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Como abordar prolongamentos de viagens de trabalho na sua política de viagens

20 de dezembro de 2018 / Europa

Os viajantes pedem-lhe para prolongar as viagens de trabalho para poderem descansar e relaxar um pouco? A sua política de viagens está preparada para se adaptar a este pedido dos viajantes modernos?

Os prolongamentos de viagens de trabalho estão a tornar-se cada vez mais comuns no ambiente profissional, com mais de 2,2 milhões de viagens deste género (1) feitas entre 2016 e 2017. Referidas como bleisure, este tipo de viagens até pode ser a forma preferida pelos viajantes de tirarem alguns dias de descanso, pois há cada vez menos funcionários a aproveitarem por completo todo o seu tempo pessoal.(2) Esta tendência proporciona aos viajantes a oportunidade de encaixarem algum tempo de inatividade antes de regressarem ao escritório, sem colocar em risco prazos urgentes. Nesta publicação, vamos explorar o porquê de ser tão importante para os gestores de viagens formalizarem políticas relativas ao bleisure, de forma a manterem procedimentos de viagem sem atritos e fáceis de seguir. Não abordar o bleisure pode levar a desvios da sua política, afetando os reembolsos, as reservas e muito mais.

Afirmar o seu compromisso para com os viajantes que pedem tempo de bleisure

Os prolongamentos de viagens de trabalho abrem um mundo de possibilidades para os viajantes, mas também podem criar problemas de responsabilidade para as empresas e confusão para os funcionários. Ao pesar o papel do bleisure na sua política de viagens, é importante reafirmar o seu papel enquanto recurso para viajantes que querem tirar partido de algum tempo livre. Quando avaliar a sua política de viagens em relação ao bleisure, tenha em consideração estes três pontos sensíveis:

  1. Clarifique a diferença entre viagens empresariais e pessoais. Sem uma política de bleisure formal implementada, os viajantes podem esquecer-se de separar, ou até mesmo tentar e incluir, despesas pessoais, como uma estadia prolongada num hotel, quando enviam os pedidos de reembolso. Diretrizes definitivas ajudam os viajantes a estabelecerem a distinção entre os dois tipos de viagem.
  2. Determine quando é que os gestores de viagens continuam a ter uma palavra a dizer. Apesar de o viajante estar tecnicamente em período de descanso quando tira tempo para bleisure, o objetivo principal da viagem continua a estar relacionado com trabalho. Um viajante deve continuar a contactar o gestor de viagens enquanto está em tempo de bleisure? Se sim, quando? Alguns gestores de viagens, por exemplo, poderão querer ser informados de imediato das alterações no itinerário. Definir estes parâmetros ajuda a solidificar o papel do gestor de viagens enquanto recurso, sem sobrecarregar os viajantes durante o seu tempo de inatividade.
  3. Garanta a conformidade. Mais importante ainda, um viajante feliz é um viajante cumpridor! Ao abrir espaço para o bleisure na política, demonstra que prestou atenção aos viajantes e que teve em consideração os respetivos pedidos ao responder às necessidades e desejos que estes têm.

Três perguntas que vão ajudar a traçar uma linha que nunca se irá esbater

Os prolongamentos de viagens de trabalho devem ter o mínimo de atritos possível para si e para os viajantes. Ao preparar os viajantes com diretrizes claras e guias passo a passo, irá evitar conversas difíceis e desilusões quando estes regressarem das respetivas viagens. Tenha em consideração estas três perguntas quando incorporar o bleisure na sua política de viagens:

  • O bleisure é sempre permitido? A sua empresa pode escolher limitar os prolongamentos de viagens de trabalho a fins de semana ou feriados oficiais. Defina quando é que os prolongamentos de viagens de trabalho são permitidos, mesmo que a resposta seja “sempre”.
  • É necessária uma provação prévia? Defina a pessoa a ser notificada e como a notificar. Pode ser através de um e-mail ou de uma nota num programa de gestão de despesas, como o Concur.
  • Como é que os viajantes devem organizar as respetivas despesas? Considere introduzir ferramentas para os viajantes, como a aplicação Uber para Empresas, que ajudam a separar as despesas relacionadas com trabalho das despesas pessoais.

Enquanto gestor de viagens, não vai querer ter uma estadia num hotel ou uma viagem de lazer faturada à sua empresa por engano. Para que esteja sempre um passo à frente, sugerimos que torne a sua política de viagens de fácil acesso através de cópias online e offline, prepare um conjunto de perguntas frequentes e disponibilize um horário para responder a dúvidas.

A abordagem da sua empresa em relação às viagens é redefinida quando trabalho e lazer colidem. Este novo fenómeno do bleisure veio para ficar e tem de ser abordado de forma correta, mesmo pelos gestores de viagens que não estão familiarizados com ele. As orientações para políticas de viagens do Uber para Empresas são uma ótima forma de compreender esta nova realidade dos viajantes.

Não abordar o bleisure de forma adequada na sua política poderá gerar confusão junto dos viajantes, incluindo viagens não aprovadas, relatórios de despesa incompletos ou pedidos de reembolso não relacionados com trabalho. Antecipe-se reafirmando a sua responsabilidade perante os viajantes e produzindo diretrizes claras sobre como processar pedidos de prolongamento de viagens de trabalho. O resultado? Tranquilidade quando os viajantes começam a usufruir de tempo bem merecido de descanso e relaxamento.

Notas:
(1) 24 de outubro de 2018. “Do You Bleisure? The Word We Love to Hate is Gaining Popularity Across the Globe.” Concur.
(2) 24 de maio de 2017. “Glassdoor Survey Finds Americans Forfeit Half Of Their Earned Vacation/Paid Time Off.” Glassdoor.