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El plan de seguridad esencial para todo viaje de negocios

5 de febrero, 2018 / Global

Cuando tú o tus empleados viajan por negocios, puede que le viaje sea lo último en tu lista de prioridades. Hay clientes potenciales que impresionar, presentaciones que perfeccionar, relaciones que construir y negocios que concretar. Pero nada valdrá la pena si no llegas al destino.

Usar un plan de acción para garantizar la seguridad en cada viaje y asegurarte de que cada uno de los empleados aprenda y cumpla algunas prácticas básicas puede ayudar a evitar inconvenientes y a que todos se concentren solo en los negocios.

Incorpora estos hábitos de seguridad durante el viaje para que tú, tus empleados y los intereses de la empresa estén seguros mientras viajan por negocios.


Establece un plan antes de irte

Inmediatamente después de comprar los boletos de avión, debes pensar en el transporte terrestre. Dedica cinco minutos a la logística de viaje hasta el aeropuerto, del aeropuerto al hotel y del hotel al aeropuerto. Programa la ida al aeropuerto un día antes para asegurarte de que llegarás a tiempo.

Incluso debes pensar cuáles son tus opciones de transporte cuando aterrices. Es realmente importante tenerlo resuelto de antemano cuando llegas a una ciudad o un país nuevo. ¿Hay autobuses de enlace en el hotel? ¿Cómo funcionan los taxis en el aeropuerto? Si la opción de apps de viajes compartidos está disponible, puedes pedir uno cuando tengas tu equipaje.


Usa proveedores de transporte confiables

En cada aeropuerto encontrarás diferentes opciones de transporte, como autobuses de enlace, taxis, autobuses colectivos y trenes. En ciertas ciudades, algunas de estas opciones pueden tener un costo muy bajo y conveniente, como los taxis sin licencia, los viajes compartidos en furgoneta y las limusinas que circulan por los alrededores del aeropuerto. Aunque suena muy divertido llegar al hotel en una limusina, no te dejes caer en la tentación.

No tienes garantía de qué tan seguro pueden ser, cuánto costará el viaje o si podrás rendir los gastos a la empresa al regresar. Y aunque es probable que no tengas inconvenientes con el transporte público, el último tramo hasta el hotel podría ser problemático. Una excelente opción para llegar a tiempo y con seguridad es usar una app confiable de viajes compartidos con buena reputación y presencia internacional.

 

Conoce los aspectos básicos de tu destino 

Si viajas a una conferencia en Monterrey y ya estuviste allí varias veces, puedes subirte al avión y relajarte. Pero si viajas a una ciudad o país en el que nunca estuviste, conocer un poco sobre el lugar puede ayudarte a que el viaje sea más simple.

Busca restaurantes cerca del hotel, investiga sobre las costumbres locales y ponte al día con las sutilezas de la economía local. Especialmente cuando se viaja al exterior, el deber de protección te obliga a evaluar los posibles riesgos durante el viaje y a asegurarte de que los empleados estén al tanto de cuestiones, como terrorismo o disturbios civiles. 


Prepara tu teléfono para el viaje

Si tu teléfono no está funcionando bien, tiene la pantalla rota o no carga lo suficiente, reemplázalo antes de viajar. No sería bueno que quedarás varado o llegaras tarde a una reunión porque tu teléfono dejó de funcionar cuando aterrizaste en Munich. Y si tu empresa usa sistemas de autenticación multifactor para iniciar sesión o códigos token por SMS, un teléfono roto puede ser catastrófico.

Si tu dispositivo funciona bien, asegúrate de tomar las medidas necesarias para no tener problemas. Usa una funda resistente y un protector de pantalla por si el teléfono se golpea cuando estés de viaje. Aunque los adaptadores pueden ser útiles, asegúrate de llevar un cargador portátil (con la batería completa) además del cable común, para que nunca te quedes sin batería.

En una encuesta del 2017 de Business Travel Show, el 46 % de las empresas indicaron que los incidentes de seguridad y salud durante un viaje afectaron la continuidad laboral durante el 2016.


Comparte tu ubicación con apps

Es importante que uses apps para que tus compañeros de trabajo y familiares sepan dónde estás, especialmente cuando viajas solo o a países nuevos. En el peor de los casos (o si te pierdes) será más fácil encontrarte y podrás recibir ayuda con más rapidez. Compartir tu ubicación con apps como Uber también simplificará la coordinación con otros compañeros de viaje.

Cuando pides un viaje con la app de Uber, puedes compartir tu ubicación fácilmente con tus colegas para que sepan adónde te diriges y cuándo llegarás. Esto es bastante útil cuando no estás en un lugar que conoces. Para los administradores de viaje, hay funciones mejoradas del deber de protección disponibles en Uber para Empresas a través de su asociación con International SOS. Esto ayuda a que tu empresa tenga acceso a información importante sobre la ubicación y la seguridad de los empleados y puede tomar medidas en situaciones de riesgo.


Protege tu información durante el viaje

Cuando estás de viaje, proteger tu información personal, la propiedad intelectual de la empresa y la información privada de los clientes debe ser una prioridad. La posibilidad de que los dispositivos se pierdan o alguien los piratee es muy alta. Sigue estos pasos para mantener tu información segura cuando estés viajando:

Usa un bloqueo de código PIN o biométrico en todos tus dispositivos

Tu celular, computadora portátil, tableta y otros dispositivos deben estar bloqueados con el código PIN, la contraseña o el bloqueo biométrico correspondiente en todo momento. Siempre cierra sesión cuando termines de trabajar.

No uses discos portátiles

De acuerdo con Infosecurity Magazine, el 87 % de los empleados que completaron la encuesta perdieron un disco portátil y no se lo notificaron a la empresa. El servicio de almacenamiento en la nube (de ser posible, provisto por el empleador) es significativamente más seguro y no puede perderse.

Nunca uses redes wifi públicas

El wifi público no protege tu actividad o información en línea como lo hace la conexión que tienes en la oficina. Es como trabajar en un proyecto ultrasecreto dentro de una habitación con paredes de vidrio. Usa tu teléfono como zona activa o pide una zona activa portátil a tu empleador.

Toma las precauciones de salud necesarias

Si viajas al exterior, asegúrate de tener todas las vacunas que correspondan y de estar saludable para viajar. Consulta si tu seguro médico provee asistencia en el destino y asegúrate de que los empleados tengan la cobertura de viaje correspondiente. Debes verificar que todos sepan cómo acceder a cuidados médicos de emergencia cuando están de viaje. Todos los empleados deben llevar consigo la tarjeta con la información de contacto de la empresa y los números de emergencia para solicitar asistencia de inmediato de ser necesario.

Protege tu identificación

Volver a casa puede ser una travesía si pierdes tu id. Lleva contigo tu id. y tu pasaporte en todo momento y lleva copias de ambos en tu equipaje. Como último recurso también puedes escanearlos y cargarlos a la nube.


En conclusión

Para garantizar la seguridad de los empleados durante un viaje de negocios se necesita un plan. Incorporar estos hábitos de seguridad al reglamento para viajes de negocios ayudará a que tus empleados estén fuera de peligro y puedan proteger sus intereses y los de la empresa.


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