Dla firm

Przestrzeganie zasad i zmniejszanie kosztów – pięć wskazówek

27 lipca 2018 / Europa

Przestrzeganie zasad dotyczących przejazdów i zmniejszanie kosztów to nadal dwa najpopularniejsze tematy dla każdego menedżera ds. podróży. W tym artykule przedstawimy pięć najważniejszych wskazówek, które warto uwzględnić w programie przejazdów.

Jak zasady zachęcają podróżujących do ich przestrzegania? W jaki sposób można używać technologii do uzyskania oszczędności z wydatków w podróży? Wraz z wybraną grupą menedżerów ds. podróży i dostawców wzięliśmy udział w ITM Compliance and Cost Saving, spotkaniu na temat przestrzegania zasad i obniżania kosztów, organizowanym przez Instytut Zarządzania Podróżami, gdzie szczegółowo omówiono powyższe tematy. Wydarzenie było inspiracją dla powstania tego wpisu na blogu, gdzie przedstawiamy pięć najważniejszych wskazówek na temat tego, jak zachęcać pracowników do przestrzegania zasad i obniżania kosztów w ramach programu przejazdów.

Pierwsza wskazówka: opracuj proste zasady, które umożliwiają dostosowanie się do zmian

Przestrzeganie zasad nie jest niczym nowym, jednak reguły gry nieustannie się zmieniają. Kiedyś dla podróżujących porównywanie i znajdywanie najniższych cen poza firmowym narzędziem do rezerwacji było trudne. Dziś jest to niezwykle proste – wystarczy tylko kilka kliknięć, by dokonać rezerwacji.

W rezultacie zasady dotyczące przejazdów służbowych muszą być możliwie jak najprostsze, by zachęcać do ich przestrzegania i przystosowywania. W przeciwnym razie dokonywanie rezerwacji niezgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie mogłoby być dla podróżujących zbyt kuszące.

Podejmij działanie: spróbuj usunąć niejasności z zasad i zobacz, czy są w pełni zrozumiałe, sprawdzając, czy można zastosować je do każdego internetowego narzędzia do rezerwacji.

Druga wskazówka: zintegruj technologię, by usprawnić program przejazdów

Technologia w dalszym ciągu odgrywa kluczową rolę w zachęcaniu do przestrzegania zasad i obniżania kosztów. Obecni dostawcy i start-upy nieustannie opracowują nowe rozwiązania, które mają na celu zoptymalizowanie procesów związanych z dokonywaniem rezerwacji.

Wiele tych rozwiązań wykorzystuje zaawansowane narzędzia analityczne, by szybko jak nigdy dotąd, zdobywać informacje na podstawie danych. Mimo że odkrycie pełnego potencjału sztucznej inteligencji jest jeszcze przed nami, pojawiają się już rozwiązania, które dotyczą botów posługujących się sztuczną inteligencją, co ma na celu polepszenie przestrzegania zasad. Nie chodzi o integrowanie każdej możliwej nowej technologii, ale o znajdywanie rozwiązań, które sprawdzą się w przypadku Twojego programu.

Podejmij działanie: spotykaj się z firmami podczas wydarzeń branżowych, proś o wersje demonstracyjne lub zastosuj rozwiązania, które są odpowiednie dla Twojego programu i dzięki którym stanie się on lepszy.

Trzecia wskazówka: nie pozwól, by transport lądowy drenował budżet

Śledzenie wydatków na transport lądowy często może być trudne – pracownicy korzystają z usług różnych firm, w zależności od miasta, w którym się znajdują, a wiele firm nadal oferuje papierowe rachunki.

Platformy takie jak Uber dla Firm oferują rozwiązanie tego problemu, zapewniając spójność w ramach dostawcy i zautomatyzowany system składania wniosków o zwrot poniesionych wydatków. W ten sposób eliminuje się potrzebę, by podróżujący podejmował działania ręcznie, by ubiegać się o zwrot poniesionych wydatków, i zachęca się go do podejmowania decyzji zgodnych z obowiązującymi zasadami.

Podejmij działanie: sprawdź narzędzia dostępne dla Twojej firmy i wprowadź rozwiązanie dotyczące transportu lądowego, które poprawi widoczność wydatków.

Czwarta wskazówka: słuchaj podróżujących

Czy naprawdę znasz podróżującego, którego dotyczy Twój program przejazdów? Jak często podróżuje? Jakie ma preferencje? Z jakich aplikacji do podróży korzysta poza pracą? Udzielenie odpowiedzi na te i inne pytania ma kluczowe znaczenie podczas tworzenia zasad, które mają zachęcić do ich przestrzegania. Najprawdopodobniej podróżujących można umieścić w grupach według profili i różnych preferencji, a zrozumienie tych różnych grup pomoże dostosować program przejazdów służbowych.

Poznaj więc podróżujących i zapytaj ich o preferencje. Zorganizuj otwarte sesje, podczas których podróżujący mogą zadawać pytania i zgłaszać swoje obawy dotyczące obecnego programu.

Podejmij działanie: opracuj powtarzalny proces przekazywania opinii, który pomoże zapewnić, że Twój program w dalszym ciągu jest odpowiedni dla podróżujących.

Piąta wskazówka: dopasuj program przejazdów do kultury firmy

Ważne jest, by wziąć pod uwagę kulturę firmy, do której musi pasować program przejazdów. Jak wszyscy wiemy, kultury firm mogą być od siebie diametralnie różne. Czy kultura Twojej firmy jest hierarchiczna, czy płaska? Progresywna czy stała? Poziom przestrzegania zasad przez pracowników będzie w ogromnym stopniu zależał od odpowiedzi na takie pytania.

Jeśli kultura Twojej firmy jest hierarchiczna, jest bardziej prawdopodobne, że pracownicy zajmujący wyższe stanowiska będą mogli podróżować pierwszą klasą, niż w przypadku kultury płaskiej. W bardziej progresywnych kulturach będą preferowane autonomia i elastyczność, natomiast w kulturach stałych – przejrzyste zasady.

Podejmij działanie: zastanów się nad niuansami kulturowymi w Twojej firmie i dostosuj je do programu przejazdów, aby zmaksymalizować przestrzeganie obowiązujących zasad.


Uber dla Firm umożliwia firmom zarządzanie przystępnymi cenowo przejazdami dla pracowników lub gości za pośrednictwem centralnego pulpitu, który śledzi opłaty i przejazdy z Uberem. Funkcje Uber dla Firm obejmują:

  • zarządzanie kontem, które umożliwia pracownikom dostęp do aktywności związanej z podróżą i jej monitorowanie; 
  • łatwe rozliczanie wydatków według kodów wydatków i notatek, niestandardowe zasady dotyczące przejazdów; 
  • raporty z przejazdów, które można dostosować, i które zawierają szczegóły potrzebne do śledzenia wszystkich podróży zamawianych przez konto Uber dla Firm Twojej firmy.

Dowiedz się więcej tutaj.