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¿Deberías optar por un programa viajes abierto para tu empresa?

12 de enero, 2018 / Global
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La manera de viajar por trabajo cambió drásticamente en solo algunos años, incluso cómo los empleadores piden, administran y reembolsan los viajes.

Durante años, los gerentes de viajes prefirieron un programa de viajes administrado, pero, a medida que los comportamientos de viaje cambian, los empleados esperan que el programa también se actualice. No es tan fácil. La industria de los viajes de negocios alcanzó los $424 mil millones en 2016, según la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), y los gerentes de viajes son los responsables de administrar el presupuesto de manera adecuada y de reportar millones de dólares de cada empresa.

¿Por qué es el programa de viajes abierto la solución correcta para satisfacer las necesidades de los empleados y cubrir tus gastos? Sabemos que alejarse de una administración sólida de viajes puede ser una posibilidad aterradora, pero antes de preocuparte por perder el control, verás que el adoptar un programa de viajes más abierto se trata más sobre encontrar un buen equilibrio y no tanto sobre cambiar la manera en que se administran los viajes en tu organización.

En este artículo analizaremos las ventajas y desventajas de los programas de viajes administrados y abiertos, por qué se opta cada vez más por el programa abierto y la manera de determinar cuál es el más adecuado para tu empresa.

¿Cuál es la diferencia entre un programa de viajes administrado y uno abierto?

Repasemos los conceptos básicos. El programa de viajes administrado depende de un marco corporativo sólido para pedir viajes, cobrarlos y reembolsarlos. Suele requerir que se pida el viaje a través de canales, software o proveedores previamente designados.

Por otro lado, el programa de viajes abierto permite que los empleados pidan sus viajes a través de la app o sitio web de su elección.

“El concepto original era una especie de ámbito sin reglas, y creo que en los últimos años realmente se perfeccionó y definió”, dijo Ryan Pierce, gerente de viajes para Salesforce en América, en un seminario web reciente con Uber para Empresas. “Se identifica por la comunicación abierta, la flexibilidad y el [estar] bien predispuesto a las diferentes opciones”.

 

Deficiencias de los programas administrados en un mundo de viajeros expertos

Un programa de viajes administrado es un pilar bien establecido en las operaciones de una empresa. Al controlar el flujo de datos a través de un sistema, los gerentes de viajes, contadores y otros miembros del personal obtienen un panorama completo del uso y los costos de los viajes.

Estos programas administrados tienen buenos resultados, pero solo cuando se usan de manera adecuada y en pleno cumplimiento. Entre un 40 % y un 50 % de todos los viajes se piden fuera de las pautas establecidas, según Concur, a pesar de existir un programa de viajes bien administrado. Tu tasa podría se igual o menor, pero sigue siendo un dato significativo.

Aunque sea con buena intención, los empleados suelen buscar mejores precios por su cuenta creyendo que están “haciendo lo correcto”, y, como ya sabemos, las consecuencias son un gran dolor de cabeza. Los gerentes de viajes y los contadores dependen del flujo de datos en el marco existente para calcular los presupuestos y administrar los gastos. Salir de ese marco podría generar informes desiguales.

 

Ventajas y desventajas de un programa de viajes abierto

Es pan comido. Los viajeros de negocios están más satisfechos cuando pueden elegir entre opciones de viajes flexibles que ofrecen mejoras, adiciones o precios más competitivos. Un programa de viajes abierto permite esta flexibilidad a pedido.

La confianza y la comprensión son absolutamente esenciales para un programa de viajes abierto exitoso. Los empleados solo deben usarlo para viajes relacionados con el trabajo y no comprar complementos innecesarios, como un servicio de primera clase. Para muchas empresas la cultura de confianza se está convirtiendo en una parte de la identidad corporativa declarada de manera explícita.

