Företag

Intervju med en influencer: Simon Muir, inköpsexpert

14 september 2018 / Europa

Vi intervjuade inköpsexperten Simon Muir för att ta reda på vilka erfarenheter han har av hantering av tjänsteresor.

Simon Muir arbetar med upphandling och har tillbringat en stor del av sitt arbetsliv på olika bokförlag, senast Pearson plc. År 2015 anslöt han sig till den Londonbaserade internationella juristbyrån Ince & Co för att inrätta en upphandlingsfunktion och stödja ett bredare reformprogram för företaget.

Hantering av tjänsteresor har varit ett av hans ansvarsområden i alla hans roller. Han arbetar nu som inköpsexpert med ett tidsbundet kontrakt och bor i södra London.Han är stolt innehavare av ett säsongskort till Crystal Palace och ser Roy Hodgson som en förebild när det gäller ledarskap.

Upphandling och resehantering

1. Kan du berätta lite om din erfarenhet inom hantering av tjänsteresor?

Jag ansvarade för det globala reseprogrammet på ett stort, multinationellt förlag och nu senast upprättade jag ett globalt reseprogram som en del i ett nyetablerat inköpsprogram för en internationell juristbyrå. I den senare rollen ansvarade jag för att skapa en enhetlig global policy och ersätta lokala resebyråer med en enda resebyrå som hanterade policyn.

2. Kan du berätta om några av dina höjdpunkter?

Ofta är det de små sakerna som man minns bäst.Det kan vara en chefsassistent eller resebokare som glädjer sig över ett välimplementerat webbaserat bokningsverktyg som spar tid. Eller kanske en delägare som får den service hen behöver via resebyrån, när en klient kräver snabba förändringar i resplanerna.För att få denna typ av positiv feedback krävs ett väl fungerande samarbete mellan leverantörerna och kundorganisationen.

3. Vilka förändringar har du lagt märke till under din tid i branschen?

De upplevda riskerna och behovet av att ta hänsyn till resenärernas säkerhet har förändrats mycket under de senaste 20 åren med tanke på det globala säkerhetsläget. I dag måste företag ha mycket bättre koll på var deras medarbetare befinner sig.

4. Vilka var de centrala skillnaderna mellan kraven hos ett stort aktiebolag och en juristbyrå?

Många av utmaningarna var desamma, eftersom människans natur knappast varierar från bransch till bransch. I båda fallen måste man hela tiden informera resenärerna och få dem att förstå varför det är viktigt med ett välstrukturerat reseprogram.Den viktigaste skillnaden är den att i den juridiska världen är resenärernas tid, bokstavligen, pengar. Därför lägger man ofta större betoning på behovet av smidig service med minimal insats av resenären. I ett aktiebolag finns däremot en större acceptans för att resenärerna tar kontroll över många aspekter av sina egna bokningar i stället för att betala avgifter för att resebyrån ska sköta allt.

5. Hur kan man bäst kommunicera och säkerställa att resenärerna lyssnar?

I ett aktiebolag med tiotusentals anställda över hela världen måste man använda digital masskommunikation – vanligen i form av ett mejl som följs upp av en webbenkät. Det var inte en särskilt personlig process. I ett medelstort företag kan man däremot välja en personligare strategi och till och med prata direkt med centrala personer. Det gör det enklare att få till stånd en förändring.

6. Hur har du sett tekniken påverka de reseprogram du jobbat med – några specifika appar eller verktyg?

Tekniken har naturligtvis påverkat branschen enormt mycket.Jag skulle i synnerhet vilja lyfta fram två områden:

  • Lägre trösklar för att ta sig in ger nystartade företag möjlighet att utmana den konventionella servicemodellen, som baserar sig på resebyråer och globala distributionssystem.
  • Prissättning enligt efterfrågan och kommersialiseringen av flyg- och hotelltjänster.

Dessa faktorer kommer att fortsätta utmana de stora aktörerna i branschen då de försöker hålla fast vid sina vinstmarginaler och marknadsandelar.

7. Du har tidigare talat om att locka resenärerna till efterlevnad.Kan du berätta mer om det här och om de utmaningar du har upplevt i fråga om efterlevnad av policyer?

Efterlevnad kommer alltid att vara en utmaning – det ligger i reseprogrammens natur.Jag anser att en simpel ”följ reglerna, annars…”-inställning inte fungerar i en modern, flexibel företagskultur.Den reseansvariga måste samarbeta med resebyrån och andra leverantörer för att ”locka” resenärerna till efterlevnad med en policy och teknik som implementerats på rätt sätt.

  • Policy: Ingen orkar läsa ett 10-sidigt epos med alla detaljer om utgiftsgränserna för frukost i Rumänien.Den måste vara kort och koncist.
  • Teknik: Denna måste vara så lik en köpupplevelse på Amazon som möjligt och uppmuntra till användning utan krångliga byråkratiska processer såsom att behöva ansöka om ersättning efter resan.
  • Implementering: Utbilda, kommunicera och uppmuntra till användning genom att fokusera på fördelarna.

8. Hur har Uber for Business hjälpt dig att göra hanteringen av tjänsteresor till en bättre upplevelse?

Implementeringen av Uber är ett perfekt exempel på hur man kan locka till efterlevnad.Policyn begränsades till två ord: ”skälig användning” Det faktum att användarna kunde använda en app som de i många fall redan hade på sina telefoner innebar att tekniken inte kändes påtvingad.Även om det nya systemet marknadsfördes genom konventionell kommunikation spred sig ordet som mest effektivt genom djungeltelegrafen.

“Uber for Business gör den ökänt svårhanterliga utgiftshanteringen både enkel och effektiv.

Simon Muir, inköpsexpert

9. Om du blickar framåt, vilka teman tror du kommer att finnas högst upp på agendan för dem som arbetar med resehantering inom företag?

Säkerhetsfrågorna och omsorgsplikten försvinner inte. Men spänningarna mellan den konventionella modellen med globala distributionssystem och resebyråer och utmaningarna från nykomlingar på marknaden och alternativa modeller för tjänster som möjliggörs av ny teknik kommer bara att öka.Vi behöver också hålla koll på datasäkerheten efter GDPR.

10. Är det något särskilt som du vill se utvecklas ytterligare?

Ja, men den mest intressanta utvecklingen är den som man inte kan förutse, så jag får återkomma om det!


Uber for Business ger företag möjlighet att hantera förmånliga resor för medarbetare och gäster via en central kontrollpanel som håller koll på alla Uber-resor och priser. Till funktionerna hör kontohantering för att ge medarbetare åtkomst samt för att övervaka resor, funktioner för enkel utgiftshantering och anteckningar, anpassade resepolicyer och anpassningsbara reserapporter. Läs mer och registrera dig här.