¿Qué es un modelo de lugar de trabajo híbrido?

Explora ejemplos, ventajas y desafíos de esta nueva forma de trabajar

Última actualización: 4 de enero de 2024

El trabajo híbrido no es solo una tendencia pasajera; llegó para quedarse. Según una encuesta de Zippia de 2022, casi tres cuartas partes de las empresas de EE. UU.(74%) usan o planean usar un modelo de trabajo híbrido permanente. La pregunta es: ¿cuál es la opción de horarios adecuada para tu organización? Hay varias opciones a considerar.

Este artículo explora los temas clave del trabajo híbrido, que incluyen:

¿Qué es un horario laboral híbrido?
Comparación de tres modelos de trabajo
Tipos de horarios de trabajo híbridos
Ventajas de un modelo de trabajo híbrido
Desafíos de los entornos de trabajo híbridos

Cómo comprender el modelo de trabajo híbrido

El modelo híbrido es una combinación de los dos estilos laborales más comunes: presencial y remoto. Con el trabajo híbrido, el personal no tiene la obligación de estar en la oficina todos los días laborales, pero tampoco trabajan de forma remota al 100%. El personal puede tener días fijos en la oficina o elegir libremente cuándo trabajar en ella y cuándo de forma remota.

Comparar tres modelos de trabajo

Analicemos más de cerca los 3 modelos de trabajo más comunes y las experiencias que crean para el personal.

Horario laboral en la oficina

El personal siempre trabaja desde la oficina a tiempo completo, excepto en las raras ocasiones en que las circunstancias imprevistas lo impiden.

Horario de trabajo remoto

Todo el personal trabaja desde casa o de forma remota desde diferentes ubicaciones en lugar de en una oficina física. Los miembros del equipo pueden verse en persona durante todo el año para eventos o reuniones.

Horario de trabajo híbrido

Este método combina los otros dos modelos. Algunos días, trabajarán desde casa y otros días seguirán una estructura específica en la oficina.

Si bien el trabajo híbrido no es nuevo, muchas empresas solo adoptaron esta tendencia en los últimos años. En 2017 y 2018, solo el 25% del personal trabajaba desde casa al menos de vez en cuando. Hoy en día, el 33% trabaja en un entorno híbrido.

Tipos de horarios de trabajo híbridos

Hay varias formas de implementar un modelo de lugar de trabajo híbrido. Revisa estas opciones para descubrir qué funcionará mejor para tu equipo.

Dividir el equipo

Este horario permite que un equipo tenga diferentes ubicaciones de trabajo permanentes, como algunos miembros del equipo que trabajan en la oficina y otros de forma remota. Los equipos enteros también pueden designar un día específico de la semana para que todos se reúnan en persona en la oficina.

Semana dividida (modelo 3:2)

El personal trabaja en la oficina durante tres días y dos días desde casa. Esta política permite que todas las personas estén en la oficina al mismo tiempo y aun así disfruten de algunas de las ventajas de trabajar desde casa.

Horario por turnos o escalonado

Este estricto horario basado en cohortes requiere que grupos pequeños de empleados entren a la oficina y se retiren en horas designadas. Estos horarios son más comunes en el trabajo por turnos, especialmente cuando una empresa puede estar operando a capacidad reducida, pero aún necesita tener algunos miembros del equipo en la oficina en todo momento.

Semana de trabajo, semana libre

El personal viene por una semana y se enfoca en las tareas que necesita completar de manera presencial. La semana siguiente, pueden trabajar de forma remota. Una variación de este horario laboral híbrido también puede permitir trabajar una semana en la oficina y luego varias semanas en casa.

Flexible (o a voluntad)

Los miembros del equipo siempre pueden elegir su entorno de trabajo, sus horas laborales o ambos. Mientras cumpla con sus mansiones, el personal es libre de elegir. Esta opción puede requerir que sistemas específicos funcionen sin problemas. Por ejemplo, los empleados pueden necesitar un proceso para reservar espacio en la oficina si tienen planes de venir.

