Företag

Den perfekta säkerhetsplanen för varje tjänsteresa

5 februari 2018 / Global

När du eller dina medarbetare reser i tjänsten kan själva resan kännas som det minsta problemet. Det finns potentiella kunder att imponera på, presentationer att finslipa, relationer att bygga och affärer att avsluta. Men om resan går i stöpet blir det ingenting av allt detta.

Genom att tillämpa en säkerhetsplan för varje resa och se till att alla dina resenärer lär sig och följer några grundläggande rutiner kan du bidra till att förebygga otrevliga överraskningar och se till att var och en kan fokusera på affärerna.

Gör de här vanorna till en del av säkerhetsplanen för att skydda dig själv, personalen och företagets intressen under tjänsteresor.

Fastslå en plan innan du åker

Så fort flygbiljetterna är bokade är det dags att börja planera all marktransport som krävs under resan. Ägna några minuter åt att tänka igenom hur du ska komma till flygplatsen, från flygplatsen till hotellet och tillbaka igen. Schemalägg resan till flygplatsen dagen innan du åker så att du inte behöver ordna med det på avresedagen.

Ännu viktigare är att kolla upp vilka transportalternativ som är tillgängliga efter att du landat. Det är särskilt viktigt att ordna detta i förväg om du ska till en ny stad eller ett nytt land. Finns det shuttlebussar till hotellet? Finns det taxibilar på flygplatsen? Om en samåkningsapp som Uber är tillgänglig kan du beställa din resa när du har hämtat dina väskor i bagageutlämningen.

Använd betrodda transporttjänster

På alla flygplatser finns olika transportalternativ såsomshuttlebussar, taxibilar, bussar och tåg. I vissa städer kan man i flygplatsernas utkanter hitta frestande billiga och synbart praktiska transportalternativ såsom svarttaxibilar, samåkningsbussar och limousiner som för tillfället inte är i tjänst. Även om det kanske skulle kännas häftigt att glida fram till hotellet i en limousine ska man inte falla för frestelsen att anlita skumma transporter.

Det finns inga garantier för hur tryggt det är, hur mycket det kommer att kosta eller om man ens kan få ersättning för utgifterna efteråt. Och även om det förmodligen fungerar helt okej med kollektivtrafik kan den sista kilometern till hotellet bli ganska jobbig. Att använda en betrodd resebeställningsapp med gott rykte och internationell närvaro är det bästa sättet att se till att man kommer fram tryggt och i tid.

Kolla upp din destination

Om du ska på en konferens i London där du redan har varit hundra gånger tidigare, är det bara att stiga ombord på planet och koppla av. Men om du ska resa till en stad eller ett land där du aldrig har varit tidigare kan lite efterforskningar i förväg göra din resa mycket smidigare.

Kolla upp restauranger nära hotellet, lär dig lite om de lokala sedvänjorna och sätt dig in i nyanserna i det lokala sättet att göra affärer. I synnerhet vid resor utomlands förpliktar omsorgsplikten dig att bedöma de potentiella riskerna med resan och se till att medarbetarna är medvetna om problem som terrorism och social oro. Förhållanden kan förändras snabbt, så om det finns några som helst tvivel gällande säkerheten eller stabiliteten på en destination ska du kolla igen precis före avresan.

Se till att din telefon är redo för resan

Om din telefon har betett sig märkligt, har sprucken skärm eller laddas ur snabbt ska du skaffa en ny innan du reser. Det är inget vidare att bli strandsatt eller bli försenad till ett möte för att din telefon bestämmer sig för att lägga av när du landat i München. Och om ditt företag använder multifaktorautentisering eller SMS-koder för inloggningar kan en död telefon vara en katastrof.

Om telefonen är i god form bör du se till att den förblir på det viset. Använd ett bra fodral och skärmskydd för att skydda telefonen ifall du tappar den. En internationell strömadapter är bra att ha med sig, men en bra (och fulladdad) powerbank och en extra sladd säkerställer att du kan ladda telefonen oavsett var du befinner dig.