Sin embargo, un programa de viajes abierto tiene un costo: renunciar a las tasas negociadas que los gerentes de viajes consiguieron con tanto esfuerzo. Al permitir que los empleados pidan sus propios viajes, la empresa pone en riesgo las relaciones con los proveedores que requirieron de esfuerzo para establecerse y que ahora tienen buenos cimientos.

También podría ser más difícil revertir las medidas cuando sea necesario. ¿Cuál es la responsabilidad de la empresa si se filtra o se roba información financiera? En cuanto al deber de protección, ¿quién es responsable si sucede algo en el viaje, cuando el viaje lo pide el empleado? ¿Puede la empresa ubicar con facilidad al empleado en caso de emergencia?

 

¿Por qué las empresas optan cada vez más por los programas de viajes abiertos?

Los viajeros experimentados de hoy en día, que pasan la mayor parte de su tiempo fuera de la oficina, necesitan hacer ajustes sobre la marcha. El aumento de los viajes de negocios y de placer, los llamados “viajes bleisure”, el área gris entre viajar a un lugar por negocios y tomarse un tiempo personal mientras se está allí, complica la gestión. Las apps y los sitios web de los centros de referencia de viajes ayudan a los empleados a garantizarse ciertas ofertas y a establecer sus propias preferencias de viaje con facilidad. Entonces, ¿por qué no deberían hacerlo ellos mismos?

Los gerentes de viajes están encontrando un término medio entre un programa administrado y uno abierto mediante la incorporación de elementos que brindan flexibilidad al marco de su programa de viajes administrado existente.

Realmente se trata de facilitar la gestión y de proporcionar una opción para que cada persona pueda elegir, realizar una compra y tener las herramientas para hacerlo”, dijo Pierce de Salesforce.

“[Examinamos] a dónde se dirigen estos diferentes métodos de distribución y cómo podemos incorporarlos en nuestro programa y brindar un valor agregado [para los empleados] y ahorros [para la empresa]”.

En muchos programas administrados se empezaron a incorporar viajes con apps por varios motivos, p. ej., las apps facilitan el seguimiento del uso, los viajes se cobran a una tarjeta de crédito corporativa y puede identificarse el motivo de cada viaje con facilidad. Otros ofrecen varias opciones de viaje dentro de la variedad del programa de viajes administrado sin perder sus asociaciones existentes y beneficiosas.

 

¿Cómo se puede encontrar el equilibrio ideal?

  • Evalúa si tus empleados piden viajes fuera del sistema administrado con frecuencia . Si observas tasas altas de “fuga”, podría ser una señal de que la rigidez de tu programa genera más problemas que beneficios. Un programa de viajes abierto puede ayudarte a controlar el caos, o puede que sea el momento para atenuar las restricciones en ciertas áreas.
  • Conoce lo que tus empleados realmente quieren. Si solicitan una mayor libertad en la manera de pedir viajes, puede que sea la hora de incorporar cierta flexibilidad al programa de viajes administrado. Además de analizar los datos, asegúrate de estar atento a lo que tus empleados necesitan. Realizar grupos focales o encuestas te ayudarán a identificar rápidamente los puntos débiles y los aspectos en los que puedes proporcionar cierta flexibilidad mientras reduces los pedidos de viajes que no cumplen con el reglamento.
  • Experimenta, experimenta, experimenta. Empieza poco a poco. Prueba un programa de viajes abierto con un departamento o atenúa una restricción en toda la empresa. Incluso puedes intentar incorporar una opción fácil de navegar y que los empleados ya usen, como el transporte terrestre con apps que se cobra a la tarjeta de crédito corporativa.

 

En conclusión

A medida que los cambios en la tecnología y las necesidades de los empleados afectan la industria de viajes corporativos, los gerentes de viajes pueden trabajar junto con sus empleados para identificar e implementar las mejores soluciones para su empresa. Para muchos la incorporación de elementos de un programa de viajes abierto preserva su reglamento sólido del programa administrado, mientras que ofrece a los empleados la flexibilidad y la libertad que quieren para sus viajes: un compromiso de beneficio mutuo.

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