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So behandelst du Verlängerungen von Geschäftsreisen in deinen Reise-Richtlinien

20. Dezember 2018 / Europa

Bitten dich deine Reisenden um eine Verlängerung ihrer Geschäftsreisen, damit sie sich etwas erholen können? Und berücksichtigen deine Reise-Richtlinien diese neuartigen Anfragen von Reisenden?

Verlängerungen von Geschäftsreisen werden in der Arbeitswelt immer alltäglicher: Über 2,2 Millionen solcher Reisen (1) wurden von 2016 bis 2017 unternommen. Diese als Bleisure bezeichnete Reiseform – eine Wortschöpfung aus „business“ (Geschäft) und „leisure“ (Freizeit) – dürfte für Reisende sogar die bevorzugte Art sein, ein paar Tage frei zu machen, denn immer weniger Mitarbeiter nutzen ihren Urlaubsanspruch voll aus.(2) Dieser Trend gibt Reisenden die Möglichkeit, vor ihrer Rückkehr ins Büro etwas Freizeit einzuschieben, ohne dabei dringende geschäftliche Termine zu vernachlässigen. In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, warum es für Reisemanager so wichtig ist, die Bleisure-Richtlinien verbindlich festzulegen, um weiterhin ordnungsgemäß für reibungslose und leicht zu befolgende Reiseabläufe zu sorgen. Wenn du dich nicht mit dem Thema Bleisure beschäftigst, kann dies zu einer Abweichung von deinen Richtlinien führen, was sich dann auf Erstattungen, Buchungen und anderes auswirkt.

Bekräftige deine Zuständigkeit gegenüber Reisenden, die Bleisure-Zeit beantragen

Verlängerungen von Geschäftsreisen eröffnen Reisenden eine ganze Welt von Möglichkeiten, sie können aber auch zu Haftungsproblemen für die Unternehmen und zu Verwirrung bei den Mitarbeitern führen. Wenn du die Rolle von Bleisure in deinen Reise-Richtlinien abwägst, ist es wichtig, dass du deine Rolle als zuständiger Ansprechpartner für Reisende bekräftigst, die von einer derartigen Auszeit profitieren wollen. Bei der Beurteilung deiner Reise-Richtlinien im Hinblick auf Bleisure solltest du diese drei kritischen Punkte beachten:

  1. Kläre den Unterschied zwischen einer geschäftlichen und einer privaten Reise. Ohne eine formale Bleisure-Richtlinie könnten Reisende vergessen, beim Einreichen ihrer Reisekostenabrechnung persönliche Auslagen wie einen verlängerten Hotelaufenthalt getrennt aufzuführen, bzw. könnten sie sogar versuchen, sie mit hinein zu rechnen. Eindeutige Richtlinien helfen den Reisenden, zwischen diesen beiden Reisearten genau zu unterscheiden.
  2. Lege fest, wann Reisemanager noch ein Mitspracherecht haben. Auch wenn deine Reisenden während der Bleisure-Zeit eigentlich nicht im Dienst sind, ist der Zweck der Reise immer noch geschäftlicher Art. Sollte ein Reisender während seiner Bleisure-Zeit weiterhin den Reisemanager kontaktieren? Wenn ja, wann? Einige Reisemanager möchten zum Beispiel sofort über Änderungen der Reiseroute informiert werden. Wenn man diese Parameter festlegt, trägt das zur Festigung der Rolle des Reisemanagers als zuständiger Ansprechpartner bei, ohne die Reisenden während ihrer Auszeit zu überfordern.
  3. Gewährleiste die Einhaltung. Der wichtigste Punkt ist, dass sich ein zufriedener Reisender an die Regeln hält! Wenn du Bleisure in deine Richtlinien integrierst, zeigst du, dass du deinen Reisenden zugehört sowie auf ihre Wünsche reagiert hast und du dich um ihre Bedürfnisse kümmerst.

3 Fragen, die dabei helfen, eine klare Linie zu ziehen

Verlängerungen von Geschäftsreisen sollten für dich und deine Reisenden so reibungslos wie möglich ablaufen. Wenn Reisende durch klare Richtlinien und Anweisungen vorbereitet sind, lassen sich nach ihrer Rückkehr einige schwierige Gespräche und Enttäuschungen vermeiden. Berücksichtige folgende drei Fragen, während du Bleisure in deine Reise-Richtlinien integrierst:

  • Ist Bleisure immer erlaubt? Dein Unternehmen könnte sich entscheiden, Verlängerungen von Geschäftsreisen auf Wochenenden oder gesetzliche Feiertage zu beschränken. Lege fest, wann Verlängerungen von Geschäftsreisen erlaubt sind, auch wenn die Antwort “immer” lautet.
  • Ist vorab eine Genehmigung erforderlich? Lege fest, wer benachrichtigt werden soll und in welcher Form dies erfolgt. Dies könnte ganz einfach in Form einer E-Mail oder eines Hinweises in einem Spesenmanagement-System wie Concur geschehen.
  • Wie sollten Reisende ihre Spesen sortieren? Überlege, ob du Tools wie die Uber for Business App einführst, die es Reisenden erleichtern, geschäftliche und private Ausgaben zu trennen.

Das Letzte, was du als Reisemanager brauchen kannst, ist, dass ein privater Hotelaufenthalt oder eine private Fahrt aus Versehen dem Unternehmen in Rechnung gestellt wird. Wir schlagen vor, dass du einen Schritt voraus gehst und deine Reise-Richtlinien über Online- und Offline-Dokumente leicht zugänglich machst, FAQ zur Verfügung stellst und sogar Bürozeiten festlegst, zu denen du Fragen beantwortest.

Die Reiseverfahren deines Unternehmens definieren sich neu, wenn Geschäft und Freizeit zusammentreffen. Dieses neue Bleisure-Phänomen wird Bestand haben, und selbst die Reisemanager, die damit noch nicht vertraut sind, müssen sich sachgemäß mit dem Thema befassen. Der Uber for Business Leitfaden zum Thema Reise-Richtlinien eignet sich hervorragend, um diese neue Reisegegebenheiten zu verstehen.

Wenn du dich in deinen Richtlinien nicht sachgemäß mit Bleisure befasst, könnte dies zur Verwirrung bei den Reisenden und damit beispielsweise zu nicht genehmigten Reisen und unvollständigen Spesenabrechnungen führen, oder auf deinem Schreibtisch landen Erstattungsanträge, die nicht geschäftlicher Natur sind. Komme dem zuvor, indem du den Reisenden gegenüber deine Zuständigkeit bekräftigst und klare Leitfäden erstellst, wie Anträge auf Verlängerungen von Geschäftsreisen gehandhabt werden sollen. Das Ergebnis? Alles läuft glatt, wenn deine Reisenden ihre wohlverdiente Erholung genießen.

Anmerkungen:
(1) October 24, 2018. Do You Bleisure? The Word We Love to Hate is Gaining Popularity Across the Globe. Concur.
(2) May 24, 2017. Glassdoor Survey Finds Americans Forfeit Half Of Their Earned Vacation/Paid Time Off. Glassdoor.