Sincrónico versus asincrónico

La comunicación síncrona requiere contacto en tiempo real. Si bien el personal puede trabajar en diferentes ubicaciones, todos asistirán a las reuniones al mismo tiempo. Puede ser difícil encontrar un momento que funcione para todos si tu equipo está distribuido por todo el mundo, pero las plataformas en línea hacen que este método sea más accesible que nunca.

La comunicación asíncrona ocurre en el propio tiempo del personal y puede ocurrir desde cualquier lugar. Para conversaciones no urgentes, los canales asincrónicos como el correo electrónico o las apps de mensajería mantienen a tu equipo conectado y, al mismo tiempo, mantienen los horarios flexibles.

Ventajas de un modelo de trabajo híbrido

¿Tienes curiosidad por saber qué puede hacer la implementación de un modelo de trabajo híbrido por tu empresa y el personal? Estas son algunas de las ventajas que puedes esperar:

Reduce los costos operativos

Muchas personas piensan en cómo el trabajo híbrido afecta al personal, pero este no es el único que ve las ventajas de este modelo. Según el Informe de espacio de oficinas de 2023 de Robin, el 91% de los negocios usan un modelo híbrido para reducir el costo.

Reducir el espacio y el equipo de las oficinas permite a las organizaciones ahorrar dinero, y muchas empresas planean seguir ajustando sus gastos. El mismo informe muestra que el 69% de los líderes del lugar de trabajo planean reducir su espacio de oficina a la mitad o más el próximo año.

Aumenta la productividad

Cumplir con un horario estricto puede parecer la mejor manera de garantizar la productividad, pero las investigaciones muestran que no es el mejor enfoque. De hecho, el informe de trabajo híbrido de 2023, de McKinsey, demostró que el personal encuestado de todos los países mencionó el aumento de la productividad como una de las principales razones para trabajar en un modelo híbrido flexible.

Mejora la salud física y mental del personal

A medida que más personas cambian su mentalidad sobre cómo trabajan, se dan cuenta del impacto que puede tener pasar menos tiempo en la oficina.

Según la Encuesta de trabajo en Estados Unidos de 2023 de la Asociación Americana de Psicología, el 85% del personal híbrido informó que es más probable que esté satisfecho con su trabajo que aquellos que trabajan de forma presencial. En la misma encuesta, el 67% informó que tenía suficiente flexibilidad en un entorno híbrido para mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal que sus colegas.

Pero ser feliz en un entorno híbrido no depende únicamente de un horario flexible. Los empleadores también pueden implementar estrategias y beneficios complementarios que respalden el bienestar del personal en un entorno laboral híbrido.

Por ejemplo, las empresas pueden establecer los siguientes beneficios como parte de su modelo de trabajo híbrido:

Programas virtuales de bienestar: Ofrecer clases de acondicionamiento físico en línea o sesiones de meditación para ayudar al personal híbrido a mantener la salud física y mental.
Recursos de salud mental: Proporcionar servicios de terapia virtual y acceso a grupos y herramientas de soporte de salud mental.
Iniciativas para combatir el aislamiento y promover la conexión: Estrategias como ejercicios virtuales de formación de equipos o eventos sociales digitales ayudan a reducir los sentimientos de aislamiento entre el personal híbrido y fomentar un sentido de comunidad.
Programas de comidas dondequiera que se encuentren el personal: Ofrecer programas de comidas a través de Uber para Empresas ayuda a mejorar la experiencia laboral híbrida porque brinda al personal acceso a comidas saludables.

Reduce la rotación

La rotación es un problema importante para las empresas en todas las industrias y los altos niveles de rotación consumen tiempo y recursos. En promedio, las empresas ven una disminución del 12% en la rotación cuando dejan que su personal trabaje de forma remota al menos parte del tiempo. Esto es fundamental, ya que las organizaciones compiten entre sí para atraer al personal que desean tener en sus equipos.

Desafíos de los entornos de trabajo híbridos

Incluso con todos las ventajas de un horario de trabajo híbrido, pueden surgir desafíos. Considera cómo los administrarás antes de adoptar la estructura a largo plazo.

