Empresas

Um programa de viagens aberto pode dar certo na sua empresa?

12 de janeiro de 2018 / Global

De uns anos pra cá, o modo como as pessoas viajam a trabalho mudou completamente. Por isso, a maneira como as empresas agendam, controlam e reembolsam as viagens também está mudando.

Oferecer um programa de viagens gerido tem sido a preferência das empresas há bastante tempo. Porém, como os hábitos de quem viaja a trabalho hoje não são mais os mesmos, os colaboradores esperam ter à sua disposição uma opção que acompanhe essas mudanças. Não é uma tarefa fácil: segundo a Associação Global de Viagens de Negócio (GBTA), o setor de viagens corporativas movimentou US$ 424 bilhões em 2016. Isso significa que os responsáveis pelo orçamento e pela prestação de contas de viagens lidam com um volume muito alto de dinheiro da empresa.

Um programa de viagens aberto é a solução certa para a sua empresa e para os seus colaboradores? De fato, migrar de um programa de viagens gerido para um aberto pode parecer assustador. Mas antes de se preocupar em perder o controle, você vai ver que a adoção de um programa aberto é mais uma questão de equilíbrio do que de mudar a forma como sua empresa administra as viagens a trabalho.

Neste artigo, vamos discutir os prós e os contras desses dois tipos de programas de viagens, os avanços em relação aos programas de viagens abertos e como determinar se essa é a estrutura certa para a sua empresa.

Qual a diferença entre um programa de viagens gerido e um aberto?

Antes de começarmos, precisamos entender alguns princípios. Um programa de viagens gerido depende de uma sólida estrutura corporativa para as solicitações, pagamentos e reembolsos de viagens. Isso normalmente exige que as solicitações sejam feitas por determinados canais, softwares e/ou fornecedores.

Por outro lado, um programa de viagens aberto permite que os colaboradores façam seus próprios agendamentos por um app ou site.

“O conceito original era uma espécie de território desconhecido. Mas, de uns anos pra cá, esse tipo de programa está mais lapidado e bem-definido”, explica Ryan Pierce, gestor de viagens das Américas na Salesforce, ao participar de um recente webinar com a Uber para Empresas. “Agora, é mais uma questão de comunicação, flexibilidade e de estarmos abertos a opções diferentes”, complementa.

 

Os problemas de um programa de viagens gerido em um mundo de viajantes cada vez mais conectados

Um programa de viagens gerido é um dos pilares das operações de uma empresa. O controle do fluxo de dados por meio de um sistema permite que os responsáveis por gerenciar e contabilizar as viagens e outras equipes tenham visibilidade total dos custos e da utilização do programa.

Essa fórmula já teve sua eficácia comprovada, mas depende do uso correto e da conformidade total com as regras. Segundo a plataforma de gestão de viagens de negócios Concur, 40% a 50% de todas as solicitações de viagens não seguem as diretrizes estabelecidas, mesmo com a existência de um programa de viagens bem administrado. Na sua empresa, esse percentual pode não ser tão alto, mas ainda assim é considerável.

Como você deve saber, mesmo com a melhor das intenções, as consequências podem ser desastrosas. Muitas vezes, ao acreditarem que estão fazendo a coisa certa, os colaboradores fazem a avaliação de preço por conta própria. Como quem gerencia e contabiliza as viagens depende do fluxo de dados da estrutura vigente para calcular orçamentos e controlar despesas, quem sai do sistema pode gerar discrepâncias.

 

Os prós e os contras de um programa de viagens aberto

Não há dúvidas: quem viaja a trabalho prefere ter a flexibilidade de poder escolher entre viagens que ofereçam upgrades e complementos ou preços mais competitivos. Um programa de viagens aberto é compatível com essa demanda.

Confiança e compreensão são essenciais para que uma empresa alcance o sucesso em um programa de viagens aberto Os colaboradores devem usar o programa somente para viagens a trabalho e não gastar com complementos desnecessários, como acomodações de primeira classe. A cultura da confiança tem sido explicitamente declarada por cada vez mais empresas como parte da sua identidade.

