Cómo elaborar una política de viaje con garantía de futuro

Para los agentes de viajes, la responsabilidad diaria de gestionar un programa de viajes es tan importante como la revisión periódica de sus políticas.

Aunque la modificación de una política de viaje no es tan habitual como el procesamiento de reembolsos o la creación de presupuestos, los agentes de viajes también deben tener una visión más global. A medida que las tecnologías cambian y las tendencias de los viajeros evolucionan, es muy posible que determinadas partes de una política dejen de ser relevantes de forma no intencionada.

Pero eso no significa que sea necesario hacer una revisión profunda cada vez que surja algo nuevo (excepto en este caso, posiblemente). Todo lo que se necesita es un poco de planificación previa para desarrollar una política con garantía de futuro que evolucione a la par que los viajes de empresa.

El propósito de una política con garantía de futuro es sencillo: adaptarse a las novedades en cuanto al desarrollo de los viajes de empresa sin necesidad de revisar la política de viaje al completo. Se desarrolla sobre una base sólida, pero flexible, diseñada para asimilar cualquier cambio que se pueda producir en las tecnologías y las tendencias de los viajeros.

El objetivo de una política de viaje con garantía de futuro es evitar su modificación total o una revisión completa cada vez que se incorpore una nueva tecnología o app. Sin embargo, dependiendo de la empresa y la antigüedad de la política, puede que alguna de estas medidas sea necesaria alguna vez.

Es posible que las interrupciones en el sector no sean muy frecuentes, pero cuando se producen, el efecto dominó alcanza a todos los sectores de una empresa. Los usuarios prefieren hacer sus reservas en dispositivos móviles a hacerlo a través de agencias de viajes. Los viajes compartidos han eclipsado a los desplazamientos con vehículos de alquiler con conductor y se han convertido en el método preferido de transporte urbano para los usuarios que viajan por trabajo.

Estos nuevos avances en la tecnología para desplazarse y en el comportamiento de los viajeros han afectado a todos los pasos del proceso de viaje, desde la reserva de un vuelo hasta el regreso desde el aeropuerto.

Lamentablemente, no todas las políticas de viaje se elaboran de forma que puedan amoldarse a los cambios más importantes con la misma rapidez con la que estos surgen. Hay distintos elementos, como programas restrictivos, normas confusas y políticas complicadas que pueden dificultar mucho la adaptación a las nuevas tendencias, tecnologías y expectativas del viajero.

Por ello, cuando se produce un cambio con carácter permanente en los viajes de empresa y la política de viaje no se ha actualizado como corresponde, se podrían excluir involuntariamente herramientas más eficaces, asequibles y cómodas para los viajeros. Esto lleva a un incumplimiento que podría provocar problemas mayores con el paso del tiempo.

Cada parte del proceso de gestión de un viaje, desde la propia política hasta el funcionamiento en toda la empresa, desempeña un papel importante en la validez a largo plazo. Cada empresa y política deben tener en cuenta su propia cultura y sus necesidades, que pueden hacer que la durabilidad en el futuro parezca algo desalentador o abrumador.

Para orientarte en tus decisiones al revisar tu política de viaje (o al redactar una para tu compañía por primera vez), Uber para empresas ha desarrollado una plantilla para cada paso del proceso.

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