El mejor plan de seguridad para los viajes de empresa

Cuando tus empleados o tú tenéis que viajar por negocios, el trayecto en sí puede parecer la menor de las preocupaciones. Hay clientes a los que impresionar, presentaciones que perfeccionar, relaciones que cultivar y acuerdos que cerrar. Pero nada de eso se podrá hacer si el viaje sale mal.

Usar un plan de seguridad en todos los viajes y asegurarte de que todos tus empleados aprendan y sigan una serie de prácticas básicas puede contribuir a evitar sorpresas desagradables y a permitir que todos se centren en cumplir sus responsabilidades.

Incluye estas prácticas en tu plan de seguridad para proteger a tus empleados y los intereses de tu empresa durante los viajes de trabajo.

Desde el momento en el que compres los billetes de avión, empieza a planificar el resto de los aspectos del viaje. Dedícale cinco minutos a planificar la forma de llegar al aeropuerto y cómo ir desde el aeropuerto de destino al hotel y viceversa.

Y, lo que es más importante, averigua de qué opciones de transporte dispondrás cuando llegues a tu destino. Esto es especialmente importante si vas a viajar a una ciudad o un país que no conoces. ¿Hay autobuses que vayan del aeropuerto al hotel? ¿Hay una parada de taxis en el aeropuerto? Si hay disponible una app de viajes como Uber, puedes solicitar un viaje cuando hayas recogido tu equipaje.

En cada aeropuerto hay disponibles diferentes opciones de transporte como autobuses, taxis y trenes. En algunas ciudades, es posible que encuentres opciones de transporte aparentemente prácticas con un precio muy tentador merodeando en las proximidades del aeropuerto, como taxis sin licencia, furgonetas compartidas y limusinas fuera de servicio. Aunque te parezca una gran idea llegar al hotel en limusina, no caigas en la tentación de usar estos dudosos servicios.

No hay garantía de que será seguro, de cuánto te costará ni de si podrás solicitar el reembolso de ese gasto a la vuelta. Y, aunque el viaje en transporte público sea probablemente una opción segura, el último kilómetro hasta el hotel puede terminar siendo una tortura. Usar una app de solicitud de viajes con una gran reputación y presencia internacional es la mejor opción para llegar a tiempo y de forma segura.

Si vas a volar a Londres para asistir a una conferencia y ya has estado allí millones de veces, puedes montarte en el avión y despreocuparte. Pero si es la primera vez que viajas a una ciudad o un país, investigar un poco sobre el lugar puede evitarte muchos problemas.

Busca restaurantes que estén cerca del hotel, estudia las costumbres locales e infórmate sobre las diferencias en las prácticas comerciales locales. Especialmente si vas a otro país, las prácticas de prevención de riesgos te obligan a evaluar los peligros potenciales del viaje y a asegurarte de que los empleados estén al tanto de problemas como posibles ataques terroristas y revueltas sociales. La situación puede cambiar rápidamente, así que si tienes alguna duda sobre la seguridad o estabilidad en el lugar de destino, vuelve a informarte antes de salir.

Si tu teléfono ha estado fallando, tiene la pantalla rota o agota muy rápido la batería, cámbialo antes de viajar. Tu teléfono puede dejarte en la estacada o hacer que llegues tarde a una reunión si decide dejar de funcionar nada más aterrizar. Y si tu empresa usa inicios de sesión mediante autenticación multifactor o códigos de seguridad mediante SMS, puede ser desastroso si tu teléfono deja de funcionar.

Si tu dispositivo funciona bien, toma precauciones adicionales para asegurarte de que no te falle. Protégelo de lo baches en la carretera con una funda adecuada y un protector de pantalla. Aunque es aconsejable tener adaptadores de corriente internacionales, puedes llevar una batería externa de calidad (totalmente cargada) con un cable extra para asegurarte de que no te quedes sin batería en ningún sitio.

Especialmente si no viajas con nadie más o si es la primera vez que visitas un país, es recomendable que uses apps que permitan a tus compañeros de trabajo y familiares consultar tu ubicación. Si ocurre algún incidente (o si simplemente te pierdes), podrán encontrarte con facilidad. Las apps que permiten compartir la ubicación, como la de Uber, también hacen que te resulte más fácil coordinarte con tus compañeros de viaje.

Cuando solicitas un viaje con la app de Uber, puedes compartir fácilmente tu ubicación con tus compañeros de trabajo para que sepan hacia dónde te diriges y cuándo vas a llegar. Esto resulta especialmente práctico si no conoces bien el lugar. Además, las funciones mejoradas disponibles también en Uber para empresas gracias a su integración con International SOS permiten a los gestores de viajes de tu organización acceder a información importante sobre ubicación y seguridad para poder tomar medidas en situaciones graves.

Mientras estés de viaje, debes hacer todo lo posible por proteger tu información personal, la propiedad intelectual de tu empresa y los datos privados de los clientes. Cuando viajas, se disparan las probabilidades de perder tu dispositivo o sufrir un hackeo. Sigue estos pasos para proteger tus datos durante un viaje:

Tus dispositivos (teléfonos, portátiles, tabletas, etc.) deben estar bloqueados adecuadamente con un PIN, una contraseña o un bloqueo biométrico en todo momento. Cuando no estés trabajando, no olvides cerrar la sesión.

Según una encuesta de Infosecurity Magazine, el 87 % de los empleados consultados había perdido una memoria USB y no se lo había notificado a su empresa. Es mucho más seguro almacenar la información en la nube (preferiblemente la de la empresa), ya que ahí no se puede perder.

Las redes wifi públicas no protegen tu actividad web y tus datos como hace la de tu oficina. Es como trabajar en un proyecto de máximo secreto en una habitación con paredes de cristal. Usa tu teléfono como punto de acceso wifi o lleva un punto de acceso portátil de tu empresa.

Si vas al extranjero, asegúrate de que te has puesto todas las vacunas necesarias y de que tu estado de salud te permite viajar. Comprueba si tu seguro de salud ofrece cobertura en el lugar de destino, asegúrate de que todos los empleados disponen del seguro de viaje adecuado y confirma que todo el mundo sabe cómo acceder a los servicios de emergencias sanitarias en el sitio al que van. Todos los empleados deben llevar una tarjeta con la información de contacto de la empresa y números de teléfono de servicios de emergencias para poder pedir ayuda rápidamente si fuera necesario.

Si pierdes tus documentos de identificación, es posible que tengas problemas para volver a casa. Lleva siempre encima tu pasaporte y tu documento de identidad, y guarda copias en tu equipaje. También puedes escanearlos y cargarlos en la nube como medida de último recurso.

Aunque no puedes evitar que ocurran incidentes de seguridad o salud cuando viajas, te resultará útil disponer de un plan de seguridad para viajes de empresa. Si incorporas estas prácticas de seguridad a tu política de viajes, ayudarás a tus empleados a evitar problemas y a proteger mejor los intereses de la empresa.

Uber para empresas ayuda a simplificar los planes de viajes y ofrece una forma fiable de llegar a todas las reuniones en más de 60 países. Entre otras muchas cosas, proporciona una forma fácil de solicitar el reembolso de tus gastos y te ofrece mayor visibilidad durante cada viaje. Regístrate hoy.