Business

Zou je bedrijf echt baat hebben bij een reisprogramma met open aanvragen?

12 januari 2018 / Global

Zakelijke reizen zijn in een paar jaar tijd volledig veranderd. Hierdoor is de manier waarop deze ritten worden aangevraagd, beheerd en vergoed door werkgevers, ook aan het veranderen.

Reisbeheerders gaven jarenlang de voorkeur aan een beheerd reisprogramma, maar omdat het reisgedrag verandert, verwachten medewerkers dat hun zakelijke reisprogramma ook met de tijd meegaat. En dat is nog niet zo eenvoudig: volgens GBTA werd in 2016 $ 424 miljard uitgegeven in de zakelijke reisbranche. Reisbeheerders zijn verantwoordelijk voor de juiste budgettering en verantwoording van miljoenen bedrijfsdollars.

Is een open reisprogramma de juiste oplossing om te voldoen aan de behoeften van je medewerkers en voldoet het aan al je eisen? Overstappen van robuust reisbeheer kan inderdaad een eng vooruitzicht zijn. Maak je echter maar geen zorgen dat je de controle verliest. Een open reisprogramma draait meer om het bereiken van een gezonde balans en niet zozeer om de manier waarop zakelijk reizen bij jouw organisatie wordt beheerd, volledig te veranderen.

In dit artikel bespreken we de voor- en nadelen van beheerde en open reisprogramma’s, de veranderende houding ten opzichte van open reizen en de manier waarop vastgesteld kan worden of een open reisstructuur iets voor jouw bedrijf is.

Wat is het verschil tussen een beheerd en open reisprogramma?

Laten we beginnen bij het begin. Een beheerd reisprogramma leunt op een robuuste zakelijke structuur bij het aanvragen, factureren en declareren, waardoor aanvragen vaak via vooraf toegewezen kanalen, software en/of verstrekkers moeten gaan.

Bij een open reisprogramma daarentegen kunnen medewerkers zelf via de app of website naar keuze aanvragen versturen.

“Het originele concept was een soort wild idee en ik denk dat het in de afgelopen jaren concreter en gedefinieerder is geworden”, zei Ryan Pierce, reisbeheerder voor Noord- en Zuid-Amerika, Salesforce, in een recente webinar met Uber for Business. “Het draait nu meer om open communicatie … flexibiliteit en open staan voor verschillende opties.”

De tekortkomingen van beheerd reizen in een wereld met slimme reizigers

Een beheerd reisprogramma is een vast gegeven binnen een bedrijf. Reisbeheerders, accountants en andere medewerkers hebben volledig inzicht in het gebruik en de kosten door de datastroom via één systeem te beheren.

Deze beheerde programma’s bleken succesvol, maar alleen wanneer ze volledig en op de juiste manier worden gebruikt. Zo’n veertig tot vijftig procent van alle reizen worden volgens Concur buiten de gevestigde richtlijnen aangevraagd, ondanks een goed beheerd reisprogramma. Hoewel jouw percentage wellicht niet zo hoog ligt, tikt het flink aan.

Je weet dat medewerkers het goed bedoelen, maar wanneer ze zelf op zoek gaan naar prijzen met het idee dat ze ‘het juiste doen’, krijg je van de gevolgen vaak alleen maar hoofdpijn. Reisbeheerders en accountants zijn afhankelijk van de bestaande structuur bij datastroom om budgetten vast te stellen en de uitgaven te beheren. Als ze zich niet aan die structuur houden, kan dit leiden tot een boekhouding die niet klopt.

De voor- en nadelen van een open reisprogramma

Het is overduidelijk: zakelijke reizigers zijn tevredener wanneer ze kunnen kiezen uit flexibele reisopties met upgrades, extra’s of scherpere prijzen. Een open reisprogramma ondersteunt deze on-demand flexibiliteit.

Vertrouwen en begrip zijn essentieel voor een succesvol open reisprogramma. Medewerkers mogen het programma alleen gebruiken voor werkgerelateerde reizen en mogen geen onnodige extra’s aanschaffen, zoals een upgrade naar de eerste klas. Een vertrouwenscultuur is voor veel bedrijven een expliciet benoemd onderdeel van de zakelijke identiteit aan het worden.

