明,手写可以增强记忆力、批判性思维能力和创造力。当团队成员一起开发新概念或解决问题时,这些都可能是重要的因素。

3.更高效地沟通

面对面的交流不光可以口头沟通。肢体语言、面部表情和语气都对理解对话的语境至关重要。虽然这些在线上会议中也能留意到,但有些细节很容易被错过,比如说话时些许的犹豫或有人想要发言的瞬间。

在谈论棘手的话题或反馈意见时,这一点尤为重要。能够立即发现和澄清误解,将使对话更高效。这还可以避免消息传达错误的风险。

4.减少分心

参与线上会议时,人们可能会收到其他电子邮件和通知,免不了分心。参会者难免忍不住要同时处理多项任务,导致自己错过重要的信息和对话。

Zippia 的数据显示,至少有 55% 的员工在开会时会同时做好几件事,比如做家务、上网浏览等。面对面会议则需要参会者集中注意力。如果亲临现场参会,就不太方便同时做好几件事情。这样一来,会议可以更高效,因为所有人都会专注于同一个目标。

5.增加参与度

在线上会议中,有些不需要发言的参会者可能会将麦克风静音并关闭摄像头。面对面的会议中就不存在这种情况,这样的氛围有利于让更多人参与到会议中并积极发言。

更多人参与意味着可以听到更多人的意见,从而更全面地了解问题,以便做出明智的决策。

6.设定清晰的目标

大多数会议会在结束时概括总结会后的跟进工作,但这个环节很容易被忽略。线下会议有利于就目标、里程碑和衡量成功的指标充分沟通。这样大家可以清楚地了解当前的情况及有关原因。

7.促进团队建设

面对面会议也是开展团队建设活动的好机会,有助于增强团队活力。团队聚餐或办公室参观等活动可以让团队成员更随意地互动,从而发现共同的兴趣爱好,并能更好地了解彼此。

8.进一步拓展人脉

面对面会议使非正式的人际沟通成为可能。会议前后,您有机会与他人交谈、分享各自的想法,这往往会对您很有帮助。谈话内容不必拘泥于设定好的会议议程,说不定您还能从对话中发现新的商机。

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如何充分利用会议

要通过面对面会议中获得更多成果,不妨参考以下推荐做法:

明确目标

每次会议都应该有一个目标。概述需要达成的具体目标、结果,或是需要解决的问题。这样做可以明确目标,也方便大家为会议献言献策。

选择时间

选择一个所有关键利益相关者都可以参会的日期、时间和地点。会议信息需要提早公布。如有必要,您可以调整会议安排,让参会者有时间做好准备。

规划会议议程

在面对面会议中,让每个人都了解最新情况可能会耗费大量宝贵的时间。建议您设置会议议程,清楚说明您希望在会议上达成哪些目标,并将议程分发给所有已确认的参会者。

评估交通状况

想一想参会者在路上和停车要花多少时间。如果您想更轻松地解决交通问题,帮助人们顺利抵达目的地,不妨考虑使用优步企业版。即便乘客没有智能手机也没关系,您可以在网页上轻松为他们安排行程。

鼓励大家事先做准备

建议参会者提前查看重要文件,想一想自己有哪些看法、问题或疑虑,以便在会上讨论。如果参会者能做好充分准备,您便可以直奔主题。

促进参与

会议开始后,营造一个友善的氛围,鼓励每个人都积极发表意见。留出时间让大家思考,充分发表不同观点,而不要急于进入下一项议程。这一点很重要,因为至少有 30% 的员工认为,会议推进得太快,他们没有机会表达自己的想法。

说明后续步骤

总结会议要点,并说明接下来要做什么。确定具体的后续行动、负责人和截止日期,让每个人都了解自己的职责。别忘了向参会者和无法参会的人发送会议要点记录。

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面对面会议的好处需要您亲自实践体会。想开个好头吗?您可以按需提供专车服务,方便客户和员工参加商务会面、大型会议,以及他们要去的其他目的地。

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简便快捷:担心自己会迟到吗?优步企业版可以帮助大家按时到达目的地,不必担心错过重要的客户会议或导致会议延误。

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