Porém, um programa de viagens aberto tem um custo: o de abrir mão dos preços que os gestores de viagens batalharam tanto para negociar. Ao permitir que os colaboradores solicitem suas próprias viagens, a empresa corre o risco de prejudicar relações com fornecedores, que exigiram um grande esforço para serem construídas.

O rastreamento de colaboradores também pode ficar mais difícil. Que responsabilidade tem a empresa no caso de vazamento ou roubo de dados financeiros? Com relação à assistência e prevenção de riscos, quem é responsável no caso de um acidente? No caso de uma emergência, a empresa conseguiria localizar o colaborador sem dificuldades?

 

Por que as empresas estão adotando o sistema de viagens aberto?

Cada vez mais colaboradores passam grande parte do tempo fora da empresa e, por isso, precisam improvisar. O crescente aumento das viagens “bleisure”, uma mistura de viagem a trabalho (business) com lazer (leisure), deixa tudo ainda mais complexo. Em apps e sites que fazem a intermediação de contratação de viagens a trabalho, os colaboradores podem fechar pacotes e configurar suas preferências. Então, o que os impede de agendar suas viagens por conta própria?

Ao incorporar elementos de flexibilidade às suas estruturas de viagens, as empresas estão encontrando um meio-termo entre o programa gerido e o aberto.

“É uma questão de conforto e de oferecer a oportunidade e as ferramentas para que a pessoa faça sua escolha em um serviço centralizado”, afirma Pierce, da Salesforce.

“Nós analisamos o rumo que esses diferentes métodos de distribuição estão tomando e como podemos usá-los em nosso programa. A ideia é gerar valor agregado para os colaboradores e diminuir as despesas da empresa.”

Com apps de viagens, fica mais fácil para as empresas acompanhar o uso do serviço, faturar o cartão de crédito corporativo e identificar a finalidade de cada viagem. Por isso, muitos programas de viagens geridos têm dado espaço para viagens solicitadas por apps. Outras empresas preferem não abrir mão dos pacotes que já negociaram. Por isso, oferecem diversas opções de viagem que obedeçam às diretrizes do seu programa de viagens gerido.

 

Como as empresas podem encontrar o equilíbrio perfeito

  • Veja se os seus colaboradores solicitam viagens com frequência fora do sistema oferecido. Se você observar altos índices de “vazamento”, pode ser um indício de que a rigidez do seu sistema esteja trazendo mais danos do que benefícios. Um programa de viagens aberto pode ajudar a trazer mais organização, ou talvez seja hora de diminuir algumas restrições.
  • Saiba o que seus colaboradores realmente querem. Se mais colaboradores quiserem mais liberdade para escolher como solicitam suas viagens, pode ser hora de a empresa flexibilizar o programa de viagens gerido. Mais do que ver os dados, procure entender quais são as necessidades deles! Grupos de discussão ou pesquisas podem revelar os pontos críticos e mostrar onde a empresa pode ser mais flexível, diminuindo o número de solicitações fora das regras.
  • Experimente, experimente, experimente… Comece devagar. Crie um piloto de programa de viagens aberto para um departamento ou diminua uma restrição em toda a empresa. Pode ser interessante implantar uma opção de fácil navegação com a qual os colaboradores se identifiquem, como um app de transporte urbano que lance as despesas no cartão de crédito da empresa.

 

Conclusão

À medida que as mudanças tecnológicas e as necessidades das pessoas transformam o setor de viagens corporativas, gestores de viagens e colaboradores podem trabalhar em parceria para identificar e implementar as melhores soluções para a empresa. Para muitos, a incorporação de elementos de um programa de viagens aberto significa poder manter suas regras de viagens geridas e, ao mesmo tempo, oferecer aos colaboradores a flexibilidade e a liberdade de planejarem suas próprias viagens. É um situação em que todos ganham.

Independentemente de você estar trabalhando com um programa de viagens gerido ou aberto (ou um misto dos dois tipos), a Uber para Empresas oferece poderosas ferramentas de gestão de viagens urbanas em mais de 80 países, simplificando o lançamento de despesas, dando visibilidade às viagens e muito mais. Cadastre-se já.