Een open reisprogramma heeft echter ook een lastige kant: het voortzetten van de onderhandelde tarieven die reisbeheerders met moeite hebben vastgelegd. Het bedrijf riskeert de welverdiende en goede relaties met reisaanbieders door medewerkers hun eigen reizen te laten regelen.

Het wordt mogelijk nog lastiger om een stap terug te zetten, mocht dat nodig zijn. Is het bedrijf aansprakelijk als er financiële gegevens uitlekken of worden gestolen? En als het gaat over de zorgplicht: wie is er aansprakelijk als er iets tijdens de rit gebeurt, maar de medewerker de rit heeft aangevraagd? Weet het bedrijf in geval van nood snel waar de medewerker zich bevindt?

Waarom steeds meer bedrijven voor open reizen kiezen

De ‘doorgewinterde reizigers’ die grotendeels buiten kantoor werken, moeten op het laatste moment hun plannen kunnen wijzigen. Een toename van ‘bleisure-reizen’, het grijze gebied tussen reizen voor werk en van je vrije tijd genieten op je bestemming, maakt het nog ingewikkelder. Medewerkers kunnen dankzij apps en ‘clearinghouse’-reiswebsites eenvoudig zelf naar aanbiedingen zoeken en hun eigen reisvoorkeuren invullen. Waarom zouden ze het niet allemaal zelf regelen?

Reisbeheerders zijn op zoek naar een middenweg tussen een beheerd en een open programma door elementen van flexibiliteit toe te passen op hun bestaande structuur voor beheerd reizen.

“Eenvoud is belangrijk. Medewerkers moeten zelf kunnen kiezen, een rit kunnen aanvragen en de tools kunnen gebruiken om dat te doen”, zei Pierce van Salesforce.

“[Wij onderzoeken] hoe goed … deze verschillende distributiemethodes werken en hoe we ze in ons programma kunnen opnemen, met meer waarde [voor medewerkers] en minder kosten [voor het bedrijf] tot gevolg.”

Veel beheerde reisprogramma’s hebben op apps gebaseerd reizen geïntegreerd. Bijvoorbeeld omdat het gebruik eenvoudig via apps kan worden bijgehouden, het bedrag op de zakelijke creditcard in rekening gebracht kan worden en het doel van iedere rit gemakkelijk geïdentificeerd kan worden. Anderen bieden verschillende reisopties onder de noemer beheerd reisprogramma zonder hun bestaande, goed onderhandelde overeenkomsten te verlie.

Hoe bedrijven de juiste balans kunnen vinden

  • Stel vast of je medewerkers vaak ritten buiten het beheerde reissysteem aanvragen. Als je ziet dat het ‘lekpercentage’ hoog ligt, kan dit betekenen dat het strenge programma meer kwaad dan goed doet. Een open reisprogramma kan je helpen de chaos onder controle te krijgen. Het kan ook helpen om de beperkingen in sommige gebieden te versoepelen.
  • Ontdek wat je medewerkers echt willen. Als medewerkers graag meer vrijheid willen bij het aanvragen van ritten, is het wellicht aan te raden om meer flexibiliteit toe te voegen aan het beheerde reisprogramma. Zorg dat je niet alleen naar de data kijkt, maar vooral luistert naar wat je medewerkers nodig hebben. Je kunt aan de hand van klankbordgroepen of enquêtes snel knelpunten in kaart brengen en zien welke gebieden flexibiliteit kunnen gebruiken, terwijl je tegelijk aanvragen buiten het beleid terug kunt dringen.
    Experimenteren, experimenteren, experimenteren. Begin klein. Probeer een open reisprogramma eerst uit voor één afdeling en versoepel één beperking voor het hele bedrijf. Je kunt ook proberen een eenvoudig te navigeren optie te bieden met een rapport voor medewerkers, zoals op apps gebaseerd transport over de weg dat in rekening gebracht mag worden op een zakelijke creditcard.

Samenvatting

Technologische veranderingen en de behoeften van medewerkers blijven de zakelijke reisbranche in beweging houden. Reisbeheerders kunnen echter samen met hun medewerkers de beste nieuwe oplossingen voor hun bedrijf in kaart brengen en implementeren. Voor velen betekent het toevoegen van elementen van een open reisprogramma, dat ze hun robuuste, beheerde reisbeleid kunnen behouden en medewerkers kunnen profiteren van de flexibiliteit en vrijheid om hun eigen reisplannen te maken. Een win-winsituatie.

Meld je vandaag nog aan