I en enkät i samband med Business Travel Show 2017 uppgav 46 procent av företagen att incidenter kopplade till hälsa och säkerhet vid resor påverkade affärsverksamhetens kontinuitet år 2016.

Använd appar med platsdelning

Särskilt om du reser på egen hand eller till nya länder är det viktigt att använda appar som ger kollegor och familjemedlemmar möjlighet att se var du är. Om det värsta händer (eller om du bara går vilse en aning) är det till stor hjälp om det är lätt att hitta dig. Genom att dela din plats via appar som Uber kan du också underlätta samordningen med andra resenärer.

När du beställer en resa med Uber-appen kan du enkelt dela din plats med dina kollegor så att de vet vart du är på väg och när du kommer fram. Det här är särskilt praktiskt när du inte känner till omgivningen så väl. Reseansvariga uppskattar de förbättrade funktionerna med Uber for Business, som genom integrationen med International SOS ger ditt företag tillgång till viktig plats- och säkerhetsinformation för att kunna vidta åtgärder i kritiska situationer.

Skydda dina data när du reser

När du reser bör skyddet av dina egna personuppgifter, företagets intellektuella egendom och kundernas privata information alltid ha högsta prioritet. När du är på resa är risken för att enheter tappas bort eller hackas mångdubbelt större. Gör så här för att skydda dina data när du reser:

Skydda alla enheter med en PIN-kod eller ett biometriskt lås

Telefoner, bärbara datorer, surfplattor och andra enheter ska alltid vara låsta med en PIN-kod, ett lösenord eller ett biometriskt lås. Logga alltid ut när du har jobbat klart.

Använd inte USB-minnen

Enligt Infosecurity Magazine har 87 procent av alla tillfrågade anställda tappat bort ett USB-minne utan att meddela företaget. Molntjänster (helst sådana som tillhandahålls av arbetsgivaren) är mycket säkrare och kan inte tappas bort.

Använd aldrig offentliga trådlösa nätverk

Offentliga trådlösa nätverk kan inte skydda din webbaktivitet och dina data så som nätverket på kontoret kan – det är som att jobba med ett topphemligt projekt i ett rum med glasväggar. Använd din telefon som en wifi-hotspot eller be din arbetsgivare om en bärbar hotspot.

Ta hand om din hälsa

Om du reser utomlands ska du se till att du har alla nödvändiga vaccinationer och att du är tillräckligt frisk för att resa. Kontrollera om sjukförsäkringen gäller på destinationen och att alla medarbetare omfattas av en lämplig reseförsäkring. Se även till att alla vet hur de kan få tillgång till brådskande sjukvård under resan. Alla resenärer bör bära med sig ett kort med företagets kontaktuppgifter och nödnummer så att de snabbt kan få hjälp i en eventuell nödsituation.

Skydda din legitimation

Om du tappar bort din legitimation kan det plötsligt bli besvärligt att komma hem. Ha alltid med dig pass och legitimation och ha extra ID-handlingar i bagaget. Som ett sistahandsalternativ kan du också skanna dina ID-handlingar och ladda upp dem i en molntjänst.

Sammanfattning

Även om det är omöjligt att förhindra alla incidenter kopplade till hälsa och säkerhet vid resor, är det ändå bra att ha en reseplan för företaget. Genom att göra dessa säkerhetsrutiner vid affärsresor till en del av resepolicyn kan du hjälpa resenärerna att undvika vanliga fallgropar och bättre skydda företagets intressen.


Uber for Business förenklar planeringen av arbetsresor och erbjuder ett tillförlitligt sätt att ta sig till nästa möte i fler än 60 länder. Tjänsten erbjuder enkel utgiftshantering, kontroll över varje resa och mycket mer. Registrera dig idag.