Företag

13 sätt att förbättra utgiftsrapporterna varje månad

11 april 2018 / Global

Utgiftsrapporter – så viktiga för rese- och utgiftsansvariga, men oftast ett irritationsmoment för medarbetarna.

Att hitta alla kvitton och kategorisera utgifterna kan vara jobbigt och tidskrävande för medarbetarna, men rapporterna är ett oersättligt verktyg för dem som ska hålla koll på utgifterna och se till att de inte är för stora samt utarbeta framtida budgetar.

Att hitta alla kvitton och kategorisera utgifterna kan vara jobbigt och tidskrävande för medarbetarna, men rapporterna är ett oersättligt verktyg för dem som ska hålla koll på utgifterna och se till att de inte är för stora samt utarbeta framtida budgetar.

Med dessa mål i åtanke har vi identifierat 13 saker som kan hjälpa dig att skapa en smidig upplevelse för dina medarbetare och för din egen avdelning.

13 sätt att förenkla utgiftsrapporterna varje månad

En smidigare process för utgiftsrapportering ger dina resenärer sinnesro före, under och efter en resa. Här följer vi resenärens resa och identifierar vanliga smärtpunkter i rese- och utgiftshanteringen.

1. Använd appar för att hålla koll på utgifterna i farten

Om du redan samarbetar med en leverantör av rese- och utgiftshanteringstjänster har du sannolikt redan tillgång till en mobilapp för spårning av utgifter. Men om du inte har det behöver du inte oroa dig. Det finns många kostnadsfria och avgiftsbelagda appar som hjälper dina medarbetare att hålla koll på sina utgifter i farten. På så sätt tar utgiftsrapporteringen efter resan inte lika lång tid.

2. Kasta kalkylarket

Många företag övergår till molnbaserade program för utgiftsrapportering, och av en god anledning – de slipper de klumpiga kalkylarken som medarbetarna avskyr. Denna enorma fördel för medarbetarna är också till hjälp för administratörerna, som i stället för att bläddra mellan flera kalkylark kan se och organisera alla utgifter via en enda plattform.

3. Låt medarbetarna bli pappersfria

Om du kan göra dig av med kalkylarket kan du säkert också ta tag i berget av kvitton. Låt medarbetarna ta ett foto av varje kvitto, bifoga det och sedan slänga papperskvittot. Du får den information du behöver och de behöver inte längre fylla plånboken med kvitton.

4. Utforska företagsprofiler som ett alternativ i populära appar

Ge medarbetarna möjlighet att använda samma appar på jobbet som på fritiden och beställa resor eller mat med bara ett par tryck på skärmen. I stället för medarbetarna ska behöva bokföra och redovisa sina resor separat eller skapa separata konton kan du föreslå att de skapar en separat företagsprofil i sina vanliga konton. Med Uber kan medarbetarna exempelvis skapa en företagsprofil med en separat betalningsmetod som inte är kopplad till deras personliga Uber-resor, och kvitton vidarebefordras automatiskt till deras företagsmejl.

5. Överväg en chattrobot eller ett snabbt e-postalternativ för frågor

Skapa enkla kommunikationskanaler så att medarbetarna inte behöver gissa sig till utgiftsgränserna eller vilka utgifter som är godkända. Ett snabbt e-postalternativ ger dem möjlighet att snabbt ställa frågor när de undrar över något. För ännu snabbare svar kan du introducera en chattrobot eller ett textbaserat system så att medarbetarna kan få klarhet direkt.

6. Gör dig av med kvitton i den mån det är möjligt

Många appar har olika företagsvänliga verktyg som möjliggör en smidigare utgiftsspårningsprocess. Ett företag som använder Uber for Business kan till exempel vidarebefordra kvitton automatiskt till en extern utgiftshanterare eller skippa kvittona helt och hållet genom att spåra medarbetarnas resor via en centraliserad kontrollpanel. Dessa utgifter kan även begränsas enligt belopp, utgiftskod, tid på dagen, plats eller fordonstyp. Resultatet? Dina medarbetare behöver inte bry sig om kvittot alls!

7. Sammanställ vanliga frågor om utgiftshantering för medarbetarna

Sammanställ de vanligaste frågorna om utgiftsrapportering, till exempel frågor om godkända utgifter och utgiftsgränser, på ett och samma ställe. Kom ihåg att ta med sådant som ofta utelämnas eller rapporteras felaktigt i de månatliga utgiftsrapporterna.

8. Se till att dessa vanliga frågor är lätta att hitta!

Dina vanliga frågor är inte till någon nytta om medarbetarna inte kan hitta dem när det behövs. Skapa en lättillgänglig digital version på företagets intranät eller wiki. Kanske kan du också göra laminerade kort i plånboksformat så att medarbetarna snabbt kan kolla om vanliga utgifter såsom dricks eller resor räknas som godkända utgifter.

9. Se över utgiftsgränserna regelbundet

Varierar utgiftsgränserna enligt plats, tillfälle eller årstid? Vet medarbetarna ens hur mycket pengar de får spendera? Ibland kan det hända att medarbetare av misstag spenderar för mycket eftersom de reste genom ett dyrare område eller trodde att utgiftsgränsen var högre. Genom att anpassa utgiftsgränserna enligt plats och tillfälle och se till att gränserna är kristallklara för alla minskar du arbetsbördan när resenären är tillbaka på kontoret och den slutliga resefakturan ska tas om hand.

10. Erbjud ”besökstider” för bättre informerade resenärer

Avsätt en tid varje vecka när medarbetarna kan komma till dig för att ställa frågor angående resor. Om ditt team är mera spritt kan du överväga att erbjuda flera tider under dagen då alla medarbetare kan komma och prata med din avdelning.

11. Bygg upp möjligheter att samla in feedback på ditt reseprogram

Det bästa sättet att förenkla utgiftsrapporteringen är att be om feedback från användarna, det vill säga medarbetarna. Skicka ut en enkät varje gång någon kommer tillbaka från en tjänsteresa eller ett evenemang. Fråga om det var enkelt att hålla koll på utgifterna, hur utgiftsgränsen fungerade i praktiken och hur lätt eller svårt det var att rapportera utgifterna. Insamlingen av feedback bör inte heller sluta här. Ordna till exempel en lunch varje månad för att ta del av medarbetarnas synpunkter.

12. Tillämpa dina insikter

Ännu viktigare än att samla in feedback är att göra förändringar utifrån lärdomarna. Om de flesta medarbetare avskyr ett visst steg i utgiftsrapporteringen, använd feedbacken för att hitta möjligheter till förbättring. Kom ihåg att utgiftsrapporteringen inte kommer att försvinna – ditt jobb är därför att se till att den fungerar så smidigt som möjligt.

13. Informera om de förändringar som görs i utgiftsrapporteringen

Organiserad implementering och information gör att rese- och utgiftsavdelningen blir mer synlig – inte bara stället där man lämnar in sina kvitton. Synliga och tydliga tillkännagivanden demonstrerar dessutom betydelsen av förändringarna: medarbetarna ser att du har lyssnat på deras idéer, och ledningen vet att du jobbar oförtröttligt för att hålla koll på deras bankkonton.

Sammanfattning

Som ansvarig för tjänsteresor och utgiftshantering vet du hur värdefulla korrekta utgiftsrapporter kan vara. Därför bör du jobba för att implementera en strategi som grundar sig på enkelhet.

En handfull tydliga steg som förenklar den mångfasetterade processen och en liten dos innovation räcker långt för att skapa ett stressfritt system. Du kanske inte får medarbetarna att älska utgiftsrapporter, men du kan absolut göra deras liv – och ditt jobb – lättare.