Företag

Fyra frågor att ställa till medarbetare som reser ofta

6 augusti 2018 / Global

Att göra en undersökning bland resenärerna bör vara det första steget mot att skapa en bättre resepolicy, oavsett om du skriver ett utkast till företagets första resepolicy eller uppdaterar nuvarande riktlinjer.

Med undersökningar formaliseras och automatiseras insamlingen av feedback – ett enkelt sätt att engagera resenärerna i processen tidigt och ofta.


Styrkan i riktig feedback

Som den som ansvarar för företagets resande är ett av dina mål att göra resenärerna nöjdare, inte bara att hantera rese- och utgiftsbudgeten. Hur kan du bäst mäta hur nöjda resenärerna är? Att be om feedback är inte samma sak som att jobba med siffror i ett kalkylblad – det handlar om att vända dig till resenärerna och få dem att verkligen delta i samtalet.

En undersökning bland medarbetarna är ett av de snabbaste, effektivaste och mest organiserade sätten att samla in den typ av äkta, ärlig feedback som krävs för att förbättra programmet. Deras praktiska erfarenhet av att använda resepolicyn visar snabbt om det som ser bra ut på papper även fungerar i praktiken. Dessutom kan du välja att samla in anonym feedback för en helt ofiltrerad bild av resepolicyns framgångar och fallgropar.

Undersökningar är extra viktiga för växande företag som utformar sina rese- och utgiftspolicyer. Mindre och nyare företag har inte samma inrotade infrastruktur som större bolag. Att göra en undersökning bland medarbetarna på ett växande företag ger en unik möjlighet att från början ta fram en policy som verkligen avspeglar resenärernas önskemål.

Olika företag kommer att ta med olika frågor i undersökningen beroende på företagets mål, men de fyra vi har sammanställt här kan leda dig i rätt riktning.


1: Hur skulle du bedöma vårt rese- och utgiftsprogram?

Är resenärerna mycket nöjda, mycket missnöjda eller någonstans i mitten? Denna grundläggande fråga kan verka lite för enkel, men det finns en orsak till att den utgör baslinjen i nästan alla undersökningar – den ger ett riktvärde för övergripande nöjdhet som du snabbt kan se. Detta mått är även enkelt att spåra. Om värdet ökar andra gången du gör undersökningen är det ett tecken på att reseprogrammet fungerar, och om det minskar är det dags att titta närmare på vad som fungerar och inte fungerar för ditt företag.

Så ställer du frågan: Använd en enkel skala från 1 till 10, där 1 är sämst och 10 är bäst. Om genomsnittet ligger över 8 vet du att reseprogrammet är på rätt spår. Tveka inte att fråga ofta. Samla in feedback efter varje resa eller en gång i månaden, beroende på vilka som reser och hur ofta de reser.

I vissa undersökningsverktyg kan du även lägga till ett ”varför” om ett svar ligger under ett visst tröskelvärde – en ovärderlig funktion för att samla in mer kvalitativ feedback.

2: Hur väl känner du till företagets resepolicy?

Resenärerna känner inte till företagets resepolicy utan och innan på samma sätt som du. Du kommer långt med att mäta hur mycket resenärerna känner till när du informerar om riktlinjerna i resepolicyn, som är avgörande för att hanteringen av ersättning för resor och utgifter. När allt kommer omkring vill resenärerna inte få reda på efter resan att de har spenderat för mycket eller inte har rätt till ersättning.

Så ställer du frågan: Fråga hur mycket resenärerna vet – eller tror att de vet. Använd undersökningen för att be resenärerna att bedöma sin egen kunskapsnivå på en glidande skala eller välja bland flera alternativ, till exempel ”Jag vet mycket lite om policyn” eller ”Jag känner till policyn och reglerna mycket väl”. Om undersökningens resultat visar att de flesta resenärerna inte känner till programdetaljerna bör du fundera på olika sätt att göra riktlinjerna mer lättillgängliga, till exempel vanliga frågor som är lätta att hitta.

3: Vilka appar eller tjänster önskar du att du kunde använda vid resor?

I och med att den appdrivna vågen av förändring påverkar resandets alla aspekter är det ingen överraskning att medarbetare som reser ofta vill ha samma valmöjligheter vid tjänsteresor som de har på fritiden, från alternativa erbjudanden för boende och transport till reseplaneringsappar med mera. Att inte tillgodose dessa önskemål om och när det finns möjliga alternativ för företaget hindrar inte användningen av dem – det kan istället resultera i att användningen utanför policyn och problemen kring resor och utgifter bara ökar.

Det bästa är att medarbetarna redan känner till plattformen och inte behöver komma ihåg något nytt användarnamn och lösenord.

Så ställer du frågan: Ange inte bara en lista med de vanligaste apparna. Ge resenärerna utrymme att skriva egna svar. Du kanske upptäcker några praktiska populära appar eller kanske du bestämmer dig för att lägga till några gamla favoriter i resepolicyn.

4: Om du kunde ändra på en enda sak med reseprogrammet, vad skulle det vara? Varför?

När du utformar eller finjusterar resepolicyn kan det finnas saker som du inte har tänkt på. Att göra en undersökning bland resenärerna är det perfekta sättet att upptäcka sådana blinda fläckar i ditt eget program.

Så ställer du frågan: Lämna den öppen, med fokus på ”varför”. Det tomma utrymmet tillåter resenärerna att svara fritt och ta upp sådant som de inte haft möjlighet att uttrycka i undersökningen. Uppmuntra resenärerna att skriva sitt svar så effektivt som möjligt: I punktform, korta anteckningar eller ett helt stycke. Försäkra dessutom undersökningsdeltagarna om att deras svar är anonyma, eller erbjud ett alternativ för anonyma svar, för att uppmuntra till uppriktig feedback.


Sammanfattning

De bästa reseprogrammen minimerar stressen för resenärer och maximerar enkelheten för slutanvändare. Genom att skapa en stark feedbackslinga med resenärerna med hjälp av regelbundna undersökningar kan du hålla dig informerad om deras behov och bidra till att de blir nöjdare, vilket i sin tur kan minska utgifter utanför policyn.

En bred undersökning som omfattar nöjdhet i breda drag och ger dig möjlighet att samla in specifik feedback utgör en fantastisk kunskapsbas och tar dig ett steg närmare den perfekta policyn där resenären prioriteras.