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Un programme de déplacement en libre réservation peut-il vraiment convenir à votre entreprise ?

12 janvier 2018 / Global

En quelques années seulement, les déplacements professionnels ont complètement changé. C’est pourquoi la façon de réserver, gérer et rembourser ces déplacements a également évolué.

Pendant des années, les responsables des déplacements ont préféré opter pour des programmes de déplacement gérés. Mais les comportements évoluent et les employés s’attendent à ce que leur programme de déplacements professionnels s’adapte. Ce n’est pas chose facile : le secteur des déplacements professionnels a totalisé 424 milliards de dollars de dépenses en 2016 d’après la GBTA, et les responsables sont chargés d’établir convenablement les budgets et les rapports pour les millions investis par leur entreprise.

Un programme de déplacement libre est-il la solution pour répondre aux besoins des employés tout en prenant les précautions utiles ? Il est tout à fait compréhensible que la perspective de se détacher d’un programme de déplacement géré solide puisse être effrayante. Cependant, votre crainte de perdre tout contrôle n’est peut-être pas justifiée : vous verrez qu’adopter un programme de déplacement plus libre permet de trouver un meilleur équilibre et n’implique pas un changement radical dans la gestion des déplacements professionnels par votre entreprise.

Dans cet article, nous examinerons les avantages et les inconvénients des programmes de déplacement gérés et libres, les changements d’attitude à l’égard des déplacements libres ainsi que la meilleure façon de déterminer si une structure de déplacement libre convient à votre entreprise.

Quelle est la différence entre un programme de déplacement géré et libre ?

Pour commencer, revoyons les concepts de base. Un programme de déplacement géré est basé sur une structure d’entreprise robuste conçue pour la réservation, la facturation et le remboursement des déplacements professionnels. Cette structure implique souvent d’effectuer les réservations via des procédures, des logiciels ou des prestataires prédéfinis.

À l’inverse, un programme de déplacement libre permet aux employés d’effectuer leurs propres réservations via l’application ou sur le site Web de leur choix.

« Le concept d’origine était complètement nouveau et teinté d’incertitude, mais je pense qu’il s’est vraiment précisé et amélioré ces dernières années », a récemment expliqué Ryan Pierce, responsable des déplacements pour la zone Amériques chez Salesforce, au cours d’un webinaire avec Uber for Business. Aujourd’hui, il s’agit plus de communiquer librement, d’être flexible et ouvert à différentes options. ».

Les lacunes des déplacements gérés dans un monde de voyageurs avisés

Un programme de déplacement géré est un pilier majeur pour les opérations d’une entreprise. En contrôlant le flux de données dans un seul système, les responsables des déplacements, les comptables et les autres membres du personnel ont une visibilité totale sur l’utilisation et les coûts.

L’efficacité de ces programmes n’est plus à prouver, mais seulement s’ils sont utilisés judicieusement et en totale conformité. D’après Concur, 40 à 50 % de la totalité des déplacements sont issus de réservations ne respectant pas les règles établies, et ce malgré un programme bien géré. Dans votre entreprise, ce pourcentage n’est peut-être pas aussi élevé, mais il reste important.

Comme vous le savez, même si les intentions sont louables (les employés trouvent souvent de meilleurs prix par leurs propres moyens en pensant bien faire), les conséquences de certaines actions peuvent être un vrai casse-tête. Les responsables des déplacements et les comptables comptent sur le flux de données du cadre existant pour calculer les budgets et gérer les dépenses. En sortant de ce cadre, les rapports risquent de présenter des disparités.

Les avantages et inconvénients d’un programme de déplacement libre

C’est une évidence : il est préférable d’avoir le choix entre plusieurs options flexibles de déplacements professionnels qui proposent des surclassements, des compléments ou encore des tarifs plus compétitifs. Un programme de déplacement libre permet d’offrir cette flexibilité à la demande.

Pour qu’un programme de déplacement libre fonctionne, la confiance et la compréhension sont essentielles. Les employés ne doivent l’utiliser que pour leurs déplacements professionnels et ne pas demander de prestations superflues, comme des services de première classe. Dans de nombreuses entreprises, l’instauration d’un climat de confiance fait explicitement partie de l’identité d’entreprise

Cependant, l’adoption d’un programme de déplacement libre a un prix : celui de l’abandon des tarifs négociés que les responsables des déplacements ont mis tant d’énergie à obtenir. En laissant ses employés gérer eux-mêmes leurs déplacements, l’entreprise risque de perdre ses relations durement acquises et bien établies avec ses fournisseurs.

