Företag

De fem bästa tipsen för efterlevnad och sänkta kostnader

27 juli 2018 / Europa

Kostnadsbesparingar och efterlevnad av resepolicyn är två heta ämnen för alla reseansvariga. I den här artikeln delar vi med oss av de fem bästa tipsen för ditt reseprogram.

Hur kan policyn uppmuntra till efterlevnad? Hur kan tekniken användas för att minska resekostnaderna? Vi deltog i ITM Compliance and Cost Saving-toppmötet i London med en grupp utvalda reseansvariga och leverantörer, där dessa frågor diskuterades ingående. Mötet gav inspiration till det här blogginlägget, där vi lyfter fram fem tips för att främja efterlevnad och minska kostnaderna i ditt reseprogram.

Tips 1: Skapa en enkel policy som är lätt att följa

Policyefterlevnad är inget nytt tema, men spelets regler förändras kontinuerligt. Förr tyckte många resenärer att det var svårt att jämföra och hitta de förmånligaste priserna utanför företagets bokningsverktyg. Numera är det hur enkelt som helst och resenärer kan boka resor med bara några klick.

Med tanke på detta måste företagens resepolicyer göras så enkla som möjligt för att uppmuntra medarbetarna att ta till sig och följa policyn. Annars kan de frestas att boka utanför företagets policy.

Åtgärd: Försök eliminera all tvetydighet i din policy och testa dess tydlighet genom att kontrollera om den kan tillämpas i ett bokningsverktyg på nätet.

Tips 2: Integrera teknik för att skapa ett smartare reseprogram

Tekniken har fortfarande en central roll i att uppmuntra till efterlevnad och bidra till kostnadsbesparingar. Befintliga leverantörer och nystartade företag utvecklar hela tiden nya lösningar med målet att optimera bokningsprocesserna.

Många av dessa lösningar använder avancerade analysverktyg som kan dra slutsatser från data på ett sätt som aldrig tidigare varit möjligt. Och även om vi inte ännu sett AI-teknikens fulla potential har det redan utvecklats AI-robotar i syfte att förbättra policyefterlevnaden. Det handlar inte om att integrera alla tänkbara former av ny teknik, utan om att hitta de lösningar som fungerar för ditt program.

Åtgärd: Träffa företag under branschevenemang, begär demonstrationer och tillämpa de lösningar som passar in och gör ditt program smartare.

Tips 3: Låt inte marktransporterna bli ett svart hål i utgiftshanteringen

Utgifter för marktransporter kan ofta vara svåra att hålla koll på, eftersom anställda använder olika företag beroende på var de är och många företag fortfarande erbjuder papperskvitton.

Plattformar som Uber for Business löser detta problem genom att erbjuda en enda leverantör och ett automatiskt system för utgiftshantering. På så sätt behöver resenärerna inte utföra manuella steg för att begära ersättning för utlägg och det blir lättare för dem att fatta beslut som överensstämmer med policyn.

Åtgärd: Gå igenom de verktyg som företaget har tillgång till och tillämpa en lösning för marktransporter som ger mer transparens i utgifterna.

Tips 4: Lyssna på dina resenärer

Känner du verkligen de resenärer som omfattas av ditt reseprogram? Hur ofta reser de? Vilka är deras preferenser? Vilka reseappar använder de utanför jobbet? Att hitta svaren på dessa och andra frågor är avgörande för att kunna skapa en policy som uppmuntrar till efterlevnad. Resenärerna kan i de flesta fall grupperas i profiler med olika preferenser, och att förstå dessa olika grupper är nyckeln till ett bra skräddarsytt program för tjänsteresor.

Så lär känna dina resenärer och kartlägg deras preferenser. Ordna öppna möten där resenärer har möjlighet att ställa frågor om och kommentera det nuvarande reseprogrammet.

Åtgärd: Inför en återkommande feedbackprocess för att säkerställa att ditt program förblir relevant för resenärerna.

Tips 5: Se till att reseprogrammet är i linje med företagets kultur

Det är viktigt att tänka igenom vilken sorts företagskultur reseprogrammet ska passa för. Som vi alla vet kan företagskulturer variera väldigt mycket. Har ditt företag en hierarkisk eller platt företagskultur? Progressiv eller etablerad? Nivån av efterlevnad bland personalen beror i hög grad på svaren på denna typ av frågor.

Att anställda i högre ställning får resa i första klass godtas mer sannolikt i en hierarkisk kultur än i en platt organisation. Autonomi och flexibilitet uppskattas i mer progressiva kulturer, medan etablerade företagskulturer kan föredra tydliga regler.

Åtgärd: Fundera över de kulturella nyanserna inom ditt företag och se till att reseprogrammet överensstämmer med dem för att maximera efterlevnaden.


Uber for Business ger företag möjlighet att hantera förmånliga resor för medarbetare och gäster via en central kontrollpanel som håller koll på alla Uber-resor och priser.

Till funktionerna hör:

  • kontohantering för att ge anställda åtkomst och övervaka reseaktivitet 
  • enkel utgiftshantering med utgiftskoder, taggar och anteckningar
  • anpassningsbara policyer för resor 
  • anpassningsbara reserapporter med alla uppgifter som du behöver ha koll på för alla resor som görs med företagets Uber for Business-konto.

Läs mer här.