Mala comunicación

La flexibilidad laboral puede ser algo bueno, pero también tiene sus desventajas. Cuando no puedes solo entrar a la oficina de un colega, es importante saber cómo contactarlo. El personal también debe comprender cuáles son sus responsabilidades al usar el modelo híbrido de trabajo desde casa. De lo contrario, puede que haya problemas de comunicación y demoras.

Para evitarlo, invierte en herramientas de comunicación y colaboración para facilitar la conexión y el trabajo conjunto del personal, sin importar su ubicación.

Por ejemplo, decide qué herramientas de gestión de proyectos, relaciones con el cliente, videoconferencia y chat usarás en general. Luego, configura perfiles únicos para cada miembro del personal y brinda capacitación sobre cómo usar eficazmente las herramientas.

También puede que debas establecer procesos para que el personal en la oficina y el remoto se comuniquen en tiempo real. Esto asegurará que todos puedan colaborar y participar en las reuniones.

Desgaste de los miembros del equipo

En los días en que el personal trabaja desde casa, puede resultarles difícil saber cuándo desconectarse. Esto puede generar problemas con el exceso de trabajo y provocar que se agoten más rápido.

Para evitarlo, los líderes deben establecer políticas claras con respecto al horario laboral, para que el personal sepa cuándo empezar y terminar su jornada, incluso cuando trabajen desde casa.

Además, fomentar el uso de herramientas como recordatorios automáticos o mensajes de cierre al final del día refuerza los límites saludables en el trabajo. Estas prácticas ayudan al personal remoto a gestionar mejor su tiempo y a reducir el riesgo de agotamiento.

Moral baja

Según el Gettysburg College,

las personas pasan un tercio de su vida “en la oficina”, pero ¿qué sucede cuando no siempre están en el mismo lugar con sus colegas de trabajo?

El trabajo híbrido puede dificultar la creación de la cultura empresarial que deseas y aumentar la moral. Con un enfoque híbrido de trabajo desde casa, el personal puede experimentar desconexión y aislamiento. Esto significa que es crucial encontrar formas de crear conexiones entre el personal, al darle espacio y tiempo para fomentar relaciones interpersonales.

Para mejorar las conexiones y aumentar la moral, considera organizar pausas de café virtuales regulares donde el equipo pueda interactuar como lo haría en una oficina física. Además, puedes ofrecer talleres híbridos o sesiones de capacitación en equipo para promover el aprendizaje y la interacción del personal, sin importar su ubicación física.

Costos de TI y riesgos de ciberseguridad

La encuesta de Zippia muestra que el gasto de TI de las empresas aumentaron casi un 7% entre 2020 y 2021 a medida que se adaptaban a la nueva realidad de horarios remotos o híbridos.

Las organizaciones deben asegurarse de que su personal tenga herramientas y sistemas seguros, sin importar dónde trabajen. También deben prestar más atención a sus dispositivos de trabajo y a los riesgos de seguridad que representan una amenaza en los entornos laborales híbridos.

Para mejorar la seguridad, implementa la autenticación multifactor cuando el personal acceda a los datos y sistemas de la empresa. Además, puedes ofrecer sesiones de capacitación obligatorias sobre ciberseguridad para ayudar al personal a comprender las últimas amenazas de seguridad y las prácticas seguras. Por último, asegurarte de que todos los dispositivos y el software estén actualizados con los últimos parches de seguridad y actualizaciones del sistema ayudarán a protegerte contra las vulnerabilidades.

Lleva más felicidad a tu lugar de trabajo híbrido

Ya sea que pienses en adoptar un modelo de lugar de trabajo híbrido para reducir el costo, aumentar la productividad o mejorar la moral, una cosa es segura: hay una forma correcta y una forma incorrecta de hacer la transición.

La clave es mantener el bienestar del personal como el principio rector para orientar tus decisiones. Para que funcione, no solo ofrezcas un horario flexible. Ofrece un horario flexible con beneficios adicionales como soporte de salud mental, oportunidades planeadas para conectarte y programas de comidas.

¿Quieres motivar al personal con excelente comida, donde sea que trabaje? Crea un programa de comidas con Uber para Empresas y permite que reciba sus favoritos en su puerta. También puedes ofrecer cupones únicos para eventos y reuniones virtuales.

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