En outre, il sera peut-être plus difficile de revenir en arrière en cas de besoin. Quelle sera la responsabilité de l’entreprise en cas de fuite ou de vol d’informations financières ? Concernant le devoir de diligence, il s’agit de déterminer qui sera responsable en cas d’incident lors d’un déplacement, si l’employé s’est lui-même chargé de la réservation. L’entreprise serait-elle capable de localiser rapidement l’employé en cas d’urgence ?

Pourquoi les entreprises envisagent-elles de plus en plus les déplacements libres ?

De nos jours, les habitués de la route, qui passent la plupart du temps hors du bureau, doivent pouvoir modifier leurs déplacements à tout moment. En outre, l’augmentation des déplacements dits « bleisure » (un compromis entre voyage d’affaires et loisirs) rend la distinction encore plus difficile à faire. Les applications et les sites Web de voyages « centralisés » permettent aux employés de trouver facilement leurs propres offres et de définir leurs préférences, alors pourquoi ne pourraient-ils pas s’en charger eux-mêmes ?

Les responsables parviennent à trouver un compromis entre programme géré et programme libre en ajoutant plus de flexibilité à leurs processus de gestion des déplacements actuels.

« Il s’agit vraiment de simplifier les choses et de fournir les outils nécessaires pour réunir toutes les options en un seul endroit afin que la personne puisse faire son choix et acheter, explique Ryan Pierce.

« [Nous évaluons] où vont aboutir ces différentes méthodes de distribution et la façon dont nous pouvons les intégrer à notre programme afin d’obtenir une valeur ajoutée [pour les employés] et de réaliser des économies [pour l’entreprise]. »

De nombreux programmes de déplacement gérés ont su s’adapter pour intégrer une application, par exemple. En effet, les applications facilitent le suivi, la facturation sur une carte de crédit d’entreprise et l’identification des motifs de chaque déplacement. D’autres programmes proposent différentes solutions de déplacements toujours dans le cadre de leur programme géré, conservant ainsi leurs tarifs négociés.

Comment trouver le bon équilibre ?

  • Évaluez la fréquence des réservations faites par vos employés indépendamment de votre programme de déplacement géré. Si vous constatez un taux de « fuite » élevé, c’est peut-être le signe que votre programme est trop strict et qu’il est plus fastidieux qu’utile pour vos employés. Vous pouvez envisager un programme de déplacement libre pour remettre un peu d’ordre ou il est peut-être temps d’assouplir certaines restrictions.
  • Renseignez-vous sur ce que veulent vraiment vos employés. Si davantage d’employés demandent plus de liberté pour réserver leurs déplacements professionnels, c’est qu’il est peut-être temps pour l’entreprise d’apporter une certaine flexibilité à son programme de déplacement géré. Analysez les données mais assurez-vous également d’être à l’écoute des besoins de vos employés. Des groupes de réflexion ou des enquêtes peuvent vous permettre de connaître rapidement les points à améliorer et les zones nécessitant plus de flexibilité afin de réduire les réservations ne respectant pas la politique.
  • N’ayez pas peur d’essayer. Commencez doucement : testez un programme de déplacement libre dans un seul service ou bien assouplissez une seule règle dans toute l’entreprise. Il peut également être judicieux d’intégrer une option pratique en lien avec les employés, comme une application pour le transport par voie terrestre qui facture les déplacements sur une carte de crédit de l’entreprise.

En résumé

Pour s’adapter aux évolutions constantes des technologies et des besoins des employés qui affectent le secteur des déplacements d’entreprises, les responsables des déplacements doivent travailler main dans la main avec les employés pour identifier et mettre en place les meilleures solutions pour l’entreprise. Pour la plupart des entreprises, l’intégration de certains éléments d’un programme de déplacement libre permettra de préserver leur forte politique de déplacement tout en offrant aux employés la flexibilité et la liberté nécessaires pour planifier eux-mêmes leurs déplacements. Tout le monde y trouve son compte.

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