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Cómo elaborar una política de viaje con garantía de futuro

6 de febrero / Estados Unidos

Para los agentes de viajes, la responsabilidad diaria de gestionar un programa de viajes es tan importante como la revisión periódica de sus políticas.

Aunque la modificación de una política de viaje no es tan habitual como el procesamiento de reembolsos o la creación de presupuestos, los agentes de viajes también deben tener una visión más global. A medida que las tecnologías cambian y las tendencias de los viajeros evolucionan, es muy posible que determinadas partes de una política dejen de ser relevantes de forma no intencionada.

Pero eso no significa que sea necesario hacer una revisión profunda cada vez que surja algo nuevo (excepto en este caso, posiblemente). Todo lo que se necesita es un poco de planificación previa para desarrollar una política con garantía de futuro que evolucione a la par que los viajes de empresa.

¿Qué es una política con garantía de futuro?

El propósito de una política con garantía de futuro es sencillo: adaptarse a las novedades en cuanto al desarrollo de los viajes de empresa sin necesidad de revisar la política de viaje al completo. Se desarrolla sobre una base sólida, pero flexible, diseñada para asimilar cualquier cambio que se pueda producir en las tecnologías y las tendencias de los viajeros.

¿Por qué es tan importante?

El objetivo de una política de viaje con garantía de futuro es evitar su modificación total o una revisión completa cada vez que se incorpore una nueva tecnología o app. Sin embargo, dependiendo de la empresa y la antigüedad de la política, puede que alguna de estas medidas sea necesaria alguna vez.

Es posible que las interrupciones en el sector no sean muy frecuentes, pero cuando se producen, el efecto dominó alcanza a todos los sectores de una empresa. Los usuarios prefieren hacer sus reservas en dispositivos móviles a hacerlo a través de agencias de viajes. Los viajes compartidos han eclipsado a los desplazamientos con vehículos de alquiler con conductor y se han convertido en el método preferido de transporte urbano para los usuarios que viajan por trabajo.

Estos nuevos avances en la tecnología para desplazarse y en el comportamiento de los viajeros han afectado a todos los pasos del proceso de viaje, desde la reserva de un vuelo hasta el regreso desde el aeropuerto.

Lamentablemente, no todas las políticas de viaje se elaboran de forma que puedan amoldarse a los cambios más importantes con la misma rapidez con la que estos surgen. Hay distintos elementos, como programas restrictivos, normas confusas y políticas complicadas que pueden dificultar mucho la adaptación a las nuevas tendencias, tecnologías y expectativas del viajero.

Por ello, cuando se produce un cambio con carácter permanente en los viajes de empresa y la política de viaje no se ha actualizado como corresponde, se podrían excluir involuntariamente herramientas más eficaces, asequibles y cómodas para los viajeros. Esto lleva a un incumplimiento que podría provocar problemas mayores con el paso del tiempo.

Consejos para elaborar una política con garantía de futuro

  • Desarrolla cada parte de tu política de viaje de forma que puedas ofrecer un servicio sin complicaciones. ¿Los viajeros pueden buscar las normas fácilmente? ¿Son sencillos los cambios de itinerario? ¿Saben los viajeros cómo se aprueba un viaje? Si te aseguras de que estos puntos problemáticos tienen una respuesta clara en la política de viaje, estarás un poco más cerca de poder evitar la modificación de este documento en un futuro.
  • Evita las directrices que puedan imponer restricciones a los viajeros. Un enfoque de no interferencia, con directrices que no incluyan conceptos absolutos, hace que resulte mucho más sencillo adaptarse a los cambios en el sector de los viajes cuando estos se produzcan.
  • No pierdas de vista el futuro. Tu política no se basa en los vuelos espaciales (al menos de momento), pero los viajes seguirán cambiando inevitablemente. Los obstáculos para ajustarse a los futuros cambios se pueden presentar de muchas formas, desde opciones limitadas para los viajeros hasta la capacidad de descubrir las políticas para facilitar el cumplimiento. Si esos detalles se perfeccionan ahora, la experiencia del viajero mejorará en gran medida más adelante.

Conclusión

Cada parte del proceso de gestión de un viaje, desde la propia política hasta el funcionamiento en toda la empresa, desempeña un papel importante en la validez a largo plazo. Cada empresa y política deben tener en cuenta su propia cultura y sus necesidades, que pueden hacer que la durabilidad en el futuro parezca algo desalentador o abrumador.

Para orientarte en tus decisiones al revisar tu política de viaje (o al redactar una para tu compañía por primera vez), Uber para empresas ha desarrollado una plantilla para cada paso del proceso.

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